事业单位数字化档案管理的必要性

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摘要:科学技术的进步使得人类进入到了信息化时代，极大的提升了工作的便捷性。事业单位的档案管理本身就较为复杂，通过信息化技术的使用，采用数字化的档案管理，提升了工作效率和档案的利用率，使得整个管理过程进一步的得到优化，提升了工作效率。但是数字化档案管理技术在事业单位档案管理实际使用中存在一些问题，使用过程规范性不足，因此需要对数字化档案管理推广工作进行普及。本文主要针对数字化档案管理在事业单位中的应用进行分析。

关键词:数字化;档案管理;事业单位

事业单位档案管理是进行事业单位组织和发展的基础，也是人员管理的重要手段，因此需要重视档案信息管理工作，结合不同时期事业单位的发展情况，制定适宜的管理方法。随着信息技术的不断进步，越来越多的事业单位开始使用数字化的管理技术，通过数据库将扫描的数据进行处理，使得传统纸质数据和音像得意保存，通过计算机技术对档案进行管理可以全面的提升存贮年限和管理质量，具有纸质档案管理不具备的优势，因此在事业单位的档案管理中需要对技术进行创新，采用数字化的手段，保证档案管理的科学性，提升档案管理的质量。

1事业单位数字化档案管理的必要性

1．1促进单位经济效益的提升

人类进入信息时代一个重要的标志就是信息的传输速度与准确性提升，使得信息之间的交流更加的便捷，事业单位也不例外，人员在流动的过程中产生了大量的信息，这些信息通过原本的纸质档案的方式进行管理，难免出现问题，因此需要借助计算机设备通过数字化的管理方式，提升人员的信息传输速度，通过计算机的普及对档案信息管理方式进行创新。但是现阶段事业单位如果在工作中仍然采用传统的纸质档案管理模式，将造成事业单位人员工作量的增加，人员的浪费，使得事业单位在档案管理中耗费了大量的人力物力，并且对于人员的信息认识程度不足，造成人员使用和资金划分方面存在问题，导致整个事业单位的工作效率低下，而采用数字化的档案管理方式，可以有效的对这些问题进行避免，使档案管理的准确度和质量得到全面的提升，减少必要的工作时间，节约资源，将单位有用的资源支配到更加合理的项目上。

1．2促进日常办公效率的提升

传统的档案信息管理，涉及到的内容包括纸质信息管理、档案调动管理、档案查阅管理，大量复杂的档案在管理中耗费了人员较多的时间，并且工作效率较低，进行档案收集的过程中也需要工作人员现场确认收集，保证信息的准确性，这个过程对于人员较多的事业单位本身就是复杂性较大的工作。而采用数字化的档案管理方法，而档案管理依赖现代化的科学技术管理方法，将便捷性、高效性、环保性结合起来，提升工作效率，减少误差，避免重复工作，全面的提升办公效率，让工作人员可以更加的投入到工作过程中，提升办公效率。

1．3提升档案利用效率

当前人们对档案信息的使用更加频繁，事业单位的管理更加离不开档案，传统的管理方法下调取档案的过程中需要耗费较多的时间，并且纸质的档案频繁的翻阅对档案的伤害较大，因此采用数字化的档案管理，将用户的信息存储到数据库中，在档案需要使用时只需要对信息在计算机上进行调取即可，过程非常方便。并且在信息调取过程中，通过计算机查找资料，更加快捷，使用数字化技术可以对档案管理质量进行提升。

2事业单位数字化档案管理存在的问题

2．1现代化办公设备普及性不足

我国事业单位在进行数字化管理过程中，对于设备的更新存在问题，并没有充分的考虑到技术的需要，造成设备的引进和现代化档案管理技术不相符，造成资源的严重浪费。同时对于现代化技术的利用效率较差，有的事业单位虽然引进了技术，但是对于计算机设备软件和硬件设备的更新不及时，造成系统无法支撑数字化档案管理系统的高效运行。最后，事业单位虽然引进了档案管理系统，但是对于档案资料的收集整理存在随意性，严重的影响到信息的正常使用，造成数字化档案管理的准确性受到影响。

