谈档案管理系统的设计与实现

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摘要：随着科学技术的不断发展，计算机水平的不断进步，档案管理工作也逐渐走入电子化、网络化。在建筑行业中，档案管理通常涉及的内容较多，而且档案管理在整个工程中都有着非常重要的作用，因此，需要对其进行妥善完整的保管，要对档案管理系统所涉及到的内容及其功能进行详细的规划和设计，以提高档案的利用率和管理质量。此篇文章就以建筑行业为例，主要对其档案管理系统的设计与实现进行了分析和探讨，希望可以在日后档案管理上更进一步，促进建筑业的发展。

关键词：建筑行业；档案管理；系统；设计

中图分类号：C924.2文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2016）08 （b）-0000-00

在建筑业中任何一项工程、项目的施工都会产生大量的资料，而这些资料会随着工程的开展和完工而结束，最后形成档案被保存起来。但是在当前计算机、科学技术迅猛发展的时代中，以往档案管理系统将被网络化、电子化所替代，因此，对于怎样保管好档案以及提高档案的利用率，是现阶段的首要问题。要想使档案得到更加整洁、有序的保管，便于人们查询，就首先要对档案管理系统进行设计，全面了解档案管理所需的功能和档案管理的内容，只有这样才可以进一步的对档案管理进行完善和优化，从而为工程提供可靠的保证。本文主要对其管理系统的设计和实现进行了全面的概述。

一、档案系统内容的分析

对档案所涉及到的内容进行具体全面地分析是系统进行设计的首要环节，目的是为了明确系统设计的方向，也就是要清楚用户的需求，应具备怎样的功能，以及设计过程中所要用到的工具及技术等。这一环节可以说是系统设计的开端，它是否全面具体不仅直接影响到系统内部具体的设计，还关乎到与用户需求的相符程度，所以，此环节的工作是极为重要且困难的。在此过程中，首先要及时地与用户进行沟通，了解用户所需，针对用户所提出的要求进行科学全面的分析，并将其整理好作为重要需求文档进行保存，以便于为下一步工作提供依据。对于建筑业的档案管理系统来说，主要分为资料采集、整理、归档、检验、编号以及存储、查阅等内容。资料的采集就是对建筑中各项工程从施工到完工整个过程中相关文件和各项资料的收集和积聚。归档是在资料采集和积聚以后对其进行有序的整理，并将其交由档案室进行归档，在归档之前要对资料的完整性和真实性进行审查，然后按照不同类别的资料进行分类整理、登记，最后将其列入档案室保管。在保管后还要对档案后期的查询奠定基础，要对档案进行编号、编排目录、设置查找工具等等，便于为日后查询提供便利。

二、档案系统内部具体的设计与实现

1.档案采集系统的设计与实现

档案的采集就是对建筑业中所产生的资料进行收集和分析，并利用数据将其表示出来。通过数据可以对所收集到的资料进行展现，对数据的走向和存储位置进行了全面的体现。档案的采集系统所应具备的内容主要包括资料的存储、目录的设置以及档案的整理，因此就要对其相关数据和文件表进行设计。1）有关电子表的设计。首先，要对目录表进行设计，将各个资料的属性进行充分的展现；其次，是对实体档案信息表进行设计，目的是为了对档案相关信息进行了解，展现出电子记录与实体资料的关联；最后是档案的附件表，是对档案中信息的补充和备份，以确保档案与附件的对应。2）数据的形成走向。在档案系统设计的过程中对资料进行编制和整理、目录的产生以及增删操作等产生的数据都要储存在SQL Server当中，对档案所产生的附件系统会自动辨别其大小，并将较大的文件存储在SQL Server中，较小的存储在MOSS中，以便于节省空间，便于查找。

2. 档案归档系统（建筑业绩的归档）的设计与实现

在建筑业虽然涵盖的档案内容和类别较多，但是每一文件、资料都有着非常重要的作用，要引起人们的重视。尤其是建筑业绩档案，它不仅可以增强每项工程或项目的施工品质，还有助于提高施工水平和工程项目责任人员的工作能力，可以说建筑业绩也是考核相关人员和工程质量的依据。因此对档案归档系统进行设计是非常有必要的。档案归档系统的最主要性能包括以下几点：数据的采集、传输、查询、离线数据的管理等。在工程完工后对所产生的建筑业绩相关文件要进行数据的录入，确保纸质版文件与电子版文件相一致，然后要对其进行数据传输，也就是通过网络或是计算机等相关技术传输到其他服务器，并且要具有自动重传和断点式传输的功能，最后将电子档案进行有序的归整，并进行储存和保管。对建筑业绩的归档，选用的是J2EE的技术活结构，目的是为了可以实现多平台的应用，便于各个模块间的协作；程序的编制采用的是JAVA，设置两个外接口，Java和C++，以便于提高利用率，扩展系统的应用范围，使其更加广泛，不被局限所阻碍。

3. 档案查询系统设计与实现

为了满足不同用户对档案查询的使用，在系统中主要采用了三种方法，包括：按资料的类别查找、按成立的时间查找和按资料单位的来源查找等。而实现档案查询这一性能主要还是要依赖于ASP网页来支持的，也就是Active Server Page动态网页。对于系统的设计主要是包括两方面内容，一方面是系统数据库的设计，另一方面则是查询代码的设计。1）数据库的设计。在数据库中主要包括了单位、用户以及文件等三个表，单位表是对档案中所涉及到单位的记录，用户表是对相关档案人员信息的记录，而文件表则是对文件所成立的时间、类别、涉及单位以及责任者的记录。这些内容主要都是存在磁盘内部的文件中，便于数据库的选择。由于Access对数据库的要求较少，且系统资源便于满足文件的需求，因此作为数据库的首选。对于数据库地址不是应用的本身实际地址，而是采用Server的MapPath方法把地址进行虚拟化，以便于应对网页地址的变动。2）查询代码的设计。上述对查询方法进行了简要的概述和分析，针对此三种方法，分别对其对应的代码和应用进行了设计。在档案查询的主页面会显示出查询的方式，对其进行处理所应用到的程序主要是departlist.asp、typelist.asp和timelist.asp，也就是依照单位、类别和时间进行查询。方式选择按单位查询后就会显示出相关的代码，进而显示出所查询的文件和资料的位置，另外两种方法也是如此。不同方法所对应的代码互不相同，却又相互联系，从而为查询者提供方便。

4 结束语

要想更好的保证建筑业档案的有序性、真实性和完整性，就需要对其所涉及的内容进行全面的考虑，以更好的设计系统中的性能和要点。因为建筑业档案有较强的专业性和适应性，采集和积聚都较为灵活，扩展性强且资料繁多，所以就要求其数据库的处理性能强，以便于可以及时的对档案所形成的数据进行分辨。在现如今这个数字化时代中，利用网络和计算机技术对档案管理系统进行设计以成为主流管理档案的一种方式，而以往的档案管理则作为辅工具，以对电子档案进行补充和完善，以提高档案的资源的利用率和管理水平。

参考文献：

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