独家原创:关于文书立卷改革的浅思
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[摘要]2001年1月1日起中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》正式施行。《规则》中明确提出了文书立卷改革的中心内容是将以“卷”为保管单位,改为以“件”为保管单位这就从根本上改变了传统的立卷方法。以“件”代“卷”是利大于弊还是弊大于利,许多档案学者都对这一问题进行了深刻而有益的探讨。本文通过两种立卷方法的比较及其对两种立卷方法的不同观点的论述,提出了自己的看法,供大家参考。
关键字立卷改革立卷方法
文书,既是传递信息,完成职能工作的一种办事工具,又是机关工作活动的真实记录。传统的文书立卷方法，以及人工检索，这种方法在长期的档案馆理工作中发挥了重要作用。传统做法是“立卷”，即以案卷作为文书档案的基本保管单位，先后还形成了以“案卷”为基础的档案工作法规标准体系以及一整套的理论，并在全国范围内加以普及和推广。应当说“立卷”(以案卷为基本保管单位)在我国档案工作中占有极其重要的地位。近年来，随着各单位办公自动化程度的提高，传统的立卷归档工作越来越不适应网络时代的要求，广大档案人员对归档文件整理方法进行改革的呼声也越来越强烈。2001年1月1日起中华人民共和国档案行业标准〈归档文件整理规则〉正式施行。〈规则〉中明确提出丁文书立卷改革的中心内容是将以“卷”为保管单位,改为以“件”为保管单位这就从根本变了传统的立卷方法。以“件”代“卷”是利大于弊还是弊大于利，许多档案学者都对这一问题进行了深刻而有益的探讨。下面笔者将就两种立卷方法作一比较。
(一)传统立卷方法
传统的文书立卷的程序是：运用文件的六个特征，把本单位形成的全部文件进行区分和初步组合，然后检查、调整卷内文件，拟写案卷题名，排列卷内文件和编号，填写卷内文件目录，备考表和案卷封面，装订案卷。全部案卷整理完毕后,再按照保管期限——年度——组织机构(问题)的方法进行案卷排列并编制案卷目录。
优点：
1、便于管理，不易散失。将文件材料装订起来，不易被利用者拆卷或随意抽取，即使是反复利用，也不会散失，安全性较好。
2、在手工检索下，便于连锁查找。由于传统方法在立卷时采用“以问题为主”，所以查找一份文件时往往能将该年度的同一类问题的所有文件都查到，这样，在对事情发生的具，体时间，详细内容都记不清的情况下，能够提高手工检索的查全率和查准率。
缺点：
1、人为因素过多。一是易造成立卷思想的不一致。传统的立卷方法是以“六个特征”为基础的，案卷能否合理兼顾特征间的关系并保持文件间的有机联系，立卷人的业务水平高低成为决定因素。二是易产生杂卷。不同立卷人会有不同的组卷效果，同一人在不同时间，对同类文件也会有不同的组卷结果。三是案卷标题拟写复杂。在案卷的标题拟写过程中，同一案卷不同人所拟写的标题会不同，而同一人在不同时间，随着业务水平的提高，考虑方法也会不一致。上述缺陷虽然可通过业务培训加以改进，但人为差异不可避免，其后果势必造成利用效率的低下。
2、手工劳动量大，工作效率过低。传统的文书立卷管理需要经过相关文件的归并、装订、拟题、审卷等多道工序，使许多部门的文书人员和档案人员疲于读文件及费时费力的繁琐劳动。文件从办理、结束到入库上架，工作效率过低，周期过长。
3、利用不方便。一卷档案中有若干份文件，利用者在借阅一份文件时得整卷借出，利用者可以看到该卷中其它所有文件，既不便于携带，也不利于安全保密，由于装订太厚或装订压字等原因影响阅读与复制效果。再由于是整卷提供利用，也会导致对不必要的档案的无端损耗和泄密。
（二）改革后的立卷方法
改革后的具体做法是：将归档文件以件为单位进行装订,按文件形成的时间顺序立卷、排列、编号、编目、装盒、填写档案盒封面、盒脊及备考表等项目。文件级管理模式与传统立卷模式相比，主要有以下几方面的变化：1．取消案卷，实行文件级管理；2．分类方法固定为年度，保管期限、机构（问题）三种，允许进行不同组合；3．装订以“件”为单位；4．增设归档章；5．文件不编页号；6．简化档案盒填写。其中最根本的改变只有一点，就是管理单位的不同，传统上以“卷”为单位，改革后以“件”为单位。这就涉及到具体的两个工作环节：“件”的界定和装订。“件”的界定是关键，它是文书立卷改革的核心；装订对档案保管和利用有着很大的影响。
优点：
1.立卷方法简单、易学、易用。取消案卷的概念,就取消了立卷过程中的分类、组合等人为因素,文件以收发文时间、文号、责任者等标识为唯一排列依据,从而使档案整理工作明显得到简化。
2.取消了卷皮、卷背、卷内目录,大大地节省了空间,以“件”为单位装袋、装盒存放,有利于鉴定和保密。
