《档案法》修改应关注职工档案管理问题

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长期以来，职工档案的管理工作游离于档案行政管理部门的视线之外，未能实施有效监管；有关行政管理部门在没有法律法规依据的前提下，对职工档案监管不到位。这种脱离政府监管的档案工作必然导致一系列问题的出现，影响了社会稳定，迫切需要修改档案法律予以解决。

当前职工档案管理存在的主要问题

1　档案丢失、损毁。由于企业改组、改制、兼并、破产或是由于单位归属变化、单位搬家、档案管理人员变动等原因，职工档案没有及时妥善处置，造成职工档案的丢失、损毁。

2　档案信息失真。由于部分单位具体工作人员或本人没有严肃、负责地填写好每一份档案材料，致使有的档案错漏百出，档案年龄前后不一致、出现多个参加工作时间、个人经历前后记录不完整等，造成个人档案信息失真、可信度差。

3　自动“弃档”。在市场经济环境下，有些职工频繁“跳槽”，几经调动后，个人档案已不知去向-还有些职工在单位不同意调动的情况下，不辞而别，自动“弃档”，对个人档案弃置不顾。

4　强行“扣档”。一些单位为了留住人才，在留人不成的情况下，强行扣留职工档案，还有一些单位以员工离开单位时不交培训费、不退住房、不交纳违约金为理由扣留职工档案不放；更有个别单位为达到控制职工的目的，强行扣押档案不给，使职工办不成调转手续、养老保险或医疗保险等。

5　自行“建档”。针对“扣档”现象，一些单位提出可以不要档案，而在用人单位重建档案以达到人才引进的目的。重新建档的内容主要有恢复原有身份、连续计算工龄等。

6　职工档案转递问题。有些单位由于经济不景气，管理松懈，对职工档案的转递制度执行不严，放任职工自带档案直接去就业；还有个别职工图方便，干脆把档案放在自己手里。

7　不建立职工档案。有些劳动密集型企业、为数不少的私营企业和一些计划经济时代的集体企业，用工不规范，与企业职工不签用工合同，不建立职工档案。

职工档案管理存在问题的原因

1　收集鉴定工作不到位，内容缺乏实用性和真实性。一些基层单位档案意识薄弱，档案材料收集不全，不能做到及时补充新材料，导致部分档案材料不完整，不能跟上个人经历的变化。另外，是鉴定工作问题。近几年来，年龄、工龄、学历等造假现象严重影响了职工档案的真实性和严肃性，给有关部门工作带来了很多麻烦。在这些问题中，无论是个人为了自己的利益而故意篡改档案，还是填写过程中的失误和管理的差错，归根到底还是职工档案管理标准不统一、管理制度不健全及鉴定工作没有真正发挥作用。收集和鉴定工作的不到位，直接导致职工档案的作用被削弱，严肃性降低。

2　职工档案管理“分散多头”。主要表现在两个方面：一是保管分散。职工档案有的保存在当前用人单位，有的保存在过去的单位，还有的保存在人才交流中心、职业介绍中心，甚至保存在私人手中，使得一个单位的职工档案处于一种“分散”的管理状态。二是隶属混乱。现行的职工档案管理体制是在计划经济时代建立起来的，参与管理职工档案的有组织、人事、劳动、企业主管等部门，甚至一些无权保存和管理人事档案的部门、单位、中介机构也保存和管理职工档案。职工档案出现“多头”管理状态，常常导致在出现问题的时候各个部门之间权责不明、相互推诿。职工档案的“分散多头”管理，使得职工档案成为许多单位控制人才流动的一种重要工具。

3　职工档案管理费用过高。按照现行的职工档案管理政策，职工档案保存在用人单位、人才交流中心或职业介绍中心。保存在用人单位的，可以不需要交纳档案保管费用。保存在人才交流中心或职业介绍中心的，需要交纳一定的档案保管费用。目前的收费标准大约在每人每月10～20元之间，但从人才交流中心或职工介绍中心调出职工档案时，尤其是流动人员的档案，有些地方需要一次纳4000～6000元不等档案管理费。这样的标准对于还没有找到正式工作、还不能挣取生活费用的人来说，是一种严重负担，结果导致不少人员被迫或主动“弃档”。

