论信息系统在高校教务管理中的应用与提升

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概要：教务管理是高校教学管理的重要一环，对整个教学工作的有效开展起着举足轻重的作用。信息技术已深入应用于教务管理的方方面面，收到了降本增效的实效。本文以某高校信息系统在教务管理中的实际应用着手，分析信息化带来的效能提升；更重要的是，结合当前教务管理资源集中、体系监控的服务理念，针对现有系统支撑不足的问题，提出了基于一站式服务的教务管理系统建设思路，进而指明了今后信息化支撑教务管理的方向。

关键字：教务管理；降本增效；资源集中；体系监控

中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2014）48-0016-03

一、引言

“科学技术是第一生产力，人才是核心竞争力。”高等院校，作为培养高素质人才的摇篮，为国家输送了大批的可用之才。当前，高等教育已完成精英教育向大众教育的转型，随着高校办学规模的不断扩大，办学层次不断的多样化，教学管理工作变得更加复杂，责任更加重大。其中，作为教学管理中的重要一环，教务管理对整个教学工作的有效开展起着重要作用[1]。结合当前信息化的时代背景，借助系统化手段，建立高质、高效、健全的教务管理体系，完善教务管理职责，创新教务管理方法，势必推动高校教学工作长久性的良性运转。信息系统在高校中的深入应用，突破了传统教育文化理念和教育活动的时空界限，也使得高校的管理手段和决策效率发生了很大的改变。具体到教务管理来说，“规范化、系统化、联动化”是当前教务管理系统支撑的服务主旨，通过一系列完善的流程规范，辅助以系统化支撑手段，来实现部门内、跨部门的多级联动，带来了整个管理质量的提升和管理效率的提高。

二、信息化支撑教务管理的必要性

教务管理是一项工作项繁杂、海量信息处理的工作[3]，管理对象涉及教师、学生、教学资源等，其子工作项琐碎、无序，面对高校不断扩招的现状和追求高质量教学的要求，传统的教务管理手段已不适应新的高校管理模式，信息化支撑教务管理势在必行。首先，信息化支撑教务管理有助于实现“降本增效”；教务管理事项繁杂无序，工作延续性差，而且岗位间协同能力较弱，人力成本较高，处理效率低下。同时，结合当前高校不断扩招的现状，无论学生数量，还是教学资源，都有了数量上的较大提升，面对大数量资源的管理与调度，如若按传统的教学管理模式，则需耗费大量的人力成本与资金投入。因此，构建一套完善的信息化教务管理体系，能高效支撑正常教学行为的有序进行[2]。其次，信息化支撑教务管理，有助于资源的集中化、可视化管控。大众化高等教育不仅极大地丰富了教学资源，包括教师队伍的扩充、配套教育设施的完善等，也使得学生数量倍数级增长。如何整合现有的教学资源，及可视化监控资源之间的调度与调配，是当前需要解决的难题。实现教务管理的系统化，不仅能实现系统内资源视图的集中管理，也使资源的流向调度清晰可见。再次，信息化支撑教务管理，有利于高校教学资源能力输出的提升。时代在进步，高校也要进行创新来顺应时代的发展。改变传统的教学管理模式，突出特色管理手段，实现教学能力的输出。能力的输出不仅局限于先进理念与模式的输出，同时也包括人才的输出与课程的输出等。信息化支撑现有的教学管理行为，使得资源得以合理流动。

三、信息化支撑落地带来实际效能提升

当前，我国高校应用比较广泛的教务管理系统主要有三个，分别是清华大学开发的“UEAS高校教务管理系统”、湖南青果软件有限公司开发的“KINGOSOFT高校教务网络管理系统”和杭州正方电子工程有限公司开发的“正方现代教务管理系统”。三大系统功能相似，但侧重点有所不同。以南京某高校应用的“正方现代教务管理系统”为例，该系统被设计成面向学院各部门以及各层次用户的多模块综合信息管理系统，包括教务公共信息维护、学生管理师资管理、教学计划管理、智能排课、实验室管理以及学生综合信息查询、教师网上成绩录入等模块[3]，功能上基本满足整个教务管理流程的需要。该系统的实际应用，给整个教学工作正常运行带来了支撑效率的提升。其中，对教师来说，支撑化提升主要体现在教学与管理两个方面，其中，在管理方面，系统化支撑实现全面掌握学生动态数据的直观展现，包括学分修报、课程选听、成绩分析等，对于教师对学生的管理及制定下一步教学规划提供了数据支撑；教学方面，利用系统来实现教学课程的设计、修订、归档与下载，便于知识的沉淀与分享，也利于学生提高对教师教学质量的监督与在线主动学习的意识，整体上推动教学质量的优化进程。对学生来说，他们作为实施教学行为的对象及被管理对象，系统给他们提供了一个学习及自我管理的平台。首先，通过系统，学生在线学习相关教学规则，掌握教学必需的信息；再次，系统功能对学生信息的全面涵盖，使得学生对自己的学业有清晰的认识，进一步通过系统自带的学分告警提醒、日历课程提醒、待办事项处理等，提高学生的自我管理意识。对教务管理来说，系统化支撑更是起到了“降本增效”的作用。一方面，将尽可能多的繁杂管理工作系统化，依托统一平台，改变过去“单方管理”的被动局面，打造“共同支撑，主动协同”的管理模式，极大地降低了管理工作消耗的人力、财力；另一方面，系统的系统化支撑，将原来独立的教师管理、学生管理、资源管理等管理子项规范化、联动化，形成功能衔接、接口耦合的集成化管理模式，结合一系列规范制度的指引，构建一套功能完善、性能优越的管理模式，极大地提高了管理质量和效率。

