浅析数字化档案信息建设的发展和问题

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（湖南生物机电职业技术学院）

【摘要】数字化档案信息建设是现阶段主要档案工作，也是今后档案工作发展的潮流和需要，而数字化档案信息建设作为档案信息化建设中一个必经过程，是顺应时代科技发展，适应信息时展的新常态、新技术。本文分析了数字化档案信息建设的必要性和基本途径，并针对我国数字化档案信息建设的基本现状，提出了建设中的问题，并指出了发展方向。

【关键词】数字化 档案信息

引言

在科学技术高速发展的知识化经济时代，档案作为一种原生的信息资源，是国家信息资源的重要组成部分，具有不可估量的社会经济价值。随着科学技术的日新月异，现在档案所包含的信息量也越来越大，种类和形式也越来越多样，传统而单一的档案管理机制显然已经不能满足信息化时代档案工作的各种需求。在进入信息化时代的当今社会，如何利用无处不在的网络技术有效的管理、开发和应用档案信息资源，提高档案信息综合服务水平，已成为档案工作发展所面临的一个重要课题。近年来，数字化档案信息建设作为开发和利用档案信息资源的基础和发展手段，已被提上国家信息资源管理的日程，并取得了长足的进步和发展。但是，我们也应该对档案工作有清醒地认识，数字化档案信息建设无疑是项宏大而艰巨的工程，不断发展的计算机技术和多媒体技术为数字化档案信息长时间保存、随时更新带来不小影响的同事，网络技术也对数字化档案信息安全带来了巨大的挑战。档案工作人员要积极面对挑战，充分认识到数字化档案信息建设的重要性、深远性和长效机制。本文针对数字化档案信息建设的现状，提出数字化档案信息建设新的发展路径，以提高档案信息的利用率，实现档案信息资源的社会共享。

一、对数字化档案信息建设的理解

（一）数字化档案信息建设的内涵

所谓数字化，就是指利用计算机信息处理技术，将声、光、电、磁等信号转换成数字信号，或把文字、数字、图像等信息转变为数字编码，用于准确存储与快速处理的一种综合性技术。 数字化具有简单、直观、速度快等优势[1]。数字化档案是随着计算机网络技术、多媒体技术和网络技术的发展而产生的新型档案信息形式，“利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质的文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案数字信息库” [2]，它将各种纸质载体的馆藏档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式传输，并利用计算机系统进行管理，以实现档案信息方便快捷的利用和共享。经过数字化处理后的档案能够整合各种资源和管理软件，使档案利用服务方式更加多种多样，最大限度的实现了档案资源的共享。

（二）数字化档案信息建设的内容

从数字化的内容来看，数字化档案的内容主要包括以下两个方面：一是对原有馆藏纸质档案进行数字化，即将原有传统载体的档案通过扫描、加工录入和处理，进行数字化转换；二是对正在形成的电子文件进行及时的分类归档与归档，做到电子文档的完整、齐全和真实有效。

从数字化的程度来看，数字化档案信息建设的内容分为以下两个层次：一是档案目录信息的数字化，即建立档案目录数据库，严格规范档案信息的著录标引，科学选定档案目录的数据库结构；二是档案全文信息的数字化，即采用扫描录入的方式将档案全文按照原貌逐页存储为图像文件并为其编制目录索引，或是经 OCR（光学字符技术）识别后采用文本格式存储档案内容，辅之以全文检索数据库[3]。数字化档案信息建设还应该包含数字化档案的整理收集、保管存储和利用查等方面。通过纸质文档和电子档案一体化的方式，借助计算机技术及多媒体信息技术完成数字化档案的收集整理；采用硬盘、光盘等数字存储设备实现数字化档案的保管存储；通过互联网网络技术实现数字化档案的查阅利用。

二、数字化档案信息安全面临的主要威胁和存在的问题

档案利用是档案作用和价值的最终体现。随着网络信息技术的飞速发展，档案信息化、数据化和档案利用的网络化已经成为档案事业发展的必然趋势。但是互联网技术又是一把“双刃剑”，由于其具有的开放性和共享性，给数字化档案信息的使用安全造成了严重的威胁。随着数字化档案信息进程的不断加快，在网络环境下，数字化档案信息安全保障是一个已经需要正面面对的问题。因此，数字档案开放利用过程中信息安全保障问题是数字化档案信息建设中需要重点探讨的问题。数字化档案的信息安全保障贯穿整个数字化档案信息建设过程，在数字化档案信息建设的处理、存储、传输、维护和利用各个阶段，很多学者针对各个阶段中涉及的管理、技术、法规、人才、资金等方面做了大量的探讨工作，以期构建合理有效的数字化档案信息安全保障体系。数字化档案信息安全面临多个网络层次威胁，数字化档案信息安全主要包括三个方面：一是数字化档案信息内容的原始真实性；二是数字化档案信息内容的完整性和保密性；三是数字化档案信息的长期有效性。由于数字话档案信息的特点以及它对技术的依赖性，使其极容易受到来自外界的威胁。所以，自从数字化档案信息出现以后，其安全问题一直是这一领域的焦点问题。

三、数字化档案信息安全保障主要手段

数字化档案信息安全保障主要包括：（1）通过各种网络安全技术预防数字化档案信息安全危害；（2）通过软件安全评估审计与网络监测预警机制应对数字化档案信息安全威胁；（3）通过信息备份与恢复，补救已成事实的灾难。网络安全技术涉及的内容非常广泛，主要包括：主机数据库安全技术、防火墙技术、安全管理技术、路由安全技术、密码技术、身份认证技术、访问控制技术、系统漏洞检测技术、病毒查杀技术、黑客入侵检测技术等。通过多种网络安全技术手段的综合应用，开发具有自主知识产权的系统软件和网络关键设备，就可以大幅度降低网络对数字化档案信息安全带来的危害。

总之，数字化档案信息建设是长期而艰巨的战略任务，也是复杂而庞大的系统工程。在数字化档案信息建设在实践中出现的问题，我们应认真总结经验教训，使之不断在推广中走向规范与完善。

参考文献：[1]刘艳林.档案数字化是开发档案信息资源的基础[J].档案管理，2009（12）：46-48.

[2]赵春晖.浅谈当今档案数字化建设[J].黑龙江科技信息，2007（10）：227-228.

[3]李惠萍.档案信息化发展方向――档案数字化[J].云南档案，2009（11）：15-16.