巧用Excel做好中小学生学籍管理系统关键技术初探
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[摘要]近年来，借用“全国中小学生学籍信息管理系统”做好全校学生的信息精确工作，日渐成为学校常规工作中的一项重要任务。通常，学生学籍信息的处理过程是由学生信息的采集、整理、编辑、管理等构成的一系列复杂工作。目前，如何利用Excel简化学生信息的采集等预备工作，从而提高工作效率并在指定期间内顺利完成学生学籍的信息任务，是对绝大部分学校学籍管理人员来说急要解决的一个问题。因此，探讨Excel在做好全国学籍信息系统中实用的关键技术具有重要意义。
[关键词]Excel全国中小学生学籍信息管理系统简化
[中图分类号]G635[文献标识码]A[文章编号]16746058（2015）330094
全国中小学生学籍信息管理系统（以下简称全国学籍系统）是教育部领导高度重视和指导下、教育部教育信息化管理中心的大力推进下、根据教育规划要求从2010年起开设的、规模最大的、对教育事业的未来将产生重大而深远影响的中小学学生电子学籍系统。[1]目前，该系统已经在全国联网运行，为每位学生能够实现建立电子学籍档案及管理、升级、毕业、成长记录查询等操作进行全程信息化管理。至今，已具备学籍注册、招生入学、日常管理、综合查询、数据质量核查等业务管理水平健全而丰富的功能。[2]
实际上，该系统在原则上实行学生“全国唯一、一人一号、终身不变”的学籍号码工作机制。而且，近年来广泛应用于全国范围内，对学生的流动情况实时监管。正因为如此，该系统为各级教育行政部门和中小学校日常管理，包括学生信息的管理、学生资助、实名制、营养改善、控辍保学、事业统计、统计分析、资源配置的优化[3]等方面发挥了巨大的作用，并带来了从不所见的明显成果和信息化管理技术的实效。
由于该系统已具备如此丰富、完善的功能，做好全国学籍系统工作逐渐成为各所学校管理工作的核心。尽管全国学籍系统工作如此重要，但是从城市偏远教学区（乡、村学校及教学点）学生学籍信息的实际情况来看，绝大部分学校在此项工作中遇到困惑，尤其是学生信息的处理技术方面所面临的问题也不少。因此，本文将主要探讨Excel在做好全国学籍系统过程中常见的问题及相应所实用到的关键技术，希望能对各个学校学籍管理工作负责的教师有所帮助。
由于少数民族人的姓名与汉族人的姓名书写之间差距比较明显。因而，少数民族人名在汉语中的书写形式比较特殊，即姓和名之间使用中文标准圆点“・ ”符号来隔开，例如，维吾尔族人名“”在汉语中写成“艾尔肯・喀斯木”的形式。再加上当前还有许多教师仍然不太熟悉从键盘上敲出标准圆点符号的输入技巧，所以一般在录入少数民族人姓名时，很容易出现“。，.”等非标准符号。正因为如此，生成学生信息的未定格式，导致学籍信息工作的烦劳、工作效率的降低。此时，我们可以利用Excel的“查找、替换”功能实现生成指定格式的数据。
二、巧用Excel的“删除、显示重复项”功能
一般来说，通常在录入学生信息时，难以避免数据重复录入的现象，尤其是身份证号码信息。有时我们需要事先删除重复录入的信息，然后继续处理;有时我们需要知道哪一项信息有重复，即同一个身份证号录入不同的两名学生信息的现象。此时我们使用Excel自带的功能可以简化处理。实现“删除重复项”功能的操作步骤为：数据删除重复项;实现“显示重复项”功能的操作步骤为：开始条件格式突出显示单元格规则重复值确认。
三、巧用Excel的“数据有效性”功能
为了方便解释，在Excel 2007中，打开“数据有效性”的方法初始化为：启动Excel，打开相应的工作簿后，在“数据”标签菜单中，选择“数据有效性”选项，随后弹出“数据有效性”对话框。
1.自动选项的设置。一般情况下，采集学生信息时，经过预定设置自动选项的方式能够有效地减少工作量、简化信息录入的操作过程。对学生信息采集而言，有性别、族别等信息均可设置自动选项，以便实际录入操作，这种功能可以使用Excel的“数据有效性”功能来实现。打开“数据有效性”对话框后，在“设置”标签中，按“允许”右侧的下拉按钮，在随后弹出的快捷菜单中，选择“序列”选项，然后在下面的“来源”方框中输入或选择我们所预备的序列选项，例如：族别为“汉族，哈族等”，最后确认。
2.输入长度的限制设置。为了预防学号、身份证号等信息的有误输入，有时我们还需要设置对输入长度一定的限制，此种功能同样“数据有效性”可以完成，在“长度”方框输入需要限制字符的长度即可。
3.输入重复的禁止设置。通过学生关键信息重复录入的限制设置，一方面，能够有效约束用户信息重复
录入的操作，预防把学生信息导入全国学籍系统时信息冲突现象的发生。另一方面，通过错误提示的设置引导用户及时纠正错误的目的。打开“数据有效性”对话框后，在“设置”标签下，按“允许”右侧的下拉按钮，在随后弹出的快捷菜单中，选择“自定义”选项，然后在下面的“公式”方框中输入公式：=COUNT（A：A，A2）=1（此公式是相对的，用户根据需要可以调用）。
4.输入长度与重复输入的限制设置。实际上，这种功能的设置方式是上述两种方法的融合，因此，在这里不必累赘。需要指出的是，最后在“公式”方框输入公式时，要注意公式格式的准确性，如：=AND（LEN（A2）=2），（COUNTIF（A：A，A2）=1））。
四、巧用Excel公式方法
值得一提的是，在学生信息收集的初始阶段，使用Excel中的有关函数来简化根据身份证号码自动填写“性别”信息的功能。[4]假设：学生姓名在B列中，C列为要填写“性别”信息，则该公式的输入格式为如下：=IF（MOD（MID（B2，17，1），2>0，“男”，“女”）。
另外，在全国学籍系统上处理学生信息时，经常遇到数据格式错误的情况。当然，这种数据格式的错误一般是由于在数据录入时，没有注意数据格式所引起的。在绝大部分情况下，这些数据看起来是正常的、准确的，如某一学生的身份证号为653125199903181015;实际上，原来这个身份证号码是 “ 653125199903181015” 从这里很容易看见，这个号码前后已经被隐藏着多余的双引号和空格符号。所以，在这里我提醒大家巧用Excel的=CLEAN（SUBSTITUTE（B1，“1个空格”，””））函数公式来清除多余的符号处理，均可得到格式无误的数据。
综上所述，本文在近年来做的全国学籍系统实践经验基础上，总结出了Excel在全国学籍系统上可用的几种有效方法，并结合实例讲解这些小技巧及其作用。这几种方法具有操作便捷、数据处理速度快、简单易学、节约时间等优点。只要能够掌握好以上几种Excel方法和小技巧，能给做好全国学籍系统工作带来无穷的乐趣和巨大的促进作用;也会提供无限的力量。
[参考文献]
[1]王定华.扎实推进全国中小学生学籍信息管理系统建设与应用[J].基础教育参考，2014（17）.
[2]罗方述.全国中小学生学籍信息管理系统相关工作[J]. 基础教育参考，2013（23）.
[3]教育部教育管理信息中心.全国中小学生学籍信息管理系统简介[J].基础教育参考，2013（19）.
[4]马九克.轻松高效做好班主任工作[M].上海：华东师范大学出版社，2013.