浅谈科技档案管理中的计算机应用
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摘要：随着社会的发展，对档案利用工作的要求越来越高，档案管理和利用必须做到快速、 全面而准确地进行，档案的现代化管理已经离不开计算机技术了。本文就计算机在设计单位的科技档案中较普遍的应用谈几点体会。
关键词：计算机应用；档案管理；现代化管理
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：
科技发展日新月异，发展最快、对人类社会影响最深的是计算机技术的发展与应用。同样，计算机技术在档案管理工作中发挥了全新的的改变，手工管理档案这种松散的管理模式已经跟不上社会发展和科学技术的需要，管理的弊端也越来越突出，计算机的广泛应用于档案领域，正好弥补了传统管理上的不足。
随着社会的发展，对档案利用工作的要求越来越高，档案管理和利用必须做到快速、 全面而准确地进行，档案的现代化管理已经离不开计算机技术了。档案管理应用计算机技术主要是档案整编、检索、统计及借阅等业务：1、用计算机编制档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库，然后按不同的要求，利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等；2、用计算机进行档案检索。按照档案著录项目中所标识的内容特征和形式特征，检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件；3、用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况，包括入库与出库数量、库存空间占有率，档案调阅、归还等进行登记与统计。
科技档案中的图纸管理
许多设计单位在工程完成后，形成的不仅有纸质的图纸资料，还有CAD图及相关的电子文档，通常没有统一的管理，给资料保管及再利用带来不便。经常碰到的图纸管理问题主要在以下几方面：手工式传统管理无法形成资源共享；多套制重复管理（两至三套）以致图物不一致；工程建设过程中图纸管理无法到位以致图纸归档不准确、不完整；蓝图和底图都保管，以致人力、物力、财力浪费。这些问题常常影响到对图纸的利用，直接影响企业的生产。
对于上述问题，国内已经有很多软件公司开发了图档管理系统，从技术上解决传统管理方法存在的问题，但随之而来的实际的问题是：基于数字化为基础的高技术手段，带来明显的高成本管理费用！只有在成本与现代技术应用中取得一个平衡点，了解到目前大多数设计单位的通用做法有：
1.一套适合本单位的图档管理系统
这是解决电子图档管理的基本条件。电子图档管理系统主要包括电子图纸采集归档、档案管理工作业务、ＷＥＢ查询等，工作模式可以是Ｃ／Ｓ（Client/Server即客户机和服务器）、Ｂ／Ｓ（Browser/Server即浏览器和服务器）或是混合结构，可以根据本单位的网络特点及使用费用来引进软件。
当前流行的电子图档管理系统基于网络化的协同设计思想，例如Bentley ProjectWise及国内理正软件设计研究院都有使用这方案的软件。
2.从工程可行性研究（工可）到竣工的一体化管理
按照工作流程（反映在图档管理系统中），从工可阶段，设计人员就进入计算机系统管理，每个项目都有档案部门的人员参与，保证了整个项目的档案完整性。利用图档管理系统，使得每个设计阶段的资料共享，保证进度的同步。即使野外工作也能通过网络终端做到远程设计与修改，并及时将更改通知和被修改图在系统中建立标识关系，以备编制竣工图时进行参考。这一阶段的工作，确保了图纸的完整性。竣工图阶段由档案部门会同工程管理等部门进行竣工图会审，只有通过会审合格的图纸才能提供竣工验收。
电子图纸移交归档一般有两种：一是利用协同设计的软件，每个阶段同步进行自动归档，电子图档自动存入档案部门的服务器；二是手工归档，需要结合单位的行政手段（或根据已有的ISO流程），每个环节完成确认后再进入下一环节，以确保图纸的准确性和纸质图纸及电子图纸的完整归档管理。
3.库存图纸的数字化
主要处理方法有：对库存图纸数字化前进行图纸鉴定，筛选有价值的图纸，数字化只是进行扫描处理，处理成与本单位使用的CAD相同或兼容的图形格式文件，有必要的可再进一步进行线性的数字化处理，光盘刻录存档，资料同时进入图档管理系统。
原始资料的管理
档案的基本属性决定了档案现代化管理仍然离不开纸质资料，纸质文件这种原始记录性一方面表现在档案的内容上，另一方面表现在档案的形式上（如当事人的亲笔手稿或领导者的亲笔签署），是电子文档不可替代的“原始特征”。目前的技术条件下，一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存（目前多采用“双轨制”,归档内容形成“两套制”，即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案）。
纸质文档的管理工作就是将这些原始的材料进行分类、组卷、拟卷标题、编页码、装订、编号、上架等。对原始资料的现代化、信息化管理，还需对其进行数字化处理，当前较普通的做法有两种：①纸质文件按照传统办法整理，条目索引录入档案管理系统（检索及查找仍使用计算机管理），即系统管理只体现到条目级；②对于条件许可的单位，纸质文档与扫描的电子文档同时进入计算机系统管理，技术人员使用时可根据权限进行相应的查看或打印等操作，直接简化了频繁使用纸质档案的问题。
备份存储电子文档
由于电子文件载体和信息技术的不稳定性，再是电子文件的易修改性，所以电子文件的备份存储显得极其重要，以确保数据的完整与安全。
1、介质存储。目前的存储载体有光盘、硬盘及U盘，可靠存储多采用光盘，因光盘具有存储可靠、携带方便及保存期长（光盘存储可达20年）的特点，存放时还是尽量使用光盘存储柜；磁介质载体使用防磁柜存放。
档案部门除了计算机硬盘备份外，还需定期存储介质的备份及转存，敏感数据需异地存放。
2、电子文档的利用。技术人员可根据权限直接在管理系统中利用电子文件，或是办理相关手续在档案部门查看或复制。
档案部门在计算机系统中标注电子文件的索引，还应在纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中注明相应的电子文件的编码及存址，同时，在电子文件归档目录“备注”项中注明相应的纸质文件的档号及存址，以便利用时参照互补。
结语
综上所述，办公自动化程度的不断提高和计算机在档案工作领域的广泛应用，档案管理从管理思想、管理方法、管理人才和管理手段等方面必须要紧跟时代的步伐，“采用先进技术，实现档案管理的现代化”是《档案法》与时俱进的新思想，尽管技术进步对信息环境的构建起着至关重要的作用，但是人仍然是决定的因素，档案工作人员素质的提高和电子环境下工作意识的培养是档案信息化的关键所在。
要实现档案管理现代化，必须有具备现代化管理水平的档案管理者。档案工作人员在现代化档案管理工作中，不仅要具备档案管理专业知识，还要懂得现代化科学管理档案的实质内涵和特点，使计算机技术更好地应用于档案管理工作中，让档案管理工作得到进一步的提升。