2．2资源共享能力不足

我国事业单位相互之间的信息联系本身存在不足，系统之间联系性不足，无法实现相互之间的资源共享，导致数字化档案信息管理系统不能形成统一的体系，人员的信息是分离的，造成人员在信息档案更新存在一定的滞后性，严重的影响到信息档案管理的准确性。同时各个事业单位采用系统不统一，造成事业单位档案信息管理格式不统一，对于信息的保管存在不利影响，造成档案在管理中因为格式原因在造成信息使用受到影响，降低了使用效率。最后，资源共享平台建立的滞后性，使得人员在迁移的过程中档案可能出现缺失，对于档案的完整性不利。

2．3工作人员个人能力不足

计算机的普及需要人们掌握必要的现代办公技巧，但是事业单位中存在一些老员工，对于计算机的使用存在问题，对于现代化的办公软件应用能力不强，学习接受能力也存在不足，造成数字化的档案管理系统无法发挥应有的效果，影响档案管理系统的正常使用。同时，数字化的档案管理系统需要配备专业化的计算机维护人员，但是事业单位中对于岗位的把持较为死板，导致专业的维护人员无法进入到事业单位内部工作，造成设备的维护存在滞后性，欠缺专业知识和技术人员，使得档案管理设备无法发挥效果，造成现代化资源的浪费。

3事业单位数字化档案管理优化措施

3．1提升办公设备质量

事业单位需要引进更加完善的设备，对单位内的落后办公设备进行及时的更新，配合数字化档案管理建设。同时，对计算机进行定期的保养和维护，及时的更新系统，保证数字化设备的安全运行。最后，政府可以出面对事业单位设备采购进行引导，尽量保证事业单位设备的统一性，这样可以形成联动效应，低价采购办公设备的同时，促进企业的发展，从而带动地区经济发展，并且对于事业单位后期建立统一的数字化档案管理平台提供基础前提。

3．2推动数字化档案管理平台建设

事业单位在建立数字化档案管理过程中需要考虑到与其他单位的联系，重视进行资源的共享，因此数字化档案管理体系的过程中，各个事业单位的硬件采购、软件安装等尽量保持一致性，积极和其他单位取得联系，加强相互之间的沟通与联系，一点到面的建立统一的平台。同时，将自身的数据库进行开放，科学的设置权限和密码，保证其他事业单位在合理的范围内可以调取需要的资料，提升档案信息的开放性，事业单位更好的了解员工信息，提升信息档案管理效率，促金档案管理的有效流通，使得事业单位在人员任命上更加高效。

3．3促进人员素质的提升

事业单位在进行数字化档案信息系统建设时，首先需要将员工的计算机使用能力进行提升，对办公设备和技术进行培训，积极开展培训活动，促进工作人员整体技术的提升。同时引进专业的软件维护人员，不断的对技术进行创新，提升数字化系统的稳定性。最后，最后，需要强化人员的服务意识，提高人员的服务水平，积极采取引进和培养相结合的方式，充实专业化的档案管理人才队伍，将服务意识落实的工作中，让员工通过服务意识的推动作用，不断的学习数字化档案管理知识，掌握更加全面的操作方法，提升自身能力。

4结语

数字化的信息技术是生活的重要部分，数字化的档案信息管理技术也不例外，将数字化与档案管理相结合，可以对当前事业单位较为混乱的档案管理现状进行改善，采用更加科学的管理方法，充分发掘档案资源优势，合理的使用档案，保证事业单位人员安排的合理性，同时采用数字化的档案管方法，将事业单位的档案管理进行更加全面的推广，这样才能使单位得到长足发展，成为合格的服务型单位。

参考文献:

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作者:许琳 单位:枣庄市旅游集散中心