“嫩姜”瞬间变“老姜”,会议流程表我来做

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很多朋友刚入职场时,领导要求制作一份会议流程图。这活很简单,但是之前由于没有接触过,可能会出现“新手效应”,折腾半天,做出的流程图还不美观。其实,借助Word中的SmartArt功能,制作这类流程图既简单又美观。一个小的细节或许让同事们对你刮目相看,在此我们以Word 2010为例:

什么是SmartArt?

从Office 2007开始,Office组件中添加了SmartArt功能。它是图形功能设置工具,能够让用户快速创建美观的图表,包括无序结构的图表、有序结构的流程图。如果需要,还可以在流程图中内嵌图片。启动方法很简单:在Office组件中单击“插入SmartArt”按钮即可打开模板列表,选择合适的模板样式即可开始制作了(见图1)。

点横撇捺,一步一步把图做

用Word制作流程图之前,自己要把会议流程弄清楚。如果比较复杂,还应该在草稿纸上绘制好流程结构图。然后根据结构,在SmartArt列表中选择类似结构的模板。譬如,之前制作的会议流程图的草稿是从上向下逐一展开,那就可以在SmartArt列表中选择“组织结构图”。选择后并双击即可添加到文档中(见图2)。

接下来就是根据具体的内容进行布局以及增添形状,操作很简单:

①添加形状:直接单击工具栏按钮“添加形状”,在展开的列表中选择添加的位置项即可进行添加,如果要添加子类别,请选择“添加助理”,而要添加同级形状,则直接选择前、后、左、右对应的形状进行添加即可。

②位置调整:对于每个形状需要调整位置时,只要直接用鼠标选中它并拖动到目标位置即可,如果同一级形状需要统一大小尺寸,只要按住Ctrl键的同时用鼠标选中这些形状,再右击鼠标并选择“其他布局选项大小”选项卡,然后统一指定尺寸即可(见图3)。

③形状中输入文字:直接双击形状即可输入文字,也可以在左侧“在此键入文字”框中逐条输入。

④形状风格设定:双击形状后会打开专用的工具栏,在“SmartArt样式”列表中选择一组喜欢的风格(例如三维模式下的“强烈效果”),还可以单击“更改颜色”按钮更换颜色(见图4)。

最后再选择一张漂亮的页面背景图片,并将这个背景图片设置为文字浮于上方(双击背景图片,选择工具栏中的“位置其他布局选项”,选择“文字环绕”项,最后选择“衬于文字下方),一个漂亮而专业的会议流程图便跃然眼前了。按照上面的制作方法,你就可以方便地制作各种流程图。

用好模板,咱走的就是捷径

现在Office组件中很多地方都提供了模板功能,平时应该经常挖掘各种模板功能。因为这样不仅可以提高效率,而且制作的作品档次也提高了。例如,现在让你制作一份毛笔描红字帖,你要是使用Word来硬画,估计要花费你半天的时间,保准会累个半死。其实,只要单击菜单“文件新建”,选择“书法字帖",然后选择书法字体并选择一些字例即可制作完工,从头到尾也不过1分钟的时间,多轻松。

小提示

在文档模板中还有很多实用的,例如日历、奖状、合同等,只要选择一下即可,比自己创建来得轻松多了。在用电脑过程中,我们就该养成“投机取巧”的习惯!