OA办公系统电子文件连续体阅读与存档的运行模式应用
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【摘 要】办公系统是电子信息时代多样化、快捷化的一种直接表现。本文介绍了oa办公系统电子文件管理的意义，并通过对电子文件内容鉴定的要素及方法的分析，透视电子文件内容鉴定带来的影响。它为我们今后办公系统的应用提供了方便和快捷，在现实工作中起到了重要作用，因些，电子文件内容鉴定是今后工作的主要组成部分。
进入信息时代，数字化成为事物的发展趋势之一，在这样的社会背景下，电子文件的产生无疑是对传统的以纸质文件为主的文件管理理论和实践提出了巨大的挑战。为了满足电子文件控制和管理需要，传统的文件生命周期模式受到激烈的冲击。慢慢的取而代之的是更适合电子文件环境并能够给电子文件管理工作带来诸多便利的文件连续模式。作为电子文件管理工作的一个重要环节―电子文件内容鉴定，在文件连续体模式下更是有了很大发展。
一、文件连续体模式的提出及其对电子文件管理的意义
今天结合我公司电子文件的应用，即OA办公系统模式进行分析和论证，并在应用中提出具体意见。我公司2005年正式使用OA办公系统的，系统内制定关于办公系统的文件管理模式，文件柜通过流程，输入固定文件内容，形成电子文档，便于阅读、存档及查阅，它的使用在管理上是个创新，通过各个流程形成系统模块。
（一）鉴于文件连续体模式的形成与发展，我认为它对文件管理具有以下三方面的意义：
第一，文件连续体理论打破了传统的文件生命周期理论一统天下的局面，使人们认识到文件工作与档案工作的真实关系，同时使文件和档案管理工作更加现实客观。这种电子文件与档案工作紧密结合起来，形成一种模块体系，共同存在，便于使用。
第二、文件连续体模式是我们形成了“服务”的观念。传统的认为档案工作中保管，文件工作中利用的思想在这一模式下被否定。他提醒我们文件和档案的保管其是指也是为了更好的利用，是通过发挥其原有价值，创造出更多的价值。电子文件通过使用每年总结下次，通过目录模块及今后存档生成，档案文件快捷而方便。
再次，文件连续体模式下，文件整个运动过程的各个机构，部门之间联系更加紧密。文件的形成、保管、利用一体化，那么这个过程所涉及的各部门之间就应该协调工作，不再是相互独立，而是相互辅助。
由此可见，文件连续体模式实施是电子文件管理工作的新模式，它将改变一些原有的理论认识和工作方式，给今天的电子文件工作带来新的挑战。
二、文件连续体模式与电子文件内容存档
电子文件内容鉴定是电子文件鉴定工作中的一个重要环节，它与电子文件技术鉴定共同构成电子文件鉴定的主体内容，二者相辅相成，缺一不可，其中内容鉴定是决定鉴定质量的关键。文件连续模式的出现，改变了电子文件内容鉴定的要素及方法，从而推动了电子文件内容鉴定的发展。
（一）文件连续体模式对电子文件内容存档三要素影响
（1）存档工作服务对象的改变
在文件连续体模式下，最突出的特点即在于将电子文件的运动视为一个整体过程。那么，在这个整体过程中，任何阶级，人和职业，任何时间地点的人，都可能用到这份电子文件，也就是说在文件连续体模式下，整个电子文件的运动过程作为一个统一体，其时间、空间、提供利用的情况都可能是多方同步进行的。因此，从这一点看，存档工作的服务对象应该是社会全体公民。
当然，实际利用的情况必须由电子文件的价值主体来决定的、现实是多数文件是可以向社会公开并提供公众利用的，但仍有相当一部分文件由于涉有国家安全、军事机密、商业情报等原因，不具备公开，公布的条件，这些文件只能在本系统或本部门、甚至几个人手中掌握，那么这些文件的存档工作的对象就是十分有针对性了。此外，由于电子文件时代，各种个性化文件产生越来越多，这些个性化文件的现实利用者可能只有少数人，那么对这些文件的存档工作，其服务对象缩小到某一具体的范围。
有了这些特例，是否说明文件连续体模式下电子文件内容存档的服务对象并非整个社会公民呢？答案是否定的，因为即便某些电子文件有其特定的使用人群，但这些特定的人群并没有脱离社会全体公民这一主体，这些文件运动过程也始终是连续的有机体，我认为这是存档工作服务对象的个性化表现，它与鉴定对象主体是一致的，是一个有机统一的过程。
（2）存档工作执行人员的改变
这是决定由谁代表全体利用者来对电子文件进行存档的问题。我国长期以来一直采取档案工作人员、业务人员、主管领导三结合的鉴定人员组合，这个组合可以弥补由单方面人员进行存档造成的缺陷。然而，在电子文件时代，由于电子文件本身的产生、保管和利用的界限越来越模糊，其人员职能也不同于质纸文件时代的那么清晰明确，以及电子文件的流动性、可逆性和易改性等特点，上述的存档人员组合就显得有些牵强，不能够完全适合电子文件的鉴定。而文件连续体模式的提出，恰恰给我们修改让述鉴定人员组合以启示。
电子文件从形式开始便已经开始被利用，而整个形成、利用的过程必须是在一个保管过程中的，即在形成的同时进行保存，在管理的同进提供利用。因些，我们必须肯定文件连续体模式在电子文件管理中的作用。在文件连续体模式下，我认为有如下方案可以构成较合理的鉴定人员组合。
