石化行业项目秘书在EPC工程中的重要作用

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摘　要：目前，EPC模式作为一种在工程建设领域较为先进和成熟的管理模式，已经广泛应用于石油化工工程项目中。EPC总承包商在整个项目的实施过程中一直处于核心地位，项目秘书在此过程中发挥的作用也不容小觑。本文通过具体分析石化行业项目秘书在epc工程中起到的重要作用，为优化EPC总承包模式下的石油化工项目管理提供了新的思路。

关键词：石化行业　项目秘书　EPC模式　重要作用

一、EPC工程总承包管理模式的相关背景

由于我国石油化工工程具有项目投资大、建设周期长、工艺复杂和涉及材料多等特点，所以往往都是由业主亲自负责项目管理和集成，委托设计单位进行设计，业主亲自采购主要设备，委托施工单位进行施工安装。这种工程建设模式在工作衔接上很容易出现脱节，造成设计、采购和施工过程的分离。

在这种情况下，EPC工程总承包管理模式得到了迅速发展。这种模式是由业主将项目交给专业的EPC工程公司，由EPC工程公司采用国际上先进的设计、采购和施工工程总承包的项目管理模式来进行管理。使用这种模式可以优化工程组织，提高施工质量，加快工程进度，减少投资费用，在目前可最大化地实现项目的经济利益和社会效益。

二、项目秘书在各个阶段的重要作用

项目秘书作为管理部门的主体，是以全面处理各种信息和事务的方式直接辅助项目经理实施管理的人员，在石化行业的EPC工程总承包管理中发挥了不可磨灭的作用。

1.项目秘书在设计阶段的重要作用

设计在石化行业项目工程中是首要关键的环节，是工程安全、质量和进度以及投资管理的关键。但是近年来，设计过程中存在着设计进度延误、前期规划和审批过程耗费大量时间而导致工期不明确的问题。设计工作完工时间的滞后，直接影响了后面的施工进度和整个工程项目的进展，造成了项目的经济损失。

所以在项目的前期规划阶段，项目秘书要充分搜集场地、环境、地基及工艺的相关资料，为设计可行性的评估提供依据。在设计过程中，项目秘书要协助项目经理进行设计单位的设计流程与设计进度的管理监督，负责设计资料的收发整理、归档以及管理工作，确保设计资料的完整性、条理性和有效性。在图纸的审批阶段，项目秘书则要负责与审批单位联络，及时获知图纸的审批进展，以便项目经理安排下一阶段的工作。

一旦设计不能按时完成，就会对施工和安装阶段的进度控制带来非常大的困难。所以说，项目秘书在设计阶段的进度控制中起到了很关键的作用，项目秘书能否发挥自身的职能效应对整个项目的经济利益都有巨大影响。

2.项目秘书在采购阶段的重要作用

在石化行业项目工程的EPC管理模式中，业主意在减少项目的投资风险、节省资金以及尽快取得收益。所以承包方要在材料及设备的价格变动、施工的安全及质量上承担风险，这无疑是对承包方综合管理水平的一大考验。

采购阶段作为连接设计阶段与施工阶段的节点，其管理效率与质量直接影响到设计与施工的实际效果，进而影响整个EPC工程总承包合同的执行效果与项目利润。

所以，项目秘书在这一阶段中必须做好设计与施工的链接工作。在设计阶段要提前了解设计图纸中涉及到的物资的规格型号及技术要求，同时开展主要物资的采购工作。辅助采购部门对主要物资供应商的生产能力、资质、信用及供货期等方面进行调查了解并整理成表格，采购部门在对设计可行性进行分析后编制相应的采购进度计划与采购方案。项目秘书要做好采购部与项目经理之间的沟通工作，以便选择合格的材料供应商。

在施工过程的材料采购中，项目秘书则要收集施工单位的材料采购情况，制作《材料采购日报表》上报项目经理，以确保项目资金使用情况的准确性。

项目秘书在采购阶段的良好的表现是应对设计和进度变更，确保施工质量，降低施工风险以及实现项目利润的有力保障。

3.项目秘书在施工阶段的重要作用

施工阶段是工程建设最终的实施阶段，是工程产品形成的最后一步，而且这一阶段各方面工作的好坏对工程品质的影响是难以更改的，所以这一阶段的管理尤为重要。

在工程施工的初期，项目秘书要配合项目经理结合工程项目的实际情况，制定相关的资料管理规定，明确建设单位、施工单位及监理单位的职责与责任，避免日后在施工过程中产生混乱。

项目秘书还要提高档案意识，收集整理施工过程中所有的技术变更、会议纪要、洽谈记录等资料并进行归档整理。为施工过程中可能出现的索赔纠纷提供可靠的依据。

此外，项目秘书还要记录工程每日的进展状况，与项目经理进行沟通，协助各部门完成相关的辅助工作，如填写各类工程表、沟通各方的联络人、申报工程保险等。

项目秘书在这一过程中发挥的效益如同机器中齿轮的作用，看似微小却在整个过程的运转中必不可少。

4.项目秘书其他方面的作用

项目经理是业主在整个工程项目中全权委托的人，对外要代表公司和业主与分包单位进行沟通和处理合同有关的所有重大事项，对内则要全面负责整个项目的管理，是项目的直接领导者。

项目秘书作为联系项目经理和其他部门的纽带，要做好项目经理与各部门之间的沟通工作，负责内部各项会议的筹备、召开和记录，处理一些后勤保障工作。对外则要负责联络和接待各单位的联系人，负责整理各方通过电话、邮件及传真等各个渠道来往的信息，并合理安排项目经理的日程及相关会务工作。

项目秘书就如同项目经理的左膀右臂，看似平常的工作却保障了公司内部管理系统的有机运行，为项目经理正确的决策以及项目的目标性提供了保障。

三、总结

项目经理管理的有效性是石油化工工程项目质量优劣的关键。随着社会的飞速发展，项目经理的任务及压力也越来越大，所以应运而生的项目秘书的职责就是对项目经理的工作进行高效及时的补偿。项目秘书在工作中要充分发挥自己的职能效益，为项目经理提供参谋及咨询的资料，辅助项目经理进行相关决策，检查及督办工程进度等。可以说，项目秘书的工作是大量而繁琐的，但是项目秘书由于其特殊的职能地位在整个项目的进展过程中扮演了十分关键的角色，这就要求项目秘书端正自己的态度，认真对待自己的工作。

参考文献

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