Excel+Word=初级数据库

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数据库这东西在我的印象中那是相当高档的，不是一般人能碰的，搞它的通常都是IT精英。不过电脑用得多了，就肯定会有这方面的需求了。越来越多的文秘工作需要一个小型、简易的数据库才能完美、高效地进行处理。

譬如一个房地产评估机构需要对每单评估做出格式化的估价结果报告表，同时要对本机构所有进行过的评估项目归类存档，以备必要时可以查询、统计业务量。要实现这个评估机构的要求，传统的做法就是用Word生成估价结果报告表，再把估价结果报告表中的关键信息录入到Excel表中，这过程是相当“重复劳动”，相当“繁琐”。

怎么办呢？你没办法了吧，我告诉你，用Word+Excel就能实现，你信吗？它有一个操作界面，编制报表系统。怎么样，高档吧！下面的具体操作就以某房地产估价机构的需求来示例。

七步打造数据库

古有曹植七步作诗，今有Word+Excel七步实现数据库。

第一步：新建一个Excel表格，第一行的字段名称为需要存档备查的关键信息（见图1）。 br>

第二步：为了每次打开这个Excel表时能自动弹出“记录单”，我们按Alt+F11弹出Visual Basic编辑器，双击ThisWorkBook，弹出代码框，将以下代码录入（其中的“K”用实际的Excel表结束列号代替）。

Private Sub Workbook_Open()

Columns("A:K").Select

Range("K1").Activate

ActiveSheet.ShowDataForm

End Sub

第三步：将Excel中宏的安全级设为“低”，这样每次打开Excel表时就能自动弹出“记录单”（见图2）。在这个“记录单”里，我们可以很方便地录入估价项目的关键信息，每录完一个字段后要用Tab键定位到下一字段。右侧有新建、删除、还原等等最基本的操作按钮。

第四步：关闭Excel表后，在Word中打开格式化的估价结果报告表（该表用于产生），显示邮件合并工具栏，打开数据源，选取数据源，定位到新建的那个Excel表，此时该Word文档就和Excel表建立了关联。可以看到邮件合并工具栏的一些快捷按钮变得可用了。

第五步：将估价结果报告表中的关键信息选中后点击“插入域”，弹出插入合并域对话框，选择对应的字段名称后点插入，依次将所有的关键信息点插入合并域（见图3）。

第六步：将完成了插入合并域的估价结果报告表另存为模板。到此准备工作就完成了，下面接着说如何实际地使用。

轻松使用，轻松享受

我们的表建完了，现在就来告诉你如何使用这个“数据库”。

当一单新的估价业务开始时，先打开关键信息的Excel表，在自动弹出的“记录单”点击“新建”，然后输入关键信息，输入完毕后记下刚才录入记录的自动编号（就是Excel表最左侧对应的自动编号）并关闭Excel表。接着打开估价结果报告表模板，点击“合并到新文档”，会弹出所需合并记录的对话框（见图4），在对话框中输入你记住的自动编号减1的值，如果只合并一条记录，则“从”和“到”都输入一样的数值。确认无误后点击确认，Word会自动从Excel表中取出对应记录的数据代入到估价结果报告表模板中，这时我们将新生成的“文档1”保存一下就可以根据需要进行编辑和打印了（模板并没有发生改变，便于重复使用）。

超级简单吧？通过Excel和Word的结合，就能免除重复录入关键信息的麻烦，并且这样生成的结果报告表相比用数据库生成的报表有更大的灵活性和可修改性，更符合普通办公文员的使用和修改习惯。同时由于存档的数据保存在Excel表中，利用Excel表自带的查找、排序、统计等功能就能轻松实现小型数据库的基本功能，这样的“数据库”对办公人员更透明、更直接、更容易操控。