论企业档案工作的规范化与“因企制宜”

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长期以来，我国由各级档案行政管理部门对企业档案工作实施具有监督、指导职能的宏观管理活动，工作重心在规范化方面。《档案法》及其《实施办法》规范着我国的档案行为，对我国企业档案工作发展的规范和推动作用是毋庸置疑的。根据《档案法》，国家档案局与有关部门陆续联合发出了企业档案工作方面的法规与标准，为企业档案业务的规范化起了重要作用。受其影响，学者们的研究也比较集中在这方面，对企业档案工作的规范化探讨的比较多。随着企业成为市场经济活动的主体和具有独立自主经济地位的法人实体，有了更大的自，学者们开始探寻更适宜、更有效的企业档案工作方式。

一、企业档案工作的规范化

受我国企业档案管理体制的影响，在企业档案工作规范化方面的研究比较多，都是着重介绍档案工作中的规范做法，以便有效地指导实际工作。相关的文章也很多，通过分析企业档案工作的现状，提出规范化的必要性和重要性，“有利于促进企业档案现代化管理，有利于提高企业档案工作的质量，有利于提高企业的经济效益，有利于统―业务指导和教育培训的口径，有利于提高企业档案管理的整体素质”。等，并提出了规范化的具体措施。如“规范公文制发、实施‘以我为主’的立卷归档原则、提高案卷质量”、“建章立制、提高档案信息化、提高档案人员素质和全员档案意识”等，这些是微观层面上的规范化。在宏观层面上研究更多，“国家档案行政管理部门应该着眼大局，制定出一套完善的企业档案管理办法，将企业管理系统真正纳入国家档案系统范畴。尤其是要加强档案法律法规监督执行力度。”此外，对科技档案、专门档案、实物档案等各类档案的规范化管理进行了探讨。把研究的重心放在规范化上，特别是集中于如何开展规范化，寻求一种放之四海皆准的规范化的具体办法。但没有考虑企业的实际情况和在具体实施中会碰到的问题。

二、企业档案工作的自主发展

有些学者提出了企业档案工作应自主发展的观点。“企业在档案工作上依法享有根据自身情况和市场变化选择适合自身发展的档案管理组织形式和工作方式的权力。这种权力是推动企业档案工作自主发展最重要的原始动力。企业档案工作自主发展的目的是使企业有限的资源得以更有效地配置和使用，在管好用好档案的同时为企业带来经济利益。”黄世、韦华提出自主性原则，即是由企业自身作为档案管理的主体，企业档案具体的收集、整理、保管、利用、机构设置、人员安排等由企业自己决定。认为“这是由我国现行法律法规推导出的必然结论”，并引入了基层化原则来说明这一点，即凡是由民间组织可以完成的事情不应该由政府来完成，凡是由个人或家庭可以完成的事情不应该由政府或民间组织来完成，其优越性正在于个人、民间以及其他基层单位能够将决策和管理的合理性提升到最大限度，因为他们具备更为充分的人力、物力、动力以及知情程度来解决各自的问题。

“自主发展不是主观臆断、随心所欲，而是在国家法律框架下，依照自身条件和意愿，采用更科学、更经济、更便利、更安全和更实用的工作方法和管理模式逐步发展的。”。应允许企业根据自身的实际情况，在不违背国家法律和有关方针政策的前提下，自主地做出相应的调整，使档案工作更符合自身实际和利益。白相谦、袁莉华也作如是观，“企业在不违背国家法律和有关方针政策的前提下有权对此进行调整和修改，建立更符合自己实际情况和利益的管理制度。”“企业档案工作自主发展是一种国际惯例。国家在档案事务上通过法律实施宏观管理和企业档案工作的自主发展将是我国企业档案工作发展的主旋律。”

自主发展的观点是企业档案工作研究中的一个突破和巨大进展。但是需要注意的是，规范化是企业档案工作自主发展的前提和基础。赵豪迈认为“自主发展”是绝对正确的，但“自主发展”并非“自由发展”。当前我国企业中普遍出现的情况是只有“企业档案工作的自主发展”，而没有“国家在档案事务上通过法律实施宏观管理”。“多数企业的档案分类实践还处于一种盲目的、自发的或不自觉的状态，从而严重影响企业档案分类的标准化和规范化。这些都是比较严重的问题，如果一味强调‘自主发展’，而忽视了‘自由发展’的现状，又拿不出切实可行的措施，就会造成不可弥补的后果。”这点意见极其中肯，是对“自主发展”研究的有益补充。

三、企业档案工作的“因企制宜”

