提高档案管理科学化水平的路径探索

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摘 要：我国正处于教育大国向教育强国的转型期，传统的档案管理模式多有漏洞，如何在信息化时代提高档案管理科学化水平是高校普遍关注的课题。本文首先分析了目前档案管理中存在的问题，然后论述了提高高校档案管理科学化水平的途径。结果表明，目前档案管理中还存在管理手段、机制落后单一，管理人员综合素质有待提高等问题，通过提高重视程度、建立科学的管理机制、提高管理人员综合素质和服务水平等可以有效提高档案管理科学化水平。

关键词：档案管理；科学化；途径

档案管理工作对于学校正常教学工作的开展具有重要的意义，在学校的健康飞速发展中承担后勤保障的作用。它主要负责学校教学科研活动、交流和管理的记录，是体现一个学校教学和办学水平的标志。随着信息时代的到来，如何提高档案管理科学化水平，成为众多高校普遍关注的课题[。

1 档案管理中存在的问题

高校档案管理的程序比较复杂，由于管理结构和管理层次的滞后，传统档案管理模式仍是目前主要的管理方法，严重制约了科学化档案管理的发展水平。

1.1 管理方式较为落后

当今高校的档案管理，主要还是传统的手段和模式。无论是材质分析、档案管理环境和档案保管方法上都没有创新。他们大多认为档案管理是一件机密的事情，所以把档案束之高阁，放在极为隐蔽的地方，这就造成了档案借阅的不方便，查阅困难。还有就是档案管理人员没有认识到自己的职责，没有认识到自己是服务者，档案管理模式还存在很大的不足，无法充分自主地发挥档案的服务功能，造成资源的极大浪费。

1.2 服务模式较为单一

传统的馆藏结构导致了服务模式较为单一，没有跟随时代的脚步发簪。档案管理的工作并非只有传统的文书整理、收纳，还应该加强信息化的管理[3]。还有就是很多档案管理都是封闭性的，这就导致了只有学校需要的时候才会打开馆藏，无法充分发挥档案管理的服务职能，就连平素师生的需求都无法满足，大大流失了档案管理的服务职能。

1.3 管理手段较为落后

管理手段大多数还是传统的手工整理，对于信息化的应用还不健全，管理机制较为落后，无法利用计算机进行馆藏资料的有效整理。虽然很多高校将计算机档案管理列入日程，但是目前来看执行的效果一般，大多流于形式。

1.4 管理人员素质有待提高

目前档案管理在学校的教学工作中还得不到足够的重视，虽然高校已经开始为档案管理配备一定的人力物力资源，但是由于传统服务模式的影响，很多档案管理人员无法认识到自己服务者的角色，大多都是被动提供服务。很多管理人员的专业素养也不够，大多都为年龄偏大的职工，对于计算机技术的熟练程度还是很低的。对档案资源也不甚了解，无法主动提供服务，再加上很多高校都没有把档案管理人员的培训工作列入学校工作，所以就导致了档案管理人员的素质普遍不高，难以适应信息时代的档案管理工作。

2 提高高校档案管理科学化水平的途径

信息时代对于档案管理工作提出了新要求，传统的管理手段已经不能适应当下的档案管理工作。计算机技术的引进对于档案管理科学化水平是一个机遇也是一个挑战，如何优化当前档案管理模式，提高科学化水平，是关乎高校能否健康发展的关键因素。

2.1 树立正确的观念，提高重视程度

正确的观念是档案管理科学化进程的第一步，只有学校领导方面给予足够的重视，将档案管理工作纳入学校正常的教学秩序中，充分认识到档案管理的重要性和对学校的影响，将其作为一项不可或缺的工作纳入学校长期的发展计划中，以《档案法》为依据，让师生养成在日常教学活动和科研中进行档案管理的意识，全面提高对档案管理的重视程度，为科学化管理模式打下坚实的基础。

在此基础上可以建立专门的档案管理小组，一般由校长等学校的领导来直接负责，各部门的负责人也要参与其中，通过专门的管理小组来实现档案管理中各项事务的有序进行，比如经费、管理手段和管理设备采购等问题的决策。构建一个全新的档案管理环境，摒弃传统档案管理模式，真正实现与时俱进，科学化管理档案。

2.2 建立科学的档案管理工作机制

一个科学的档案管理工作机制是能否顺利完成档案管理的关键因素，完善的工作机制可以保证档案管理科学规范，有序开展，同时也需要全体师生和学校方面的共同努力。首先要建立基本的档案管理制度，通过考核来完善，并付诸实践；其次是要将档案管理工作纳入到每一个部门的考核中，对于具体的部门是否完成了工作进行严格考察，并关联到每一个人的年终考评和晋升考评，提高人们科学化管理档案的意识，实现档案管理的全方位和高质量开展；最后是要对高校中具体部门的档案管理提出一个具体的明细要求，建立责任制，实现档案管理的有据可考，立卷严格，立案保护，不断完善科学的档案管理机制。

2.3 提高档案管理工作人员的综合素质

一只好的人才队伍是做好档案管理的核心。随着档案管理工作越来越受到重视，学校方面也提供了大量的资源支持。在信息化时代，要不断完善人员配置和素质提高，进行定期的培训工作，尤其是计算机技术的应用。加强档案管理人员的综合素养和专业知识，同时也要提高管理人员的服务意识，认识到档案管理师一项服务工作，要主动提供服务，而不能一味的做被动服务索求者。可以通过建立一系列的现代管理方法，比如配备索引工具、建立数据库、加强个人档案管理等来提高服务态度和服务质量。

3 结论

档案管理在高校正常教学秩序的运转中具有重要的意义，也是学校健康发展的基础。信息化时代的到来，对于提高档案管理的科学化水平提出了新的要求。相关单位和部门应该认识到目前档案管理中存在的问题，加强重视程度，建立科学管理机制，提高管理人员的综合素养和专业水平以及服务意识来加强档案管理的科学化和现代化，与时俱进，促进高校健康发展。

参考文献

[1] 冯久龙.提高档案管理科学化水平的有效措施分析[J].科技创新导报，2012，（4）：197-197.

[2] 郭淑霞.提高档案管理科学化水平的有效途径[J].现代经济信息，2012，（1）：20

[3] 李娟.更新档案管理理念 实现档案管理科学化[J].黑龙江科技信息，2012，（12）：107-107.

[4] 刘颜秋.更新档案管理理念，实现档案管理科学化[J].企业文化（中旬刊），2012，（1）：139.

[5] 王燕.基于信息化基础的档案管理科学化分析[J].办公室业务，2012，（13）：94.