公司费用报销与管理制度

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第一章总则

第一条为了规范公司财务会计行为，更好地发挥财务监督职能，达到强化内部财务管理，加强成本费用控制，保证资金合理使用的目的，让各项成本费用开支在预算范围内做到必要、合理、节约、有效，使财务会计工作更好地服务于公司管理，依据《中华人民共和国会计法》、《会计基础工作规范》的有关规定，结合公司具体情况制定本办法。

第二条本办法适用于公司各部门和全体员工。

第三条发生各类费用、支出事项，应当及时办理会计手续，取得或填制真实、合法、完整的原始凭证，并及时送交财务部。

第二章费用报销、支出审批人员和审批权限

第四条公司总经理为公司各类费用、支出事项的有权审批人。各部门在预算范围内的费用、支出事项须由经办人员报总经理批准后才能办理或执行。超过部门预算范围内的费用、支出，财务部门有权拒绝办理，且超出部份的费用由支费个人自理。

第三章费用报销、支出审批程序

第五条经济合同付款审批程序。

签定经济合同的部门应按照合同约定的付款方式和付款时限，分月向财务部报送预算，并由分管业务负责人和财务负责人审查，总经理批准后，财务部安排资金，有计划分步骤地支付各类经济合同款项。

（一）在预算内，根据合同履行情况，需付款时，由经办人员如实填制“公司合同付款申请书”，并附上与之相关的合同、验收等相关资料，分别送业务部门负责人和业务主管副总审核，并签署意见；

（二）将业务部门和主管副总核准同意支付的“公司合同付款申请书”送财务部审核，财务部应对照合同资料审核后签署同意付款意见，然后将上述文件

连同对方出具的本次付款的有效正式发票一并报总经理审批；

（三）经总经理审批后，由财务部相关人员填制记帐凭证、出纳人员根据审核无误的记帐凭证在5个工作日内付款。

第六条日常费用的报销审批程序及有关规定。

各部门按核定的年度预算分解报月预算，经审核后所发生的各项费用应在预算内控制使用。

一、审批程序

（一）部门确认——费用报销时，各部门按规定的格式粘贴原始凭证并选择填写“费用报销单”或“差旅费报销单”等，在报销业务招待费时还应同时填写“业务招待费说明表”，由部门负责人对费用发生的真实性确认签字后送财务部；

（二）财务部初审——重点审核在预算范围内开支的票据的合法性、有效性和核准报销金额的准确性，并签字确认；

（三）公司领导审批——财务部将初审合格的原始凭证送总经理审核批准；

（四）将审核批准同意报销的原始凭证送财务部相关人员填制记帐凭证后交出纳，由出纳人员根据审核无误的记帐凭证付款。

二、有关规定

（一）费用发生时，应取得合法、有效的原始凭证作为报销依据；

1、规定税务监章的有效发票的台头、时间、摘要等项目要填写齐全，大小写要相符，并加盖财务专用章或发票专用章，并注意印制发票的有效时效。例：针对2004年，取得发票时的前3年，即发票右上角编号下分别应标有税字（02）或（03）或（04）字样的，为印制发票的有效时效。

2、规定税务监章的定额发票要同时加盖使用单位财务专用章或发票专用章，白条和无财政监章的收据不作为报销依据，否则财务初审时即剔除。

（二）原则上当月发生的费用当月在预算内报销，当月未及时报销或确因客观情况未及时在当月内报销的费用，必须在次月初起的三个工作日内完成报销手续，否则不纳入当月预算处理。

（三）员工因公借款且在借款期发生费用报销时应先冲借款，直至冲完借款为止。

（四）日常费用的报账收单时间：

1、除特定时期，每周星期一、星期二和星期四及每月月底的后两个工作日为报帐收单时间。

2、每年1月、7月为财务中报、年报编制时间，当月1日至10日原则上不办理报帐收单手续，其他月份的1日至5日为月报编制时间，原则上不办理报帐收单手续。

第七条工资费用的审批程序。

（一）员工工资的发放时间定于次月8日（遇节假日提前），各部门负责收集当月各部门员工“工资变动情况表”、“出勤情况统计表”、“代扣保险费明细表”报送财务部；

（二）财务部将复核无误的工资表送总经理审核；

（三）根据核准发放的工资额拨款到银行开设的工资专户。

第八条员工个人因公借款审批程序

（一）借款人填制借款申请单，参照第六条的费用报销审批程序进行审批；

（二）借款申请单送财务部经理复核。如果借款人的以前欠款已清偿完毕，准予借款，坚持“前不清，后不借”。

（三）财务部记帐人员记帐，出纳人员根据借款人签收的记帐凭证和经核准的借款申请单支款；

（四）因公出差的借款人，在返回公司后的5日内报帐并结清余款；其他借款人在业务完毕后的三日内了清借款。

第四章具体费用报销细则

第九条业务招待费报销规定

规定标准：公司总经理业务招待费每月不超过8000元，公司副总经理业务招待费每月不超过3000元，技术总监、部门经理业务招待费为每月不超过1000元，全部招待费凭票报销。

要求：

（一）在预算范围内的业务应酬活动应本着节约、实事求是的原则进行，各部门有列支权，无随意开支权。经公司审定的各部门业务招待费的开支额度按部门归属总经理统一掌握、统一审批。根据工作需要确需超支的，应先报总经理批准，总经理超支时应先报董事长批准。

（二）各部门正、副经理有业务招待费使用资格，其他人员一律不得随意发生业务招待费。各部门在发生业务招待事项时须严格按批准的限额标准执行，并须事前向总经理请示，说明理由，经批准后方可办理，具体执行中以总经理在报销凭证上签字批准为准。