由于电子文件有可逆性，文件在形成和使用后可能会暂时归档，归档后也可能重新利用、因此在两个环节中均设置一个鉴定人员组合，即可以保证文件之间的联系不被破坏，保存对形成机构有价值的文件，由可以兼顾文件的社会价值，保证文件最广阔范围内地有用性。因此，我给这个组合命名为：“双保险式”的鉴定人员组合。这种组合的优点在于能够保证保存下来的文件真正具有保存价值。
当然，这种方案只有我个人的一个理论上的构想，在实际操作中是否具有较高的可行性，不应该在实践中分析其成本和收益的比率，进而确定其可行性。
（3）电子文件价值的重新认识
这是一个关于电子文件有用性的问题。一直以来，美国学者谢伦伯格关于文件的“双重价值”理论在全世界有非常深远的影响，所谓双重价值是指文件对形成机构内部利用者的原始价值，称第一价值；以及对机构外部利用者的原始价值，称第二价值。其中从属价值又分为证据价值和情报价值。证据价值来源于档案文件中所包含的有关文件形成机构组织结构和职能运行的证据；情报价值来源于档案文件中所包含的与文件形式机构有关的个人、法人团体等问题和情况的情报资料。
很显然，如果将文件分为第一价值和第二价值，那么文件显然成了分阶段发展的过程。即形成之初的现行阶段以第一价值为主，随着其利用率的降低，文件进入关现行阶段，其第一价值减弱，到其进入非现行阶段，第二价值又发挥出来。但事实上，电子文件的这种现行、半现行、非现行的界限是非常模糊的，甚至是不存在的，在文件连续体模式下，电子文件从形成利用到保管再到利用，是没有明显时限的，有些环节甚至是交叉的。而按照传统理论所划分的第一价值和第二价值对于电子文件来说更是同时存在的。因此，当我们重新审视电子文件的价值时，我们可能更注重从它体现在不同方面的不同的作用来划分的价值，而非以时限或运动过程中的某一阶段划分的价值。
总之，在电子文件内容鉴定工作中，我们应该认真把握文件连续体模式下，电子文件三要素的变化和特性，保证内容鉴定工作的顺利有效的进行。
（二）文件连续体模式对电子文件鉴定方法的影响
经过档案文件工作者的探索和研究，目前，关于电子文件的鉴定方法主要有两种：一种是通过审阅电子文件的内容判断其价值的内容鉴定法；另一种是一判断形成电子文件的职能活动为中心的职能鉴定法。
从文件连续体模式出发，我认为职能鉴定法更适合于电子文件的鉴定。
首先，在文件连续体模式下，文件的产生背景已经从单纯的文件形式机构及其职能转变为结合了背景、结构、内容多方面属于文件形成过程中所具有的历史联系，其来源被立体化了。这是连续体模式下的一个重要的转变。同时，这一转变出是进入电子文件时代，档案学者们对传统的来源原则进行深刻再思考的结果。应该说“新来源观”与“文件连续体”理论是相辅相成的，他们都是电子文件管理的新的理论支柱。在这样的转变下，职能鉴定法的视野更加广阔，内涵更加深刻，它由社会运转方式入手，注重对文件是职能活动的真实记录的利用，按照这个被立体化的“职能”来判断文件价值的大小，其标准是比较客观的。
其次，在文件连续体模式下产生的电子文件，其职能的连续性和承接性较其内容更加突出和明显。这里之所以注重文件的连续性和承接性，是由电子文件本身具有易改性、易流逝，且数量庞大、内容广泛的特点决定的。由于对电子文件的鉴定是个判断文件价值，保存有用的历史记录的过程，我们必须注重文件间的连续性和相互联系。如果我们以阅读文件内容为标准来鉴定文件，那么庞大的数量、分散的内容、易改易逝的特性都会给鉴定工作造成巨大阻碍。而相反的，电子文件的职能鉴定，主要是考虑哪些机构的哪些职能、举措、工作计划、事物活动是重要的，哪些是次要的，并用软件化、规范化的方法进行分离，分别予以存毁。这样的方式既相对简便，效率又高，而且还能保持一个较为客观的标准，保留文件间的联系。因此，其优势是显易而见的。
在实践应用中，OA办公系统文件连续体得到广泛应用，使我们的办公效率有了提高，在文件连续体存档中发挥了主要作用。当然，我们在肯定的同时，并非对内容鉴定法进行全盘否定。必须看到文件内容的重要性也是不可忽略的。单一的职能鉴定法不能一次性的完全判定文件价值，适合的时候还是应该与内容鉴定法结合使用的。
总之，在文件连续体模式的启发下，对电子文件内容鉴定三要素的再认识是有较大变化的，这些变化是能够推进电子文件内容鉴定向更加完善的方向发展的一个重要的突破口；而且，在文件连续体模式中看职能鉴定法的优越性，也可以为实际工作中对电子文件鉴定的方法的选择提供依据，指导人们在实践中科学的工作。
1、选题理由
在信息发达时代，电子文档的阅读现存档被提到日程上来，我公司OA办公系统我是通过电子文件转到档案室，进行存档，这种模式的应用使公司办公系统更快捷。
2、应用的主要内容
在公司OA办公系统中，公司经过长达6年之久的应用，完成了电子办公文档的管理流程，并逐步进行试运行，使电子文档得到广泛应用。公司12个部室及专业公司都在应用OA办公系统，促使公司的电子文档得到完善，并投入到档案室进行存档，公司在电子文件的使用中，征得广大人员的意见，逐步做到阅读与存档的连续性。