为何要外包?为何是现在?

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在当今充满不确定性因素的商业环境下，高管们和各种组织机构都需要更为雄厚的经济实力、更强的适应能力及更高的效率，才能够应对瞬息万变的市场行情。经济学人智库调查发现，近 90% 的高管们相信，组织敏捷性对于企业成功至关重要，但是逾四分之一的调查对象认为，他（她）们在竞争中处于劣势地位，就是由于没能敏捷迅速地适应市场变化。

为了能够适应变化，组织机构需要解放资源，并随时对瞬息万变的市场状况作出更为积极灵敏的反应。这样做的公司更有可能提升效率和运营实力，并在经济颓势中绝地反击。

外包提供了正确应对多变商业环境的灵活性，是组织机构将敏捷性引入到其运营当中的一种方法（无论是经济进入复苏时期、衰退时期还是真正处于稳定期）。当组织机构把其他任务交付于更专业的供应商时，就能够更专注于核心业务。麦肯锡咨询公司(McKinsey & Company) 等机构认为，外包可以提升高达50%的业务流程水平。

所以问题在于，如果某组织机构尚未外包其业务流程，原因是什么及为何不选择现在就外包？有关外包的争论很激烈，而成功的外包依赖于三大关键因素的最大化：资源、人员和流程。

资源——最大化现金流

组织机构利用外包能够削减非战略性职能部门和规模经营的规模，从而满足瞬息万变的业务需求。这样最终会提高总利润，并增加现金流。这有利于企业进行投资，从而更好地对自身进行定位，以便在当前的经济困境中生存下来，而且当经济状况转化为对其有利时，跻身业界翘楚的行列。

据ADP公司的白皮书《欧洲的薪酬外包服务》(Payroll Outsourcing in Europe) 估计，整个欧洲的人力资源年度平均成本为：每位全职员工1500欧元，其中薪酬工作成本为200欧元，人事管理成本为250欧元。ADP在法国进行的一项深入研究表明，处理其内部系统薪酬工作的公司相信，每月工资单的成本为17欧元，而每月工资单的实际成本却为37欧元。也就是说，每位员工每年的不可预见成本为200欧元。对于需要利用现金开展更多战略活动的公司来说，类似的隐性成本可能会具有很大挑战性。因此，难怪欧洲20%的薪酬工作已经外包，而且这一数字还在逐年上升。

SaaS（软件即服务）和基于云的外包平台为组织机构提供了成本更低的备选项，并给予其将人力资源固定成本转化为更灵活的可变成本的机会。这样可在腾出运营现金的同时，还能够随企业的发展一起壮大规模。借助SaaS，组织机构能够利用一流的技术，并避免用于实施和管理其自身内部系统的资本支出，从而使现金流实现最大化。规模更大的外包服务提供商能够利用规模经济来提供尖端的技术解决方案，而这些技术解决方案对于很多组织机构（尤其是中小型企业）而言很可能是难以企及的。

此外，外包还有助于消除成本高昂的非战略性重复活动。对于传统上每个分部均拥有自己人力资源团队的多分部组织机构（提供与所有其他团队完全相同的服务、所需要的经费相同）来说，这是一个常见的优势。当单个外部合作伙伴将服务集中交付到组织机构的每个部分时，此类重复活动就是多余的了。

人员——最大化生产力

即便是在当前经济危机爆发之前，人力资源的专业人士就显然需要承担更具战略意义的角色，并与业务经理密切协作来实现增值。然而，很多人却继续在其他的任务上花费大量工作时间，而这些任务本可以移交给外部提供商并轻松实现自动化。无论就业率如何，公司逐渐认识到，它们需要关注一流人才的保持，因为如果不这么做，会损失惨重，并会对员工的生产力带来负面影响。

根据ADP一项名为“人力资源外包新定义：“劳动力管理选项”的调研显示，中等规模公司的人力资源团队会将其几乎一半的时间 (45%) 花费在以下几项活动上：与薪酬相关的活动 (18%)、人力资源管理 (14%)及福利管理 (13%)。那些将大把时间花费在行政管理任务上的人力资源团队，很显然在引领其组织机构向前发展方面是不会担当起战略性角色的，他们需要将精力集中在那些帮助组织机构实现其核心业务目标的活动上。

在早期阶段，外包被视为会对员工的敬业程度产生某种潜在的负面影响。现在，外包已被更多人所了解，实际上也在产生正面的影响。当员工从其角色行政负担中解放出来的时候，就能够在那些知识专业型的工作中充分施展技能和经验。他们会更加敬业，效率更高，且更加愿意效力于组织机构。Gallup（盖洛普咨询公司）是一家以调研为基础的绩效管理咨询公司，该公司通过广泛的调研工作，揭示了员工的敬业程度是如何影响业务成果的。结果发现，那些最具敬业精神的工作场所中，其中27%的工作场所可能赢得更高的利润率，50%员工流动率更可能降低，而38%的工作场所的生产效率更可能高于平均水平。人力资本管理 (HCM intelligence) 出版商PWC Saratoga的调研表明，一家公司每10名专业员工离职，则其平均损失可达100万美元。涣散的员工会离开组织机构，甚至可能更糟的是，他们终日无所事事，进而将负面的情绪传播到周围所有人身上。

流程——标准化与合规性

那些拥有强大而完善内部流程的公司，会更加灵活，并更易于抓住竞争机遇。当前的市场形势，既会带来机遇，也会带给公司压力，迫使其进行商务模式的转型。

有些公司迫于经济形势需要在短期内做出及时调整，而通常他们的选择是裁减或调遣负责招聘的人员。这样可能会对员工的敬业程度和工作效率产生巨大的影响，并将公司置于更大的风险之中。那些没有恰当的流程来为自身提供支持的公司，会丧失创建这些流程所需的珍贵资源，且不一定会正确创建这些流程。

有些公司即使不是跨国公司（从而在人力资源专业知识方面呈现出明显的知识缺口），也开始放眼全球保持竞争力。那些善于抓住机遇、更注重精益管理、更加关注其核心业务活动的公司，不仅能够安然度过大风大浪，而且会拥有更富成效、更加积极敬业的工作团队，相较于竞争对手，这样的公司会更快地利用经济复苏而实现腾飞。

与外部提供商进行合作，会自然而然地接触到那些自动化流程和更高水平的专业知识和技能，而这往往是组织机构所不具有的，或者是仅在其组织内部使用的。同样，作为外包的一个方面，对中小型企业来说尤其具有吸引力。尽管某些公司在只是偶尔开展的人力资源活动中缺乏知识和技能，但对于外包公司来说，这些知识和技能正是其核心竞争力的体现。

(本文由ADP公司特供本刊)