档案馆应急管理体系探讨

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《档案学通讯杂志》2015年第四期

档案是中华民族珍贵的不可再生的文化遗产，具有清晰确定的原始记录作用。档案资料一旦受到破坏或损毁，将会对我国珍贵的社会记忆产生无法弥补的损失，正是基于此，我国档案界对档案安全保护工作十分重视。当前，我国社会处于突发事件高发期，自然灾害频发，社会矛盾日益突出，使档案馆的档案安全保存工作面临巨大的风险和威胁。加强我国档案馆应对突发事件的应急管理工作，保护我国珍贵的档案资源免受各种突发事件的威胁，是当前我国档案事业持续发展的迫切需要。加强我国档案馆应急管理理论研究，从非常态视角出发，构建我国档案馆应急管理体系，是保护我国档案资源安全，推动我国档案事业持续健康发展的重要内容。

1档案馆应急管理研究基点

1.1档案馆应急管理对象的科学界定探讨档案馆的应急管理的前提是对档案馆应急管理的对象———突发事件加以科学界定。本文将突发事件界定为一切能威胁或破坏档案安全、档案馆工作人员安全和干扰档案馆工作秩序，具有突发性、紧迫性、危害性的事件。根据突发事件的发生原因不同，档案馆突发事件可以分为人为因素造成的档案馆突发事件与自然灾害因素造成的档案馆突发事件。根据事件发生的不确定性大小，可以把档案工作中各种事件分成两类，一类是常规事件，另一类则为突发事件。而在档案馆突发事件中，又根据不确定性的大小依次分为档案馆危机性突发事件（档案馆非常规突发事件）与档案馆常规性突发事件。

1.2档案馆应急管理创新理念档案馆的应急管理应该秉承全程应急管理、协同应急管理与智慧应急管理的创新理念。全程应急管理理念，是档案馆应急管理业务过程所秉承的理念，从纵向拉伸了档案馆应急管理业务流程的“链条”，将档案馆对突发事件的风险管理环节纳入应急管理业务流程中，真正实现“前端控制”。协同应急管理理念从横向扩充了档案馆应急管理涉及的范围，使档案馆系统内外的应急管理相关的人、财、物、信息等实现最优配置，从而使应急管理效果倍增。档案馆智慧应急管理，是全程应急管理和协同应急管理实现的手段和方法，从根本上解决全程管理、协同管理过程中对于资源获取、管理和协调方面的瓶颈问题。三种理念从三个不同维度优化了档案馆传统应急管理观念，三力合一，共同推进档案馆应急管理工作向前迈进。

2档案馆应急管理现状与困境分析

当前，我国档案馆应急管理环境面临“内忧外患”。复杂多变的社会环境，灾害频发多发的自然环境以及日新月异的信息技术与媒体环境等“外患”给档案安全保护带来诸多风险。与此同时，档案馆应急管理环境也存在诸多“内忧”。客体事件频发，严重威胁档案安全；档案馆应急管理主体应急管理能力有待提高，对各种可能破坏档案载体的有害气体不知晓、缺乏突发事件来临时的应急抢救技术、对已经初露端倪的危险源不能感知等等。根据对我国档案馆应急管理实践的调查与访谈，探究其内在原因发现，理论层面，档案馆突发事件应急管理理论支撑力度不够；制度层面———必要的顶层设计缺失；实践层面，档案部门应急管理工作受重视程度有待提高。

3档案馆应急管理体系框架构建

3.1框架构建的理论依据档案馆突发事件的发生发展规律及应急管理周期的变化规律是档案馆应急管理体系构建的理论依据。基于熵理论，档案馆作为开放系统，始终存在着自身熵增加与负熵的引入这样的相互矛盾运动，在不利环境影响下，系统熵值增大到系统无法承受，系统就进入混乱无序状态，从而突发事件全面爆发。档案馆采取应急管理措施，逐渐减少系统的熵值，档案馆系统从混乱无序再次变为井然有序状态，从而达到一个新的平衡。档案馆的突发事件从发生完全结束可以被看做一个完整的生命周期，其中每个阶段突发事件的表现形式、危害各不相同，笔者将其生命周期划分为潜伏期、爆发期、持续期和消退期，而对应于突发事件的生命周期，应急管理周期也对应于应急准备、应急响应、应急处置和应急恢复四个周期，可以明确各阶段的应急任务，为在档案馆应急管理实践工作中开展全程的减灾、备灾提供理论依据。

