浅谈VLOOKUP函数在教务管理中的应用

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我们知道，Excel函数的功能非常强大，其中的vlookup函数，因能很好地解决不同数据库之间的接口问题，提高信息管理的效率而越来越受到人们的重视。下面结合我校教务管理的实际，谈谈Excel函数中两个应用的具体做法。

我校的教务管理非常繁琐，主要有教师的排课及计算课酬、学生的成绩管理、教材的管理及日常教学活动的管理，而VLOOKUP函数在处理这些问题时都有不俗的表现。

在计算课酬方面的应用

我们学校规定，不同的职称每节课的课酬不同，因此可先建立一张工作表“课酬标准”，把不同职称的单节课课酬用一张数据表列出来（如图1）。把每个教师的总课时在另一张工作表“课时统计”中统计出来（如图2）。在工作表“课酬统计”中，按“姓名”、“职称”、“总课时：节”、“总课酬：元”的顺序建立表头数据。然后在C2单元格中输入公式：“=VLOOKUP（A2，课时统计！$A$2：$B$7，2，0）”；在D2单元格中输入公式：“=VLOOKUP（B2，课酬标准！$A$1：$B$6，2，0）*C2”即可（如图3）。

VLOOKUP函数的功能是：在表格或数值数组的首列查找指定的数值，并由此返回表格或数组当前行中指定列处的数值。它的语法为：VLOOKUP （lookup_value，table_array，col_index_num，range_lookup）。其中的参数Lookup_value为需要在数组第一列中查找的数值。Table_array为需要在其中查找数据的数据表。Col_index_num为 table_array中待返回的匹配值的列序号。Range_lookup为一逻辑值，指明函数VLOOKUP返回时是精确匹配还是近似匹配。如果为TRUE或省略，则返回近似匹配值，也就是说，如果找不到精确匹配值，则返回小于lookup_value的最大数值；如果range_value为FALSE，函数VLOOKUP将返回精确匹配值。如果找不到，则返回错误值#N/A。

在C2单元格中输入公式：“=VLOOKUP（A2，课时统计！$A$2：$B$7，2，0）”，它的功能是在工作表“课时统计”中的A2∶B7区域中查找单元格A2的值，如果找到，则返回该数组当前行的第2列的数值（总课时）；在D2单元格中输入公式：“=VLOOKUP（B2，课酬标准！$A$1：$B$6，2，0）*C2”，它的功能是在工作表“课酬标准”中的A1∶B6区域查找B2单元格的值，如果找到，则返回该数组当前行的第2列的数值（单节课酬），并把它和总课时相乘就可以轻松得出总课酬数了。

在学生成绩管理方面的应用

教务管理人员一般会用Excel来保存学生成绩等方面的信息，有时需要给这些表格建立很多个副表，有时在一个表格中要使用另一个表格中的某些数据，怎样可以使这些复制的表格中的数据或引用的数据能够随原表的修改而修改呢？使用VLOOKUP函数就可以达到目的。例如，在每个学期末，我校都要把成绩单寄往学生家里，这就需要制作每个学生的成绩单，如果这个任务是由班主任完成，可用Word的“邮件合并”功能来做，而在我校，这个任务是由教务科来完成，因为每个班的科目不同，如果还用Word的“邮件合并”功能来做，每个班需要制作不同的主文档，这样会浪费很多时间，这时，可以让VLOOKUP函数登场了。

首先，把任意一个班的成绩单复制到一个新工作簿的sheet1工作表。 然后，把其中的表头数据复制到sheet2工作表。接下来，在sheet2工作表的A3单元格中输入数值1，在B3单元格中输入公式：“=VLOOKUP（A3，Sheet1！$A$3：$Y$100，2，FALSE）”；注意：这里的引用区域采用“$A$3：$Y$100”，是充分估计一个班的人数和考试科目，使公式具有通用性。然后在C3∶N3单元格中类似地输入相应公式，只需把前面公式中函数的第3个参数相应改为3～14即可，如在C3单元格中输入公式：“=VLOOKUP（A3，Sheet1！$A$3：$Y$100，3，FALSE）”；在N3单元格中输入公式：“=VLOOKUP（A3，Sheet1！$A$3：$Y$100，14，FALSE）”；可得到该班第1个学生的成绩单（如图4）。

因为该班只有11门课，所以只需在B3∶N3输入公式，如果课程数量更多，则需要继续在第3行右边的列中输入公式。充分估计班级的课程数目（如15门），可以在O3∶R3单元格中根据前面所述的规律继续输入公式。

接下来把该成绩单格式化，如加上表格边框等，然后选取单元格区域A2∶N4，并向下填充到充分区域。如果要制作100人的班级的成绩单，则要填充到第300行，本例中第一个班只有40人，只需要填充到第120行，而从第41个学生开始的成绩单中会填充“#N/A”这样的值（如图5）。最后，选择该班的有效数据区域进行打印即可。

当要打印其他班级的成绩单时，把新班级的数据复制到sheet1工作表，注意表头数据必须在1、2行。然后把sheet2工作表中原来的表头数据清除，再把新班级的表头数据复制到sheet2工作表的第1、2行，这时，新班级的第一个学生的成绩单已经有了（如图6）。

选择单元格区域A2∶L4，向下填充，如该班只有36人，则填充到第108行即可，然后选择该班的有效数据区域进行打印。

制作新班级的成绩单时，切忌把原来班级第一个成绩单中第3行多余的数据删除（如图6的M3和M4单元格中的“0”），因为删除了其中的公式，如果其他班级课程数目多时就不能有效地引用数据。

通过以上两个例子可见，VLOOKUP函数的使用，能显著提高教务管理人员的工作效率和准确程度。