四、基于一站式服务的教务管理系统建设

随着高校不断扩招，师生数量不断增大，多校区、多部门、多学科之间的工作协同越来越重要，这就对教务管理提出了更高的要求。因此，当前系统在支撑实际教务管理工作中，也暴露出一些不足，主要包括：①教务工作涉及面扩大与当前系统支撑可扩展性不足之间的冲突。尤其是多校区办学普及化以来，教学活动往往将在多校区之间协调进行，教学管理内容的增加及管理幅度的延伸，势必对系统功能模块的可扩展性提出更高要求。②流程制度的制定与系统功能展现滞后的冲突。学校为顺应新的教学改革，就要创新管理模式，变更管理流程。但制定的新流程在系统上不能快速实现配置，导致系统功能与现有管理规范脱节，影响正常工作的进行。③系统功能耦合度差与提升用户体验的冲突。系统作为支撑工作高效开展的工具，其用户体验直接关系系统的有效性。从用户角度出发，在实现用户身份鉴权的基础上，将所需一揽子功能集成耦合，是当前系统提升的方向。为提高系统化支撑在教务管理中的应用效能，本文提出了“基于一站式服务的教务管理系统”建设的思路，即在充分实现现有功能复用的基础上，最大限度地提高用户体验，进而提升整体教务管理水平，提高教学质量。

1.“基于一站式服务的教务管理系统”的功能架构。“基于一站式服务的教务管理系统建设”的整体思路，概括为整合现有功能模块，以用户体验为出发点，通过用户身份鉴权，根据不同用户提供一站式支撑服务，即将涉及功能模块高度关联集成，实现底层数据共享，实现主动学习与系统被动推荐提醒相结合的数据推送模式，在实现功能复用的基础上，对教务系统进行全面优化提升。系统框架图如下所示。

其中，学分管理模块，除正常的学分基础信息维护、学分数据统计等通用功能外，还增加学分预警机制，并以待办项的形式通知到相关责任人与管理人员；教师管理模块，除共享人事基础信息外，还打通与科研管理、学生管理等模块接口，对教师教学强项进行展现，对教师教学质量进行监督评估；课程管理模块，与教师管理、基础设施管理、学生管理联动，多视图展现数据关联，依照不同主标识进行联接数据的展现，并将相关课程提醒信息推送至相关用户；等等。

2.“基于一站式服务的教务管理系统”的应用分析。为适应当前高等教育管理模式发展的需要，针对现有教务管理系统的不足，本文提出的“基于一站式服务的教务管理系统”的服务对象，主要集中于教师、学生和教务管理人员中，这里称为教师视图、学生视图和管理视图。①教师视图：教师可在系统上操作通用功能，如课程设计与分享、教学计划管理、课程及学分管理。另外，系统还打通了系统原独立模块间的接口，实现了底层数据资源共享，即教室资源分配、科研管理、所选课程学生基础信息管理等数据进行关联展现，即教师可在查看科研资源分配的基础上，实现教学计划的制定与上传，进而进行课程设计与分享，然后根据教室资源分配情况进行选课学生信息管理、学分管理等一系列操作。②学生视图：主要涵盖学分查询与管理、选课与查询、知识的下载与共享、规章制度在线学习、教师信息查看与教学质量监督评估等一系列操作，从而提高了学生主动学习的积极性和监督教学质量的参与度。③管理视图：作为教务管理系统中最重要的功能模块，管理视图是实现教务管理工作的质效提升的关键。整个视图包括业务功能应用、流程配置工具、统计报表展现三大主要子模块，其中业务功能应用包括了教学资源管理（跨校区跨部门联调）、学生管理（基础信息维护、学分管理、学籍管理等）、教学计划管理、课程管理（包括课程、课程编排等）等；流程配置工具，即根据新制定的流程规范，对现有流程进行配置更新；统计报表展现，则是以页面直观图标展现与报表导出两大功能，可进行多维度的选择、筛选与搜索等。管理视图页面采用模块化UIUE设计，努力实现功能的高度集成，流程的高可配及数据的精细化展现。

五、总结与展望

高校教务管理是高校实施高等教育教学行为的重要环节，对提升整体教学质量也起到重要推动作用。面对教务工作繁杂、人财成本消耗大的窘境，系统化支撑教务管理工作确实带来了“降本增效”的效果，使得高校教务管理工作质效双提升。

同时，教务管理系统在实际应用中也存在一些问题，如用户体验差，无法适应快速变革的教务管理模式等。本文提出的“基于一站式服务的教务管理系统”建设思路，从用户体验出发，基于现有功能复用与扩展提升，努力打造以教师视图、学生视图、管理视图为主的服务提升体系，解决跨校区、跨部门、跨学科教务管理联动、学分预警提醒等诸多实际问题，实现教务管理工作的规范化、系统化、联动化。

参考文献：

[1]闫春梅，田军.对高校教务管理系统的几点思考[J].内蒙古农业大学学报（社会科学版），2009，（04）.

[2]孟祥刚，刘宏斌，冯铎.北京林业大学教务网络管理系统的现状及思考[J].北京林业大学学报（社会科学版），2005，（S1）.

[3]崔金宝.现代高等教育教务管理系统的研究开发及应用[D].吉林大学，2005.

作者简介：韩鲁峰（1986-），女，硕士，南京财经大学教务处教务管理科。