随着企业档案工作的发展，规范化工作的推进，学者们逐渐认识到了“因企制宜”的必要性，并进行了论述。“在市场经济条件下，企业进一步扩大了自。1991年颁发的《全民所有制工业企业转换经营机制条例》中，明确规定了企业享有生产经营决策权，产品、劳务定价权，产品销售权，物资采购权，进出口权，投资决策权，资产处置权，人事管理权和内部机构设置权等多项经营权利。企业有权决定自身的一切事务，档案管理当然也不例外。况且企业种类繁多、行业各异、组织形式不一，在微观管理上应以采取最有利于本企业生产经营活动的方式和内容为好”。“应根据企业的性质、规模，形成文件材料的多少，企业领导者对档案工作的认识，企业档案人员素质等情况，灵活多样地决定档案管理的具体办法”。“档案行政管理工作总体上都应该充分尊重各类社会组织的自，不要什么事情都想去统，都想去管，而是要多做些服务、培训、咨询和推广一类工作。应该注意在统一法规、统一领导之下的分级管理、分类指导，注意在统一标准、统一规范之下的因地制宜、因(具体的机关、企业和事业)单位制宜、因时制宜，不要搞一刀切。”“对于基层企、事业单位，尤其是企业档案部门的具体工作方法，只要不违法，就不必干预过多。”提出档案行政管理部门认定的好经验、好办法，可以宣传和提倡，但不能够强迫企业执行。

提出因企制宜就已经肯定和承认了规范化这个前提和基础，笔者认为比自主发展的提法要好。“因企制宜”就是要在规范企业档案工作时，注重从企业实际出发。档案行政管理部门对企业应该采取分门别类的指导办法，不强求统一的标准，应该求大同存小异。企业应该灵活应用各种规范和标准，不生搬硬套，脱离实际。

有的学者提出企业档案工作宏观上的规范化必须分清层次，针对各种企业提出具体的应对办法。按所有制性质，将企业分为国有、集体、私有、合营等多种性质；按生产经营规模，将企业分为大型、中型、小型等多种类型，通过调研分析并掌握各种性质和类型企业档案工作的规律和特点，提出比较有典型意义的指导方法，有针对性地实行分类指导。“国有独资企业、国家控股的企业的档案属于国家或属于国家管理，这时档案行政部门就可依法实行对这些企业的档案工作进行宏观指导和依法管理。国家参股并不占主

导地位的企业，其档案工作就不能用我们对国有控股企业的手段进行监督、指导和管理了；但我们是参股者，有参与管理的权力，借此我们可以利用董事会，让我们国有股东代表董事会中提出加强档案管理的必要性，宣传建立档案工作对保障各投资利益的必要性，从而达到我们介入这类企业，参与到这类企业档案管理中进行业务指导和服务，从而达到推动其档案工作的目的。非国有参股企业没有国家资本的投入，从法律上讲，我们政府档案部门与企业之间是一种法人与法人之间的平等关系，要从提高档案管理部门工作人员的法律意识人手要在非公有制企业领导层中，通过典型事例多角度宣传建立和完善档案工作对企业发展的好处，并在此基础上介绍公有制企业档案工作管理的经验。”。微观上，许多学者也对各种规模和性质的企业如何规范其档案工作进行了探讨和研究。这也是因企制宜的一种思路和体现。

“现行的国家档案标准对页号编写的位置，卷内目录的式样，栏目内容，备考表的填写，纸样的大小，卷盒、卷皮的大小与材质，卷脊的填写……作了详尽的规定。”有些学者认为这样的规范化太细、太具体，是不合适的。认为规范应该是宏观的，“管而不死”的，给档案人员留有发挥个人想象力和创造力的余地，可以根据行业的特点和企业的实际情况自行掌握。笔者认为从实际出发，也要看在哪些方面，不能不论什么都强调因企制宜。因企制宜应该是在规范中没有考虑到、无法兼顾的方面。对那些不存在特殊情况的方面可以要求一致的，不管是具体的还是宏观的，可以尽量要求规范化。

国家档案局新颁发的《企业档案工作规范》规定了企业开展档案工作的体制和制度的要求，提出了档案工作业务、档案管理信息化、档案工作设施设备配置等方面的规范。同时，在很多地方都兼顾了企业的实际需要，如档案部门设置、档案人员配备方面的规定没有提出定制要求，而是提出根据工作需要。做到了规范化与因企制宜的统一。对我们研究规范化与因企制宜有启发作用和现实应用意义。

综上，企业档案工作的规范化与“因企制宜”要有机结合，不可片面强调其中的某一方面。关于这一问题，目前还没有直接探讨二者关系的论著，缺少系统性、概括性、总结性的理论研究。而且目前基本没有兼顾宏观和微观两方面的研究成果。因此，这一问题的研究还有广阔的空间。