新形势下档案管理工作创新机制探讨

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一、档案管理创新含义及意义

档案管理创新，顾名思义就是根据市场和社会需求变化而随之变化，改变管理模式、优化人员结构、引进现代化技术、丰富档案相关知识，最大程度地满足广大用户对档案需求，最大限度地获取经济利益和社会利益的变化过程。这不仅是档案管理创新的动态过程，也是现代化社会信息资源创新的过程，档案管理工作的创新，就是社会信息化覆盖档案领域的过程。

在新形势下，档案管理创新具有重要意义。首先，档案管理创新顺应时展潮流。随着现代化社会不断发展，档案工作愈加受到有关部门重视，成为新时期发展工作主要构成部分之一，与各项工作共同构成共存关系网。随着形势的发展，传统档案管理模式已不符合时展需要，创新档案管理工作成为新形势下我国发展工作不可或缺的一部分。其次，档案资源建设离不开档案管理创新。在日新月异的时代变化下，馆藏稀少、资源短缺已成为我国档案工作发展瓶颈，因此，构建多层次、多样化档案资源结构、丰富馆藏任务迫在眉睫。而通过创新档案管理，可以从源头上改善我国档案资源建设现状，从而更好地为我国发展工作发挥更大作用。

二、新形势下档案管理工作存在的问题

近年来，档案管理工作创新被提上日程。然而，与社会信息化发展速度相比，我国档案管理水平还远远跟不上其发展步伐，目前档案管理工作主要存在以下问题：

1.档案管理理念保守，缺乏大局意识

档案管理理念保守、陈旧，是制约当今档案管理工作发展的要素。在高等院校，相关部分领导对档案管理工作缺乏远见，档案管理工作一直处于教学改革低谷；而在企业，制度改革往往是其工作重中之重，相关领导非常重视，而档案管理工作改革往往是被弃之一旁。这就为档案管理工作发展增加了难度，其科学化和规范化得不到有效保证。而这种现象的产生，最重要的影响因素就是对档案管理工作大局意识的缺乏。相关档案部门领导只注重眼前经济利益，看不到档案工作长远的研究价值，放慢档案管理工作创新、变革步伐，从而导致了“重藏轻用”现象普遍出现，档案本身价值和利用价值得不到很好地体现，档案管理工作发展受阻。

2.档案硬件环境设施尚未齐全，管理体制不完善

从我国目前的档案管理工作发展现状分析，档案硬件环境设施尚未齐全。有些高校或者企业甚至没有专门的档案室，各部门档案室规格不一，“六防”设备不完善或者不具备，档案霉变、虫蛀等现象普遍存在。与此同时，在查阅、检索程序方面，传统手工检索所占比重很大，虽然各部门都拓宽检索工具开发渠道，在编制检索方面又导致了“求多不取精”现象产生，检索程序严重影响档案服务进度，制约档案信息化建设发展进程。

3.档案管理人员素质与档案工作要求不适应

档案管理工作要创新，掌握档案专业技能的复合型人才必不可少。但从目前我国档案工作发展现状来看，档案管理专业人才匮乏，这就直接导致了现代化先进技术无法在档案管理中发挥应有作用。现代化社会的发展，对人才培养提出更高要求：档案管理人员不仅要熟悉、掌握档案专业知识，而且要跨领域学习其他行业知识，学会将两者融会贯通。与此同时，随着现代化先进技术引进，档案服务途径的数字化和网络化普及程度越来越高，电子形式和纸质版形式两者共存，这就要求档案管理人员必须要熟悉现代化技术操作，能够快速、便捷查询用户所需的档案信息，从而提高档案利用率。

4.以人工服务为主，管理方式单一

从档案现状来看，目前档案部门的档案管理对象主要是声像档案、纸质档案和电子档案，其主要管理方式还是以手工操作为主，档案整理、查阅、检索、归档等还是以人工服务为主，浪费了大量人力物力，也无法满足用户随时随地对档案信息的强烈需求。这不仅严重阻碍了档案管理工作创新发展，而且与现代化社会发展潮流相违背，必然被社会所淘汰。