4　档案法律法规不健全，可执行性差。涉及职工档案和专门针对职工档案的法律法规有不少，宽泛的有《档案法》，专门的有《干部档案工作条例》、《企业职工档案管理工作规定》、《流动人员档案管理条例》等等，但这些法律法规管理调节范围却难以涵盖到所有职工档案工作情况，或有涉及却难以真正执行，与现实中的问题存在矛盾，在一定程度上缺乏可行性。

加强职工档案管理的根本措施

加强职工档案管理的根本措施就是要紧紧围绕“以人为本”、“构建和谐社会”的原则和要求，抓紧对《档案法》的修改，将职工档案的管理规范纳入档案管理体系之中，切实保障人民群众的合法权益。修改《档案法》增加职工档案管理内容要体现以下几点原则：

1　“救济”的原则。救济的思路，是指为保护当事人的原权利，在当事人的原权利受损的情况下，赋予原权利人救济受损权利的权利。它是不当行为人的行为发生时，法律对社会资源的再分配，属于“矫正的正义”范畴。从执政为民关注民生的角度来看，建立人事档案救济制度不失为当前的一种有效措施，《档案法》的修改也应从救济的角度考虑。黑龙江省哈尔滨市和江苏南通市分别通过地方法规和规范性文件，对此进行了有益的尝试，值得借鉴。《哈尔滨市档案管理条例》第二十条：“机关、团体、企业事业单位和其他组织人事档案发生丢失、损毁的，有关单位应当及时采取补救措施。补救材料由市人民政府指定的市级行政管理部门予以认定或者批准。具体认定办法由市人民政府另行制定。经认定的补救材料与原档案具有同等的法律效力。”南通市在实践上先行了一步，为确保人事档案的完整与安全，保障档案合法、有效利用，切实保护公民的有关合法权益不受侵犯，出台了《南通市人事档案救济的暂行规定》，明确指出人事档案救济是指公民因人事档案缺损、丢失等原因影响有关待遇的正常享受，由公民本人或其所在单位提出申请，由行政机关启动的行政救济制度，并从启动、救济、效力等几方面作了具体的规定。

2　“开放”的原则。开放的思路，是针对过去相对封闭的档案管理模式而言的，但又不仅仅是指建立开放的管理模式，还要求有开放的思想意识。从长远看，开放的思想意识更为重要。具体包括运用档案管理信息积极为用户服务，“藏用合一”；包括大众对档案髌体上的重新认识，职工档案不再是神秘封闭不可接近的实体，而是建立和管理都为本人服务的实体，要“以人为本”；包括各级各单位的管理方法不是一成不变的，而是动态开放的。包括职工档案管理的体制是随着社会的发展而不断完善。树立职工档案为社会服务的观念，而不是限制人才的障碍。开放可以涉及很多内容，总的来说，可以分为对个人开放和对社会开放两个方面。当前，重要的是要本着开放的思路进行改革，这样才能更好解决出现的各种矛盾和问题，进一步适应目前市场经济体制的需求。

3　“实用”的原则。实用的思路，简单说就是职工档案本身应起到切实的作用，能在某一方面具有不可替代的用途。“实用”，看似很简单的一个目标，却能影响许多环节的工作。这一点同样分为对个人开放和对社会开放两个方面。一方面，职工档案要对个人实用，就必须拥有生动丰富、符合时代的内容，应当能反映当事人不同其他人的特点，让用人单位“见字如面”，一份职工档案就能代表一个人的表现，这样的职工档案在选拔任用人才的时候才会有价值，同时，一份内容精练实用的职工档案可以发挥广泛的参考凭证作用，在公民从事某些社会活动的时候，能够充分利用档案作为证明，真实可靠。另一方面，对社会实用，这一点涉及职工档案的管理体制以及职工档案与社会其他行业之间的联系问题，如果每一份职工档案都能做到完整、高效，将更有利于社会对人才的调配和使用，达到^尽其才的目的。把“实用”作为改革的目标，“开放”作为改革的方向，围绕这两点，再进一步探索其体改革应遵循的原则和举措。便不再盲目和随意。