信息化时代下国土资源档案的数字化建设

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【摘要】实现国土资源档案数字化管理，是适应信息化时代社会发展的必然选择，是加快档案管理现代化、提高档案服务水平的客观要求。文章阐述国土资源档案数字化的涵义及其意义，并根据实际提出数字化建设的一些措施。

【关键词】国土资源档案管理数字化建设

中图分类号： G271 文献标识码： A

近年来，随着地方经济建设的快速发展，新农村建设的快速推进，国土资源管理事业蒸蒸日上。国土资源档案信息服务效能也同时成为社会关注的热点。国土资源综合事务系统的全面应用，建设用地网上远程报批，国土资源管理网上办公，都要求档案工作紧随其后。面对浩如烟海的档案资料，要想迅速从中找到所需的档案信息，没有现代化的技术设备、现代化的检索工具，就如大海捞针。国土资源档案管理的好坏直接影响着能否科学有效地管好土地、提高国土资源管理的效能。因此，开展国土资源档案的数字化建设势在必行。

一国土档案数字化建设的涵义和意义

国土资源档案是在日常工作中形成的一种原始性的信息资源。工作中既形成原始性的各类土地档案文件材料，又依赖这些档案资料开展日常工作。一般情况下，这些档案信息资料就以纸质文档存储在档案室（馆）里面，占地空间大，维护起来也不方便，备份档案和查找档案时需要大量的人力物力，而且人工处理有时还不可避免的要出现差错。档案信息数字化建设就是利用计算机、扫描仪等现代化信息技术把纸质的传统文档通过扫描、录入信息到计算机数据库中，以计算机存储档案，最终形成综合性的数字档案信息资源体系，并通过信息加工和计算机网络传播实现国土资源档案的合理存储与有效开发利用，实现国土资源档案的社会共享，提高档案信息的利用率。数字化的好处就是检索快捷方便，容易实时同步备份，存储空间小，维护方便安全。

二开展国土资源档案数字化建设

低效率的、传统的手工管理档案模式，已不适应新形势下社会的发展和要求，必须打破档案利用的局限性，实现档案的保管和利用职能向信息采集和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置，科学管理。因此，开展国土资源档案的数字化建设是一项系统工程。县区级的国土资源档案资料，主要就是地籍调查登记、建设用地审批、土地利用总体规划、土地复垦开发整理、矿产资源管理、国土资源违法案件查处、权属纠纷调处、工作等等过程形成的各种资料，以及综合办公室形成的文秘、财务资料等，涉及的内容多，范围广，要想做好档案资料的数字化建设，就必须从档案的基础工作入手。

（一）资料齐全日常工作中各部门形成的各类原始档案资料、图片、实物物件等都是真实的历史凭证，具有重要的法律效力，必须收集齐全，确保不遗不漏。

（二）分门别类对各部门在工作中形成的资料要按文件材料形成的顺序，排列案卷内容，保持文件之间的联系，统一格式，编写页号，统一打码，重新进行装订。然后再按照年度、问题、级别，根据《档案分类》、《档案归档范围及保管期限》，来确定保管期限、分类号，编制档案号、档案目录，做到分类清楚，分级适当，确保准确无误。题写案卷目录、案卷标题、卷内文件目录、备考表格时，要文字简练、概括准确、语言规范、结构完整、标点清楚。案卷装订好以后，分类排列上架，实行集中统一管理。

档案的数字化建设就是把这些排列上架的档案，系统的录入形成计算机文档。馆藏档案的数字化建设一般需分两步进行。第一步，档案目录数据库，是档案数字化的基础，就是对档案的主题词、分类号（也就是档案目录）等录入计算机档案管理系统，形成机读目录。它可以根据利用者的需求，按档案的形成时间、主题类别、形成者等重要特征分别归类，能快速准确地查找所需的档案。第二步，档案资料内容的数字化，也就是对文本文件的录入、扫描，照片、图形、图表的扫描，关盘的刻录，文件的压缩、拷贝，事物的拍摄等，都要以数字化的形式存储于计算机中，提供利用时，利用者可以借助计算机网络在一定的权限范围内实现档案资料的查阅、复制、编辑等。

三国土档案数字化人才队伍的建设

拥有高素质的人才队伍，是搞好国土档案数字化的关键，是保证档案数字化建设取得成效并持续发展的关键。作为当代的档案管理人才，不但要掌握档案知识，还要具备档案法制意识。依法管理档案运用档案。提高自身素质，熟练掌握并运用计算机的基础技能和信息网络处理技术，否则无法胜任此项工作。依法管档用档是灵魂，否则无法保证档案的安全和安全使用。因此，国土资源管理部门一方面要广纳高科技专业人才，加强业务管理，提高他们的计算机网络技术水平与档案管理系统地运用能力，另一方面还要加强在职档案人员的法律培训，提高法律意识，以保证高效安全地开展国土资源档案管理的信息化服务工作。