三、新形势下档案管理工作机制创新对策

改变我国档案管理工作现状，提高档案利用效率，从而进一步实现档案管理的科学化、实用化和规范化，任重而道远。因此，新形势下档案管理工作创新可以借鉴以下对策：

1. 创新档案管理理念，树立全局意识

科学的档案管理理念主要包括以下方面：第一，树立全局意识，顺应时展潮流，根据社会需求，充分利用档案资源，最大限度地发挥档案本身价值和作用。第二，解放思想。加强档案信息交流与沟通，不仅可以实现资源共享，改变封闭型的文化氛围，还可以扩大档案管理工作影响力。第三，在企业档案工作方面，要正确对待企业既竞争又合作的双重关系。在企业内部采取自我营销机制，积极宣传和强化档案管理工作要求，对外则主动借鉴对方现代化、科学管理机制，加强企业间互动，实现良性竞争。

2.创新管理模式，建立健全档案管理体制

要创新档案管理制度，档案管理制度规范化是其必要前提。根据档案法提出的“依法治档”的要求，最大程度地拓展档案管理的辐射面和覆盖面，健全和创新档案管理制度，借鉴现代化、科学的管理体制，号召广大档案人员共同参与到档案管理制度创新当中。规范、科学化的档案管理体制要囊括以下三方面：一是以精干、高效原则优化档案管理机构人员配置，让档案人员各司其职，各尽其能；二是加大培养高素质档案管理人员力度，加大资金投入，为档案人员提供一个优良培训基地，强化其专业知识技能和现代化意识；三是完善档案管理流程，明确责、权、利三者关系，以统一管理与分级管理相结合为原则设置组织机构，改变档案部门全部为档案资料现状，转变为集档案资料、社会信息、情报于一身的复合型档案管理组织。以科学、系统的档案管理制度应对新形势下我国发展工作的制度需求，从而更好地实现档案管理工作科学化和规范化，促进档案事业发展。

3.创新档案队伍培养模式，提高档案人员专业水平

促进档案管理工作现代化发展，必须要以培养现代化高素质人才为支撑。因此，我国档案管理工作机制创新，必须要建设一支综合素质高、专业知识水平高、专业技能过硬的档案管理专业队伍。高素质的档案管理人才必须要熟悉和掌握电子计算机和数字通信等先进技术，具备档案专业知识技能。因此，档案部门领导要重视高素质档案管理人才培养，加大资金投入力度，建立健全高素质人才培训基地，多形式、多渠道对相关人员定期进行技能培训，强化档案管理人员的科学管理理念，提升档案管理人员工作能力。另外，要积极争取从国外引进先进的现代化技术设备和科学的档案管理制度，借鉴外国现代文化，加快我国档案工作者掌握现代科学技术步伐。

4.创新服务手段，提高档案利用率

新形势下，档案管理工作创新服务手段，首先要顺应数字化和网络化发展，借助网络技术手段设置一个专门的档案馆网页，拓展档案部门的局域网，与其他部门的网站相联系，最大限度地收集和共享网络信息资源，实现档案自动化查阅和检索，进而建设电子数据管理中心，实现数字化管理。档案形式由纸质档案转变为以电子形式为主，不仅扩宽了档案服务覆盖面，而且节约人力、物力。此外，利用网络特性，开放在线服务平台，更快速、便捷地满足用户的需求，解决用户难题，不仅扩大了档案服务涵盖面，而且扩大了档案管理工作影响力。在信息化社会背景下，广大用户更注重档案服务时效性，创新档案服务手段，既符合时展潮流，也符合档案管理工作创新要求。

在经济全球化背景下，我国档案管理工作面临着机遇和挑战。只有顺应时展潮流，坚持不断创新，深入探讨我国档案管理工作机制创新，才能够在时代竞争潮流中保持自身发展和不断进步，从而推动我国档案事业发展。

（作者单位：山东省医药工业设计院）