公路养护工程档案管理探析

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摘 要：近年来，公路养护工程的档案管理一直没有系统地进行，如何有效地进行档案管理，文章结合公路养护工程的实际情况，以中华人民共和国档案法为依据，安徽省档案条例为准绳，结合交通部公路工程相关文件的精神，从规范施工前后的资料整理工作，为养护档案管理工作者提供借鉴。

关键词：公路养护 档案管理 借鉴

原来的公路养护工程建设只注重实体工程的建设，资料极其简单，施工企业注重效益，多数形成与保存只是计量与支付资料。九十年代后期，监理制度的引入，以及对后期工程建设的需要，公路工程建设完成后，形成的一整套工程资料，为后期公路工程档案管理提供了雏形。随着工程建设的发展，各建设、监理、施工、设计单位提高了对档案管理的认识，也使得档案越来越齐全与规范。但由于资料没有系统的统一，资料整理方面逐渐形成了各式各样的版本，给档案管理带来了巨大的困难。特别一些关键资料的遗失，不能为后期工程养护建设提供可靠的参考依据。如何规范化管理档案，成了目前迫切解决的问题。

1.公路养护项目档案立卷的内容

档案立卷内容应该涉及建设单位、施工单位和监理单位，其中前期立项、审批、招投标、项目管理等材料单独立卷，项目设计变更等资料单独立卷，项目施工资料单独立卷，项目监理资料单独立卷。

2.公路养护项目档案管理的依据

公路养护项目档案资料严格按照国家《档案法》等法律法规和交通部关于工程档案管理方面的文件要求及国家档案局、发改委印发的《重大建设项目档案验收办法》的规范要求整理、归档。档案归档率必须100%，完整率必须100%，准确率必须100%。

3.工程养护项目档案工作要素

3.1领导重视，做好地“三纳入”工作

为加强对本项目档案的形成、积累和归档管理工作，确保档案的完整、准确和系统，某公路分局成立了项目档案目标管理工作领导小组，组长由分局局长担任，并将项目档案的材料的形成、积累、归档管理工作纳入其工作职责范围。某分局在年度工作目标计划里明确了项目档案归档工作的工作计划，目标任务及质量要求，在将其纳入年度工作目标计划的同时，某分局将项目档案工作纳入管理部门的工作职责。

3.2重质量建设、管理做到“四同步”

为规范公路养护工程竣工文件的立卷、归档工作，保证公路工程专业档案质量，在管理中实行业主负责制，力求做到“四同步”：一是指挥部作为该项目的建设管理单位，严格实行合同管理，在建设项目发包给承包方同时及时与施工单位签订了相关合同，并根据《公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《安徽省档案条例》等规范要求，在合同中明确了公路工程竣工文件材料的形成及整理的组卷要求。二是在布置工作任务的同时提出建档要求，将档案工作纳入工程管理程序。三是检查项目建设工作的同时同步检查档案工作归档资料齐全、完整和保管安全，达到归档工作与工程进度同步。四是单个项目验收与档案工作验收、移交同步。

3.3规范管理，加强监督、指导

3.3.1局工程科、档案室按交通部有关“公路工程项目档案工作规范标准”布置、规范建档工作。从工程开工建设时起，有针对性地召开施工单位、监理单位工程技术交底会，通过会议形成规范，明确本合同工程档案有哪些要求，必须采取哪些措施才能保证项目档案收集齐全、内容准确、整理规范，按期归档和移交，并形成“三级”质量监督体系，即：监理组监督施工单位，指挥部监督监理单位，局档案室监督指挥部。

3.3.2保证档案内在的质量

档案原件完好齐全。文件材料书写工整，字迹、线条清晰，纸张统一采用A４页面，签名、盖章书写的格式均合乎规范要求。

竣工图编制规范。施工图内容能全面、准确反映工程全部施工实际造型和特征。竣工图加盖的竣工图章规范，变更图纸的划改、杠改均符合规范要求，对结构、工艺、平面布置等重大改变及图纸变更面积超过１０%的均进行了重新绘制（缩印）。图纸的签批、盖章等均符合规范要求。

3.3.3日常工作指导到位

工程建设初期，指挥部组织施工、监理单位参建人员，特别是专兼职档案人员进行了系统培训，对项目提出具体要求，从项目经理、技术总工到质检员、施工员、测量员、内业资料员层层明确职责。

3.4抓制度建设，重质量管理

该项目自建设怪来，档案工作得到领导的高度重视，明确责任，细化分工，建立了项目档案的归档制度，安全保管制度、档案部门以衣工作人员岗位职责等规章制度。

4.项目档案发挥的重要作用

某公路是我市一著名风景区――浮山的重要通道，是合铜黄高速在此地的一个进出口，在浮山风景区建设及合铜黄高速进出口的建设过程中，规划设计部门方便、高效的查阅了相关图纸、竣工图等资料，为相邻工程的建设提供了准确的数据，受到了他们的好评。

5.结束语

通过我们对所在区域公路养护项目的检查过程中，我们发现了档案施工、监理单位移交的文件材料中签名、盖章不齐全，且部分材料是复印件。移交的材料存在部分编号不规范，错编、漏编页号的现象。档案人员业务水平与档案归档工作要求还有一定的差距、管理工作，专业水平有待进一步提高。

公路养护项目的档案管理工作任重而道远，在此建议对从事档案工作理人员进行了培训，要求档案人员在档案的归档整理过程中严格按照《国家重大建设项目文件归档与档案整理》、《重大建设项目档案验收办法》要求归档整理，对存在的问题和不足之处逐项纠正、整改落实到位。为保证公路养护项目档案质量，靠对工程档案管理人员短期培训还是不够的，在此我还希望从聘请上级专家、档案局专业档案员进行现场指导等多种途径，来提升档案员的业务水平，圆满完成档案归档工作任务。

参考文献：

[1]中华人民共和国档案法1996

[2]安徽省档案条例2004

作者简介：

杨贤华（1956-），男，安徽枞阳人，研究方向为公路工程养护管理。