3.2框架内容应急管理体系是由管理维、技术维、资源保障维组成的三维模型。第一，管理维：“一案三制”的再度认识。刚性的档案馆应急管理体制、灵活的档案馆应急管理机制、健全的档案馆应急管理法制和完备的档案馆应急预案体系共同决定了管理维。第二，技术维：传统与现代的完美结合。档案馆作为保存社会原始记录的“重地”，更需要结合传统的档案安全保护技术与现代的高精尖的信息技术来保证档案馆从突发事件的预防，到突发事件来临时的应急抢救，再到修复还原等全程应急管理的实现。高新信息技术的不断应用，必然会给档案馆带来应急管理创新理念。因此，档案馆应急管理不仅需要“战略”提高，更需要“战术”支持，必须重视相关技术的研究与应用。第三，资源保障维：应急管理能力提高的强大支撑。档案馆的应急资源即人力资源、财政资源、物资资源以及信息资源，是提高档案馆应急管理能力的基本保障和强大支撑。档案馆应对突发事件应急管理能力的提升，最根本的是应急管理体制的深层次改变。首先，完善档案馆应急管理组织结构设计。加强顶层设计，建立“统”“分”有度、“实”“虚”结合的专业独立的档案馆应急管理机构；利用法规制度，明确界定档案馆应急管理机构职能与权力，从制度上保障实践中应急管理工作的高效运行。突发事件应急管理机制是“软件”，通过规范、翔实的工作流程与规范，体现应急管理相关法律制度与应急预案的思想，使档案馆应急管理职能与任务得以实现，使应急管理法制与体制“具体化、动态化与规范化”。预测预警机制、应急决策与抢救机制、信息传播机制、恢复重建机制与激励机制是影响我国档案馆应急管理运行的主要机制。应急管理法律法规是各种强制性的规范、程序，以及各项规定和指南，是应急管理机制和体制实现的保障，保障应急管理机制的有效、有序、有力运行。应急预案是档案馆应急管理纲领性文件，是档案馆应急管理工作的“龙头与抓手”，体现档案馆应急管理秉承原则和理念，档案馆多层次、全方位应急预案体系，为档案馆应急管理体系奠定了坚实的基础。

4基于“五力模型”的档案馆应急管理体系实现策略

从风险管理、知识管理、技术管理、文化管理、差异化管理等五个不同维度提升档案馆应急管理的五种能力———防范力、智慧力、硬实力、软实力与抗逆力，实现档案馆应急管理水平的阶跃式发展，从而达到保护我国珍贵档案资源安全的目标。基于“全程应急管理”理念，需要加强档案馆风险管理，从业务流程角度完善档案馆应急管理工作，提高应对突发事件的“防范力”；基于“协同应急管理”理念，档案馆应加强应急管理知识共享与应用，从资源管理角度提高应对突发事件的“智慧力”；而实现“智慧应急管理”理念，则必须从实现方式与手段角度探讨加强信息技术在档案馆应急管理中的应用，提高“硬实力”；鉴于作为组织的档案馆持续发展的需要，必须从组织文化角度，探讨提高应急管理“软实力”———文化力的途径；基于档案馆应急管理绩效的需求，必须考虑档案馆的应急管理差异化，从而以低成本高效率的提高档案馆的应对突发事件的“抗逆力”。五个途径共同推动档案馆应急管理体系的实现，即“五力模型”。

4.1重视应急风险管理———提升档案馆应急管理“防范力”首先，构建基于脆弱性评价的档案馆风险评估。档案馆的应急管理工作需要真正实现“源头治理”，加强档案馆常态安全工作的“风险管理”，设置档案馆突发事件发生的“安全栅”，阻止危险源向突发事件的转化。通过对档案馆的自然环境危险源、档案馆内生风险源、外生非自然风险源等风险源和“硬件”设备的物理脆弱性、管理脆弱性以及技术脆弱性等综合分析，从而得出档案馆每种风险源的风险值，根据数值顺序确定档案馆自身的各种风险等级顺序，从而利于档案馆对症下药，在有限的安全管理与应急管理经费条件下，合理制定预防规划和策略，优先控制与应对风险等级高的危险源，经济有效的防范档案馆突发事件的发生。

