开发利用继续医学教育电子档案的新途径
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【摘要】通过建立继续医学教育电子实体档案，探讨开发利用实体电子档案的新途径与新方法，论述开发利用实体电子档案给档案工作及医疗工作带来的最大效益及电子发展空间。
继续医学教育电子档案：通过计算机磁盘设备存储受教育者个人信息、个体学习信息，与纸质档案相对应，以案卷为单位，是继续医学教育信息管理的新手段。目前电子档案的介质主要有磁盘、磁带、光盘和U盘等。
电子“档案源”包括：电子化的实体档案（照片、扫描件、影像等多媒体数据文件），档案化的电子信息（版式数据文件），结构化的数据库（从应用中卸载，且能够加载重用的数据库文件）等。这里重点探讨实体档案的开发与利用。
实体档案包括：多媒体PPT、手术录像、病例讨论录像、电子录音、照片等。
一、实体档案的建立与保存
1、继续医学教育分项目类、非项目类教育。项目类分国家级项目、省级项目。国家级项目由国家审批，省级项目由省医学会审批。审批合格后各项目负责人组织实施。按要求国家级和省级项目主讲人，要有一定比例的外聘专家讲座，甚至外聘相关专业的外籍专家，专家讲座前将讲座电子课件（PPT），拷贝到管理部门存档。非项目类继续医学教育是指本单位和科室组织的培训，单位组织的非项目类培训，主讲人提前将电子课件（PPT）拷贝到管理部门，统一存档。各科室培训的电子课件，由科室统一管理，不必上交存档。2、继续医学教育档案在档案界属新兴事物。2005年继续医学教育刚刚兴起，2005-2008年为初始阶段，一切管理还处于萌动期；2009年-2010年为兴起阶段，各种管理，特别是档案管理已初具规模。2009年随着继续医学教育的发展，我院在非项目类继续医学教育项目管理上，做了大量尝试，并取得可喜成绩。医院组织题为“科主任、科副主任系列讲座”，固定时间、地点。各科主任、副主任必须参加，卫生技术人员每人参加次数必须在15次以上，并将此规定纳入院目标管理，制定相应的处罚措施。2009年非项目类讲座42场次，每场讲座人员两名，共82人参加讲座，占应参加讲座人员总数的108%（含9名新任副主任讲座），2009-2013年我院项目类电子PPT档案与非项目类电子PPT档案共存档592个。
二、激活电子档案的途径与方法
1、档案的存储与利用。档案管理的最终目的是服务性，把档案管好，把档案做活，让档案工作充满生机，我们追求了多年，但谈到档案管理，总是感到很枯燥，话题很沉重。怎样在网络信息时代，发挥档案作用，使档案效益最大化，成为问题关键。收集是前提，整理和保存是手段，提供利用是结果，因此，衡量一个档案部门工作成绩不仅要看资料是否收集齐全，整理是否系统，保管是否科学，更主要是看提供利用的空间，提供利用产生的效能，档案的存储利用是否促进了相关工作发展。
2、明确方向，找准切入点。继续医学教育电子档案是随继续医学教育产生的，最终应回归继续医学教育。如果档案管理井然有序，档案收集全面，存储量大，但束之高阁，多年已无人问津，档案失去了价值，档案管理便失去了意义。我院存储的电子档案包括，讲座PPT，病例讨论录像，电子录音，手术录像，病例分享，文献回顾，照片等。每年年底将全年电子档案按内外科、学科发展、急诊急救、专科诊治等分类，刻录光盘，独立成卷。
3、开发利用实体档案。将独立成卷的实体档案批量刻成光盘，下发各科室。医院每年与科室签订目标管理，其中一条要求：各科室每月业务学习两次以上，学习内容不限。从光盘下发科室后，我们惊奇地发现各科室在学习前，首先浏览光盘目录，从中选择所需内容学习，特别是外科系统，手术前术者把所能出现的问题、怎样处理，在光盘中寻找专家对问题的分析、解答。