（三）在业务发生后一周内应填写“业务招待费说明表”，注明被请客户名称、人数，事由及应酬方式、金额等，并填写“费用报销支款单”附上相应发票，按照第六条日常费用报销程序的要求进行报销。“业务招待费说明表”，统一由财务部存档，仅供内部审查不对外使用。

（四）公司财务部对各部门的业务招待费开支实施适时控制，并建立预警制度，对费用的不正常执行予以适时警告，对超预算开支适时予以终止执行。财务部就各部门业务招待费开支状况按季度向公司办公会通报，以形成互相督促，鼓励节约的风气。

第十条通讯费报销规定

公司手机费用是公司为从事经营管理及业务活动中必须采取通讯等手段开展业务的职员提供的工作支持。公司各部门享受话费补贴的职员必须经部门领导确定并报总经理批准后方可发放该补贴。

（一）在各部门预算范围内享受公司手机费补贴的员工，必须做到平时8：00—23：00开机，节假日9：00—22：00开机。

（二）公司总经理：手机费每月定额600元（凭票报销）。

（三）公司副总经理、技术总监：手机费每月定额500元（凭票报销）。

（四）部门经理及公司核定的市场及市场服务保障岗位人员手机费每月定额200元（凭票报销）。

（五）公司主要负责对外工作联系的管理人员手机费每月定额100元（凭票报销）。

（六）公司其他职员（不含试用期）：手机费每月定额50元（凭票报销）。

（七）凡在公司报销手机费的员工出差，不再报销异地长话费。出差超过15天者，根据实际情况经部门负责人同意并报总经理审批同意后可报销超定额部分。

（八）公司各部门确因业务需要，致使部份职员手机费用超标时，由使用人以书面形式详细说明事由，经部门负责人核准并报总经理批准后，可在该部门当月手机预算费用内调剂报销，但不得超过部门该项预算总额。

第十一条差旅费报销规定

凡出差须经总经理批准，差旅费的使用在各部门预算范围内开支。

（一）公司员工出差借款，经批准应提前填写“出差申请表”。内容包括：出差事由、地点、时间、发生费用预算等。遇特殊情况临时需要出差的，应事先征得本部门分管副总同意，再报总经理批准。

（二）部门经理级及以上干部乘坐飞机须经批准。

（三）部门级以下员工出差，乘坐汽车、火车或轮船在24小时内能到达出差目的地的，原则上乘坐上述交通工具。超过24小时或有特殊原因经公司领导批准后可乘坐飞机。

（四）差旅费报销额度如下：

（1）总经理出差住宿标准不作限制。副总经理、技术总监出差住宿标准不超过300元/天。因公发生费用实报实销。

（2）部门经理级出差，每日住宿费标准不超过200元，交通费本着节约原则实报实销，出差补贴每天50元，在外发生的业务招待费需填写“业务招待费说明表”，按照第六条日常费用报销程序的要求报销。

（3）部门经理级以下干部出差，每日住宿标准不超过150元，每日交通费及伙食补贴50元，不再报销市内交通费。如发生招待费用需事先征得部门负责人同意，报销时需填写“业务招待费说明表”，金额超过500元者报总经理审批。

（4）差旅费报销应填写“差旅费报销单”，注明出差地点、事由、起止日期、往返天数、附件张数并计算金额，住宿费须凭发票和电脑清单在规定的限额内报销，经相关负责人审批后，按第六条规定报销。如出差人员的报销内容与出差申请表不符，又未在报销单上加以说明，任何一级审核人员均可提出拒绝报销。

（五）市内交通费一般情况不予报销，若遇特殊情况乘坐出租车需事先征得部门经理同意事后方可报销出租车费。各部门的市内交通费按月实行总额控制，各部门每月定额200元。

市场人员可凭票报销月票，每月定额50元/人。

第十二条办公费用报销规定

（一）办公用品费用包括文件夹、笔等办公文具，总经费按每人每月10元计算，由办公室统一购买，按需领取。

（二）纸张、磁盘、墨盒等计算机复印机耗材，其他办公设备的维修、保养费用等，总经费按每人每月15元计算。

（三）办公用品中的低值易耗品由专人负责保管、领用、登记，并建立相应的实物台帐，

（四）公司对外的邮寄、传真由办公室统一指定专人办理，在各部门办公费用预算内支出。

（五）各部门购买的专业书籍资料必须在办公室指定的专管员处办理入库登记手续后凭“资料入库单”方可报销。

（六）所购办公用品由办公室统一保管，定期核对，作到帐帐、帐实相符。

第十三条公司办公场地所发生的租赁费、水电费、维修费、清洁费、绿化费、消防费等由公司办公室统一管理，办公室按合同、协议据实报销。

第十四条汽车使用费：实行按规定标准包干使用的原则。

规定标准：总经理2000元/月；副总经理、技术总监、部门负责人1000元/月。

（一）汽车包干使用费含汽油费、停车费、洗车费、过路费、保险费、修理费。

（二）汽车包干使用费的报销，原则上当月发生当月报销，按照第六条日常费用报销程序的要求办理。

（三）汽车使用费按规定的标准当月上限控制，超支自理，余额可结转至次月累计继续使用。

（四）自驾车因公长途出差须经总经理批准。所发生的汽车费报销时凭经总经理批准的“出差申请表”可实报实销。成都周边地区出差发生的汽车费用则在汽车包干使用费标准内报销。