县级重大活动档案管理现状及对策

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随着我国改革开放的深入，经济的快速增长，综合国力的增强，各级政府根据国民经济和社会发展的需要举办的重大活动越来越多，其形成的档案对于记录和反映一个区城的政治、经济、文化和社会发展状况，体现地方特色，为历史研究提供参考，为对下一代开展爱国主义教育等都有非常重大的作用。作为一个县级档案部门的行政领导，根据20多年的档案工作经历，特别是在收集、整理重大活动档案实践中遇到的实际问题和困难，对县级重大活动档案管理的现状和应对的策略提出一些自己的见解。

重大活动档案管理的现状

县级重大活动档案的管理，虽然引起社会的广泛关注，经过近几年从上到下的强化，是有所收获，但现实中还存在许多问题，现状不容乐观。

一、重视重大活动的开展，轻视活动完成后资料的收集保管。重大活动的开展，从初步制定方案到活动的圆满开展，有组织机构，分工明确，活动轰轰烈烈，重视活动的开展与运行。但活动结束后，万事大吉，资料无人问津，乱堆乱放，分散保管，忽视了资料的收集、归档。

二、活动主办单位怕麻烦，缺乏主动收集、整理、移交积极性。活动主办单位在开展活动前，积极主动热情。但活动结束后，需要收集、整理。因为此项工作繁琐，且特别是涉及到其他部门资料较多，头绪多，内容杂。有的主办单位将自己手头产生的保存起来，对其他相关部门因重大活动产生的资料不主动收集整理。

三、部门之间缺乏配合力度。每个重大活动，涉及到地方党委、政府、新闻部门、联合单位，甚至涉及到乡镇农村，部门多、资料杂，活动开展期间能积极配合。活动结束后各自为政、资料分散保管，造成重大活动档案的肢体分离，形不成一次重大活动的全貌，反映不了重大活动的整体。

四、经费的紧缺也是造成重大活动档案的收集、整理、移交进馆困难的主要因素。由于每个重大活动涉及部门多，如广播电视部门、新闻报刊部门及其他各相关部门，各单位产生的资料，因主办单位不能全部付费用，因而其他部门拒绝向主办部门移交，档案因而难以集中统一。

加强重大活动档案管理应采取的对策

重大活动档案的收集整理、进馆在山西芮城县已基本纳入正轨，根据这几年工作实践和我们遇到的实际困难，我认为加强县级重大活动档案管理应从以下几方面采取对策：

一、加强领导，制订重大活动档案管理办法。县级人民政府应当加强对重大活动档案管理的领导，重大活动档案涉及部门多，范围广，收集、归档、移交必须采取行政手段，仅靠档案部门督促是不行的。政府应加强对重大活动档案管理工作的监管。制定出本地“重大活动档案管理办法”，建立健全档案行政部门参与重大活动的工作机制，并将重大活动档案管理工作所需经费列入同级财政预算，保证重大活动档案有效开展。近几年来，国家档案局和地方都出台了重大活动档案的管理办法。但对县级来说结合地方特色也应制定自己的管理办法。我们2007年由县委宣传部和县档案局联合下发了《芮城县重大活动档案管理办法》，从制度上规范重大活动档案的收集、整理、归档。把重大活动档案的收集、整理、移交列入部门考评机制，从法律角度引起主办单位的重视。从重大活动的重要性、建档的必要性，重大活动的内容范围，建立重大活动档案程序等都做了明确的规定。使重大活动档案有规可循、有制可约，有处可存、有据可查。

二、明确责任者。主办单位牵头，主办单位是第一责任者，相关部门都是责任者。每次重大活动都有一个主办单位，特别是涉及全县的政治、经济、文化建设，一般是由县委办和政府办主办，有些可能是部门主办，如：教育、计生、文化活动等由政府职能部门主办。所以，主办单位应是重大活动档案的收集、整理、归档、移交的第一责任者，应承担重大活动档案管理重任。但每次活动又涉及广播电台、报社、通讯组、公安、司法等相关单位。所以每次重大活动开展时，主办单位应牵头成立重大活动档案管理领导组，相关单位都是领导组成员单位。由牵头单位负责分工，重大活动资料产生单位档案要按分工及时收集、归档、移交。资料收集、整理好后，由牵头单位统一编号、移交县档案馆。

三、活动经费统一管理、统一支付。前几年芮城县宣传部门组织的重大活动档案由于分散保管，在后来一次搞展览利用原重大活动档案时，通讯组原拍摄的大量照片拒绝提供利用，最后以5000元的费用才取得原始资料、图片。县委宣传部长对此体会最深，对我们提出开展重大活动档案的收集、归档工作非常支持。2006年联合下发了《芮城县重大活动档案管理办法》，为顺利完成重大活动档案的收集、整理、归档、移交奠定了基础。笔者认为，重大活动开展费用应统一由主办单位统一预算、统一管理、统一支付，把重大活动档案的收集、整理、归档工作列入预算，活动结束后，在档案资料及时移交后才可支付经费。否则，重大活动档案特别是电台、新闻、通讯部门的档案资料县财政统一已支付或者主办部门已支付，然而，资料不移交，甚至归产生单位的承办人所有，拒绝移交，严重影响重大活动档案资料的完整性，更对以后工作中二次利用无依据可查。

四、档案部门应加强监管。重大活动档案是档案工作的一个重要组成部分，地方档案部门是主管单位。所以，县级档案行政部门应采取提前介入、及时指导、登记造册、追踪拍摄、督办交接、搞好展览、定期开放等手段，使重大活动档案得到有效的收集、保管、利用。培养一批精通档案业务的人员，及时对重大活动档案进行指导、监督。保证重大活动档案的齐全、完整、管理规范、及时进馆、开发利用，更好地服务地方的政治、经济、文化建设。

1.档案局应成立专门机构。成立重大活动档案管理领导组，纳入工作规划，责成专人负责，及时与主办单位联系，召开专题会议，协助主办单位制定分类方案。

2.县档案局应配备摄像机、数码照相机、录音机、计算机等。在重大活动开展期间，追踪主动拍摄，为重大活动收集录音、录像、照片、保证重大活动档案的齐全完整。

3.及时指导。重大活动开展前，档案局业务人员应指导主办单位注意收集重大活动档案；活动开展期间，对重大活动档案进行登记，随产生随登记，以便收集齐全；活动结束后，业务人员要指导主办单位档案人员进行整理、编目、造册登记、移交进馆。

4.档案馆要设立重大活动档案专柜。档案馆应对主办单位移交来的重大活动档案单列存放。建立统一目录、建立台帐。

5.举办展览，定期向社会开放。重大活动档案进馆后满3个月向社会开放。并且根据社会需要，利用档案馆爱国主义教育基地举办展览，向青少年进行爱国主义教育、传统教育，充分发挥重大活动档案的社会效益。

（作者单位：山西省芮城县档案局044600）