三、开发利用实体电子档案对档案工作的深远影响
每周一次的院内固定培训，不能保证每名卫生技术人员都能参会，但PPT电子档案下到科室，保证每名卫生技术人员随时查阅。
PPT电子档案是专家教授把本学科及本科室学术进展、技术前景、发展趋势作详尽的介绍，并用大量病例、统计数字、视频作为佐证，将本学科的专业特色、工作重点、新开展的项目一一作出讲解，在学术界有较高的领先性、前沿性及实用性。主讲人还根据多年临床经验，对常见的疑难病、重症病进行系统归纳整理，展示临床上少见的病因、临床表现、辅助检查、实验室检查、术式种类、治疗上的优缺点、发展趋势做了详细的讲解，需要相关知识的卫生技术人员通过查阅电子档案，诊断上有了切入点，治疗上思路清晰，目的明确，对疾病的诊疗方式、方法，治疗效果做到心中有数。
（一）激活电子档案，调动卫生技术人员学习热情。电子档案下放各科室，在全院上下，促进了科室之间的沟通合作，被请教、被邀请会诊最多的都是课件做的最好，讲解最透彻、思路最清晰的讲座人，间接地促进讲座者大量浏览本学科、本领域的学术进展，发展趋势，收集大量病例、统计数字、视频，最大限度展示学术界领先性、前沿性、使用性。（二）激活电子档案增加电子档案存储量。由于卫生技术人员重视电子课件存储发放，避免了电子档案的漏存、缺失，使被动整理，存储电子档案，变成人人要求存储、发放电子档，使电子档案像滚雪球一样越滚越大。（三）激活电子档案促进继续医学教育工作开展。1.电子档案下发到科室也不是一帆风顺的，经历了冷漠观望到积极刻录、翻阅。在坚持中，卫生技术人员思想意识有了巨大改变，其表现为自觉参加各类学术活动，由原来的被迫学习，为学分学习，变成主动学习，我想学习。2.激活电子档案，科室之间了解增多，信任感增强，门诊量、住院数明显增加。3.激活电子档案，让档案管理者不再感到档案管理的沉重，激活电子档案管理，像一缕阳光给档案以重生的力量。4.激活电子档案后，卫生技术人员个人电子数据量急增，截止2013年平均每人参加学习的电子数据约为43-55项，其中项目类和非项目类MBOX自动收集的数据，平均为28项，手工录入到个人电子系统的数据量平均每人为21.3项。5.激活电子档案后，继续医学教育项目申报人数增多。激活档案前2006-2009年，申报项目共5项，其中国家级2项，省级项目3项。激活档案后2010-2014年，申报项目共63项，其中国家级14项，省级项目59项。6.激活电子档案，激发项目负责人的成就感。为增加项目负责人的荣誉感和责任感，更大范围调动各阶层人员的申报的积极性、主动性，我们将项目类电子档案以负责人为单位，同一项目所有外聘专家的PPT都附在项目负责人目录下，无形中扩大项目负责人的影响力与知名度，给项目负责人带来极大的成就感，激发再创辉煌的潜力。截止2013年12月，项目负责人，科主任、科副主任申报占90%-95%以上。在每月两次科室业务学习上，科主任会首先选择本科室的电子档案学习，从不同角度，不同侧重点对电子档案以补充、完善。2012-2013年，系统电子档案数据显示，各科室业务学习时，学习本学科电子档案的占科室业务学习的40%。
四、激活电子档案发展前景
激活电子档案后，活跃了医院学术氛围，提高了卫生技术人员的综合素质和求知欲，方向是对的，目的是明确的。我们将开阔视野，加大力度，找准档案存储、档案利用的切入点，挖掘电子档案的潜力，把潜力变成实力。拓宽电子档案的来源，增加电子档案的经济投入。
激活电子档案向纵深发展，充分利用现有科技，网络平台，实现查阅方便，管理规范，存储全面，确保电子档案内容完整，难易有度，普及知识和学科进展相结合。加大电子系统存储，满足卫生技术人员需求，将电子档案打造成为：卫生技术人员服务的精品，让继续医学教育电子档案在卫生界称为活水。