3.提高了档案检索利用的效果。便于利用、便于插卷、便于保密，便于缩散、复印、扫描：减少了著录数据量，减少文件在利用中的间接磨损；避免因人为因素所造成的查询困难，提高查全率、查准率。
4.使用计算机档案管理软件,可实现文书处理和档案的一体化管理,一次录入,多次输出,实现了档案管理现代化。
5.使用统一的档案管理软件,方便了档案行政管理部门的业务指导,提高了业务指导工作的档次和水平,使档案管理水平得到提高。
6.立卷改革后,使用计算机录入和检索,不仅提高了工作的效率,而且提高了检索的质量,保证了文件的查准率、查全率,计算机可以智能地分类、排序,满足利用者所需要的各种文件,既可查到单份文件,也可查到成套性的文件。
缺点：
文书立卷改革工作是档案管理由手工操作向档案管理现代化迈进的重要一步,是档案人苦苦追求并为之奋斗的目标。目前,尚存在一些问题,主要表现在:
1.资金不足。实现文书立卷改革,重要的是将案卷级改为文件级管理,与之相适应的是必须配备能够满足工作需要的计算机及档案管理软件、打印机、扫描仪等现代化设备和管理系统,这些需要一定的资金,有些单位由于资金不足,尚不能用计算机来管理,只能停留在手工管理阶段。
2.立卷改革后,如果不能实现计算机管理,只停留在手工整理阶段,会给检索带来极大的不便,无法满足利用者的需求。
3.领导者的思维方式需要改变。立卷改革是档案工作向现代化的迈进,是自我发展的必然结果,但有些领导却认为档案工作不是一个单位的主要工作,应付着干就行。这种思维方式是与现代化的发展不相适应的,必须加以改变。
4.立卷改革对人员的要求。案卷级管理时,大多是靠手工整理、手工管理。而文件级管理主要是借助于计算机来处理和管理,档案人员如果只停留在过去那种整理和管理方式上,已经远远满足不了改革的需要。这就要求档案人员不但具有手工整理的能力,还要具有使用计算机的能力,二者结合才能实现立卷改革。
但是，对于“取消立卷”的改革取向及有关的标准和措施，有许多学者和实际工作者都提出了不同的看法和意见。其中主要的意见有：它“忽略了文件的形成规律和特点，违背了档案整理工作原则”，“经过区分全宗之后，若只区分一下年度，不结合其他方法进行细分，这个年度的文件材料还是杂乱无章，无法揭示文件之间的内在联系，也难以构成一个有机体系”，“将同一案件、事件、人物、会议……形成的文件分散在不同的位置，割断了文件之间的相互联系，看不出事物的发展过程”，“发文只要形成一件就归档一件，收文一经登记就归档。这种完全不考虑文件的办理过程，以及对一个年度形成的所有文件材料都归档的做法是不正确的”；取消立卷的做法也夸大了计算机的作用，而“立卷可以较好保持文件之间这种微观层次的联系（历史联系），清楚地显示出该活动过程的历史面貌。在档案管理中保持这种历史联系，对于提供利用和确保档案的情报价值，尤其是凭证价值是极为重要的”。立卷可以有效地保持文件之间的微观性的历史联系，而这种历史联系又为日后的科学与历史研究者顺利找到相关的研究信息线索提供了基本的保障。它可以有效地减少利用者利用档案过程中的盲目性和检索提问的主观性，从而有效地提高检索效率。
但是取消案卷，以“件”为单位进行管理，并不意味是杂乱的单份文件的随意装盒排列，而是指在公文处理完毕后对归档文件不再立案卷，不再以案卷为基本保管单位，改为以“件”为单位进行整理装订，但是单份文件之间整理仍然应依照传统的“遵循文件的自然形成规律，保持文件的历史联系，区分价值，便于保管和利用”的基本原则。因为只有这样才能有利于目录检索和实体存取工作。在计算机检索条件下，如果归档文件随意排列，也可以做到“查准”，但进行族性检索时的“查全”则难以保证，漏检会增多。同时，随意的存放，会使相关文件分散在不同档案盒中，必然会增加调卷和归位的工作量。因此说，以按“件”保管为核心的文书立卷改革，并不能丢弃“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系”这一整理原则，按“件”管理也应很好地保持文件之间的历史联系，这样才便于反映工作活动的历史面貌，充分体现文件的价值尤其是凭证价值以及档案文件的完整性、真实性，并能符合人们查找和利用档案的习惯。
总之，以件为单位进行文书立卷,是对传统立卷方法的重大变革,这种变革是以计算机技术在档案管理中的应用为前提和基础的,因此在当前的文书立卷改革中,我们不能一刀切,而应从每个单位的实际情况出发,有步骤地稳步推广。目前,档案部门应用计算机管理档案显然取得了一定成绩,但是计算机管理档案软件的开发应用还跟不上实际工作的需要,研究和推广通用性、兼容性较好的档案管理软件是十分必要,也是十分迫切。面对改革我们既应坚持行之有效的管理思路和方法,更要勇于开拓,积极创新,选用最先进、最科学、最高效、最经济的科技手段,达到管好,用好档案的目的。
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