4.2开展应急知识管理———提升档案馆应急管理“智慧力”将知识管理应用到档案馆的应急管理工作中，是提高档案馆应急管理“智慧力”的重要手段。根据野中郁次郎的SECI模型，将档案馆应急管理知识分为常态显性应急知识、常态隐性知识与长非常态显性知识与非常态隐性知识。档案馆的应急知识管理是一个动态过程，是一个不断更新的过程。根据“K9知识链”体系，结合档案馆应对突发事件的应急管理流程，档案馆的应急知识管理也可以划分为9个环节。对档案馆的应急知识的管理是既与档案馆业务流程相融合，又非与业务流程环环对应，是既伴随档案馆的应急管理实践，而又凌驾于实践之上的管理过程，经过“PSCA闭环”，实现了应急知识的增值。档案馆基于知识管理的应急管理信息系统构建，有利于我国档案馆共享应急知识管理成果，协同提高应急管理水平。

4.3加强应急技术管理———提升档案馆应急管理“硬实力”首先，实现应急管理工作“端口前移”，必须加强档案馆突发事件防御技术的研究与应用。以尽早发现各种安全隐患，避免突发事件的发生。一方面，完善档案馆环境安全监控技术；一方面，加强档案馆数字信息容灾技术在档案馆的应用。其次，加强档案馆突发事件应急响应技术的研究与应用，包括模拟介质档案灾后应急抢救技术与数字档案及网络的应急恢复技术。最后，完善档案馆突发事件应急管理平台建设支撑技术也是新的技术环境下档案馆应急管理工作的重要内容，一方面，应用物联网技术助推档案馆应急管理智能化，同时云计算协助档案馆实现应急管理资源共享。

4.4做好应急文化管理———提升档案馆应急管理“软实力”在档案馆应急管理工作中，仅依赖完备的应急法律、制度，完备的应急预案与严格的应急管理程序，会使整个应急管理体系欠缺了弹性，利用文化的力量———“文化力”可作为应急管理制度与技术的重要补充。档案馆应急管理文化是档案馆防灾避险的安全文化的一个分支。档案馆应急文化培育是应急核心价值观念潜移默化的在档案馆工作人员中渗透，逐渐被接受以形成自觉文化的过程，需要自下而上的培育与自上而下的总体规划相结合，并真正成为组织文化的一部分。

4.5强化应急差异化管理———提升档案馆应急管理“抗逆力”我国自然灾害分布区域差异化显著，不同地区面临的自然、社会灾害不同，各个地区的档案馆应该根据各自所在区域的地理、气候特点，分级、分区域有重点的进行灾害的防御，“同中求异”，施行差异化管理是提高档案馆应急管理能力的重要思路，应真正实现应急管理研究差异化、应急管理资源准备差异化、档案馆应急管理能力评估差异化。差异化管理本质上是精致管理，不仅容易调动主体的积极性主动性，而且可以大幅缩减工作成本，提高管理效益，成就各个档案馆的共同价值。

5档案馆应急管理评价体系构建

档案馆突发事件应急管理体系的完整构建，除了上述章节所述基本内容外，还需要对所构建的体系进行评价，不断衡量与判断应急管理体系是否健康运转并对其持续加以改进，以利于档案馆应急管理体系的动态建设与完善。应急管理评价体系构建的内容笔者概括为3W1H，即Why———评估的目的；What———评估的对象；Who———由谁来评；How———如何评估。在档案馆实践中，应根据实际情况进行内部评价与外部评价相结合。内部评价一般由各级档案馆的应急管理工作的主管部门负责，档案馆主管领导应为第一责任人，统一负责安排档案馆的内部评价。档案馆的应急管理外部评价工作，应由国家档案行政部门统一组织实施。档案馆突发事件应急预案是应急管理体系的重要内容之一，关乎档案馆的突发事件应急准备、响应与恢复整个应急管理流程的成败，笔者以档案馆突发事件应急预案的评价为例，构建了应急预案实施前、实施后的评价指标体系。进而，以所构建的档案馆应急管理体系为依据，系统完整构建了评价档案馆应急管理能力的指标体系，为档案馆部署应急管理工作提供理论依据，以提高我国档案馆应急管理整体水平。我国档案馆突发事件应急管理体系的构建，推动档案管理者从常态到非常态，做好各种突发事件的应对，从而实现各种不利环境中的档案安全保护，使不可再生的珍贵档案资源受到最大限度的保护，这是功在当代，利在千秋的大事。同时，我国档案馆应急管理体系的建设，是一项复杂的系统工程，其在档案馆应急管理实践中的实现还需假以时日，经过一段很长时间的较为艰苦的适应与协调。笔者仅抛砖引玉，希望更多的档案学者继续深入研究，形成独具我国档案特色的应急管理理论。

作者：张艳欣 单位：河北大学管理学院