大数据时代电子档案与传统档案的发展与互补

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[摘 要]网络时代的到来，让各行各业的发展都与电子信息紧密相连。电子档案管理也在信息化时代中得到了广泛应用，并且具有广泛的发展空间。随着科技的高速发展，人们使用电子档案的几率越来越高，如何使电子档案和传统档案在发展中进行共性互补，需要在今后的工作中进一步的完善。

[关键词]档案、发展，电子时代

中图分类号：G270.7 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）09-0334-01

引言

大数据时代的到来，对国家经济发展、信息发展、企业规模化管理，普通人生活都带来巨大的改变，以及全球文化经济发展都与其关联密切，这种发展让档案管理工作面临巨大的改变。尤其是电子档案的发展，不断冲击着传统档案管理模式，同时，传统档案又弥补了电子档案管理中的不足之处，因此，只有将传统档案与电子档案的管理进行有效的互补，才能让二者的优势得以发挥。

一、传统档案与电子档案的差异

（一）传统档案与电子档案共同点

电子档案与传统档案的共同点主要表现在：第一，电子档案和传统档案是以实体形式存在；第二，电子档案和传统档案都是对当时社会中出现的事件变化，以及个人信息进行真实记录；第三，电子档案和传统档案记录的信息和事件主体紧密相连。两种档案在管理工作过程中彼此取长补短，通过创新共同发展。同时，在发展过程中，电子档案将传统档案的作用进一步完善，为档案工作的顺利进行，及真实的记录社会发展，为客户提供更便捷的服务，创造更多的有力条件。

（二）传统档案与电子档案不同点

传统档案与电子档案不同点主要表现在：第一，电子档案的储存容量比较大，并且占据的空间比较小，传统的档案管理恰恰和电子档案管理相反，传统的纸质档案管理不但信息储存容量小，而且占据的空间大；第二，电子档案不仅能把大量的文字进行保存，还可以把一些图像或者语音进行保存，图像和语音的保存形式，是传统的纸质档案管理模式无法胜任的；第三，电子档案的查找方式，运用起来快捷，方便，只要输入个人信息，便可以完成查找，提高了档案管理人员的工作效率。而传统纸质档案在查找资料时，要根据客户的需要，去查找原有的记录，再根据记录，档案管理员再去档案管理室去查找客户需要的档案方式比较繁琐，既浪费时间，又浪费人力。

二、传统档案与电子档案的发展与互补

（一）电子档案的发展与管理优势

随着电子信息的快速发展，电子档案的使用率越来越高。由于电子档案的发展弥补了传统档案工作中的一些缺陷。如医院的电子病历建立，弥补纸质病历无法把一些图像进行记录的缺陷，而且医生只要输入患者名字，就可以找到患者病历，上一次检查结果或就诊治理的内容就会出现，两次检查结果对比，可以让医生及时准确的做出判断，即为患者节约了时间，也提高了医生的工作效率，医院电子档案的实施，让管理优势得以体现。

（二）专业人才的培养

传统档案和电子档案的管理，都需要专业技术人才。只是传统档案管理对工作人员的要求，滞留在原始意识下，工作人员只要具有对工作认真负责的态度，能把复杂的档案根据不同的内容进行分类整理，并把档案标上编码，做好记录，便于今后查找，就能胜任此项工作。这种工作方式，已经不适合电子档案管理的用人标准，电子档案管理工作者不仅对工作要认真负责，还要具有专业的电子操作技能。因此，在大数据发展过程中，档案管理要想跟上时展，就必须适应现代新形势的档案管理方式，引进专业的管理人才和技术人才，对现有工作人员进行培训，让他们及时掌握新的信息技术，只有提高管理人员的专业技术水平，档案管理工作的发展才会更上一层楼。

（三）传统档案与电子档案的互补性

传统档案和电子档案的管理差异虽然很大，但是两者之间存在一定的互补性，电子档案的发展来源于传统纸质档案，电子档案建立初期，离不开传统档案的扶持与帮助。档案信息的资料来源于真实的事件，或者个人简历的记载。这些档案在创建初期，都是以纸质档案的形式记录，通过工作人员的整理、归类后，输入电子档案，电子档案为日后使用提供了方便。虽然这些信息已经存入电子档案，传统档案仍然要把原始资料进行保存，为电子档案出现问题时提供一定依据。同时，电子档案也可以根据客户需求打印成纸质档案来使用。由此可见，传统档案与电子档案两者之间的互补，为进一步完善档案工作的，做出贡献。

结束语

电子档案是通过现代化信息技术的发展而新兴的一种管理模式。随着网络电子信息技术的普及，电子档案的发展也越来越引起档案管理单位的关注。为了更好的服务于社会，电子档案和传统纸质档案要在发展中进行共性互补，弥补彼此的不足。

参考文献

[1] 于晓萍.大数据时代下档案管理的应对策略研究.兰台世界.2014（S5）

[2] 田永丽.论电子档案与纸质档案的整合管理.才智.2015（19）

[3] 李金子.刍议传统档案与电子档案在实际工作中如何互补.经营管理者.2015（28）