地质资料管理论文
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一、管理现状及存在问题
对地质资料的借阅应该有严格、规范的借阅管理制度，但是，本单位却存在着盲目管理现象：全单位所有借用资料者，仅有一个小册登记本作为依据，没有任何备份，而且已经沿用了二~三十年，有些已严重破旧，没有更换、没有创新。这些登记本一旦丢失，借出去的资料就无法追回，也无据可查；没有建立电子文档，管理不科学，资料只有进帐数量，到底有多少图件在借用者手中不清楚，管理工作比较盲目或混乱。例如：有的职工借图件一直未归还，归还时在借阅登记本上却找不到该职工的借阅记录；对借阅出去的资料没有及时进行清理、核查，致使部分职工在退休或者工作调离时不能按时归还资料，因此有可能造成资料的丢失。
2.管理环境欠佳，硬件设施不完备。
地质资料库房位于一楼，并且地处人员来往过道上，人员（包括外籍人员）出入频繁，随时都有条件和机会接近成果资料存放的库房。另外，一楼位置低阴暗，由于南方气候多雨潮湿,虽然配有除湿机、空调机，但是库房室内霉味依然很重，图纸有不干燥、潮湿等现象。特别是到雨水多发的春季，严重潮湿情况下，地质资料就更加容易潮湿、发霉。
二、解决办法
1.加大宣传力度，使保密观念深入人心。
地质资料的保密工作是一项长期的艰巨的任务，任何时候均不容忽视。然而，在平时的工作中，部份人员、甚至极少数领导干部保密意识有所淡化，保密麻痹思想滋长，认为保密工作与我无关，因此，要加大保密宣传教育力度，经常组织单位人员学习有关保密法律法规，利用各种时机敲“警钟”，使全体职工意识到保守国家秘密不仅是每个公民的神圣职责，更是关系到国家安全和民族兴衰的大事。同时，要经常利用失泄密的典型案例，进行保密警示教育，不断提高全体人员的忧患意识，绷紧有密必保这根“弦。
2.加强地质资料库房基础建设。
地质资料的库房管理是档案保密的重点。档案库房应指定专人负责管理，制定严格的库房管理制度，无关人员一律禁止入内。实践证明，档案库房的科学管理，是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。针对以上提出的库房管理环境欠佳，硬件设施不完备的问题，建议：（1）建议在有条件情况下，将成果资料设在高层楼房，不在一楼阴暗、潮湿的地方设立资料库房。尽量避开南方每年春季长时间的霉雨天气所带来的潮水、潮气对成果资料的腐蚀。并且配备防盗门、报警器、铁栏窗、电子监控设备等防盗措施，并随时做好各项设施设备的检修、维护工作。（2）地质资料实行单独保管，专门配备保险柜、密集档案架，从硬件设施上确保地质资料的安全管理，同时，坚持不懈做好日常工作，不定期组织安全保密检查和抽查，及时发现和消除档案库房的安全隐患，保密委员会要常过问、常督促本单位的保密事务，及时通报保密情况，以确保地质资料的安全。
3.强化各项管理制度，保证地质资料安全使用。
(1)制定细致完善的地质资料借阅管理制度,确保既便于档案人员安全管理，又方便技术人员借阅利用。首先在个人借用资料的登记方式方法上有所创新，建立科学化管理，确保每份资料都有明确的借出和归还记录，避免张冠李戴，并且定时检查资料的借阅情况，对于超过借阅期限的，督促及时归还，需要办理续借的，及时办理续借手续；对在本单位学习的实习生、研究生、博士生等，需要借用成果资料时，首先由项目或课题组负责人、导师提出申请，报科技处及资料管理部门的分管领导审批；国际合作项目，来访的专家、学者，项目或课题组不准把未经过处理的成果资料直接与对方交流使用，外国专家、学者需要借阅地质资料时，必须由负责接待的项目或课题组来办理借用手，资料管理部门不能直接接待办理；因工作调离、离退休和长期病休人员，都必须全部清还借阅的档案，属借调工作人员借阅地质资料档案时，必须由项目负责人代借，当其离开单位时由代借人清还档案。(2)对所有地质资料，要定期或不定期检查其数量、质量等保管情况，若发现被盗、丢失、去向不明或泄密、失密事件，必须及时报告单位主管领导和国家保密管理部门，及时查清事件发生的原因及责任，要将事件调查处理到位。(3)对计算机要做到：不得与互联网、外部网络相联，严禁使用红外设备、无线网卡、无线鼠标键盘等无线设备和摄像头、麦克风等音像输入设备；未经批准，不得带出保密档案室（或具有安全保障的专用办公室）；使用和维修计算机系统，须有成果资料专管人员监督；安装防病毒、防木马等软件，确保机器无病毒、无木马、无安全漏洞；使用安全方法进行病毒库等软件升级，通过光盘刻录进行；设置开机口令、系统登陆口令和屏幕保护密码，并确保每周期更换一次。（4）非计算机不得存储、处理或传输国家秘密信息；非计算机不得使用介质；非计算机与计算机或网络必须实行物理隔离。（5）对存储介质要做到：分发使用应有编号、登记，统一管理，责任到人；按照、非进行分类管理，按其所存储信息的最高密级进行标示；移动存储介质不得在机和非机之间交叉使用，非存储介质（含个人介质、手机、数码相机、MP3等）不得存储信息；存储介质使用后应立即清理其内容，确保信息不被非授权人知悉。（6）销毁测绘成果须经专人清点、核对、登记、造册，由本单位主管领导和成果资料档案负责部门派员销毁。对销毁的时间、地点、方式及销毁过程中存在的问题进行记录，与销毁清册、领导批示一并存档。（7）按照国家保密工作有关规定，购买资料应派专人（二人以上）共同办理。各项目或课题组，在购买工作区的地形图或有密级的成果资料时，按有关规定办理好相关手续后，必须由资料室派人配合，组成两人以上一同前往办理。不允许一人单独承办。（8）任何单位、个人不得擅自复制、转让或转借成果资料。确需复制的，应报原提供成果测绘行政部门批准，并向原测绘成果提供部门登记备案。各项目或课题组需要复制成果资料时，必须申报原提供成果资料的部门批准后才能复制。无“复制批文”，复印室不许擅自复制。复制、扫描后的资料与原本成果资料具有同等密级，必须经过资料室登记后才能办理借用。
4．培养高素质档案管理人员。
档案管理人员素质的高低直接决定了地质资料管理工作的优劣。因此，培养高素质档案管理人员对确保地质资料的安全至关重要。首先，档案管理人员应具有高度的责任心与奉献精神、高尚的职业道德。其次，要具备扎实的专业知识，熟悉所保管的资料内容，熟悉档案法规，不断学习档案管理的新技术、新方法,能够熟练从容应对地质资料管理和利用中出现的问题。因此，要时常对档案管理人员进行培训，使其成为既懂管理又懂技术的复合型人才。地质档案资料的保密工作是地质档案工作的重中之重，基层单位档案管理人员肩负重大历史使命，要树立“有为才有位”的观念，扎实工作，勇于创新，进一步提高地质档案管理和服务工作水平,做到警钟长鸣，防患于未然。
作者：秦凤蕊 单位：中国地质科学院岩溶地质研究所 国土资源部、广西岩溶动力学重点实验室