试论二维码技术在档案管理中的应用

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中图分类号：F270 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2015）10-000-01

摘 要 在信息技术不断发展的今天，档案管理中所应用到的技术种类也在逐渐增多，二维码技术就是其中之一。相较于过去的一维码技术，二维码技术所能够存储的数据信息量更多在，但是其在实际应用的时候，也具有一定的问题，这些问题的存在不利于文件保存的安全性，因此，要重视对二维码技术的分析，清楚了解其在档案管理中的应用效果，希望能够有效保障二维码技术在档案管理中的应用效果。

关键词 二维码技术 档案管理 应用

一、二维码技术在档案管理中的实现模型

在档案管理中，要想使得二维码技术能够得到合理的利用，就需要将纸张文件、原始数据资料以及相关的电子文件放在一起，实现三者的有效融合，然后相关的处理技术对三者进行合理的探究和分析，将电子文件和元数据信息都有效的存储在二维码中，从而生成电子文件或者是档案文件等，如果需要借用这些数据文件，就可以利用扫描仪对二维码进行扫描，将二维码中的数码进行还原处理，还原出原本的数据，这样就可以对这些数据进行利用。档案管理所涉及的内容较多，关系的单位也较多，在利用二维码对其数据信息进行存储的过程中，应该先将电子文件转换成能够进程长期存储的格式，对于元数据也要进行规范化处理，这样可以使得档案能够得到更为合理的管理，也能够高效的实现档案管理的共享。而二维码的生成具有不可逆性，也就说，二维码一旦生成就不能够再进行修改，也不能够对相应的数据信息进行删减和增添，这样并不利于档案的保存，因此，还需要纸质文件的配合，在对元数据进行二维码保存的时候，也要将相关的内容复制到纸质文件上，以实现对信息数据的随时更新和修改。

二、二维码技术在档案管理中的应用

（一）选择存取格式

档案在管理的过程中，会进行存储和读取，而存取的方式多种多样，要根据档案管理形式的不同而选择不同的存取方式，但是无论选择怎样的档案存取方式，其都要将档案存取的格式转化为长期存取的格式，这主要是由二维码生成的特性所决定的，二维码一旦生成，就不能够再进行修改，如果将存取格式设置为非长期存取格式，就会导致长时间后，二维码中的数据档案信息出现流失的状况，这样就会使得档案管理出现严重的问题，因此，将存取格式转化为长期的存取格式进行应用，对于保障档案管理的有效性具有积极的影响意义。

（二）制定相应的标准

二维码技术主要是应用在电子档案管理中，其能够对电子档案形成有效的存储，保障电子档案可以实现高效的共享，其属于一种档案存储的载体，而要想保障电子档案存储的合理性，就要制定出一套行之有效的档案存储标准，依据该标准来实施二维码技术的应用。就我国目前的档案管理系统来说，系统结构较为复杂，而且在各个系统之前都可以进行相互转化与利用，这就使得档案管理系统的应用会出现混乱的局面，而制定出了一套规范的标准体系，则会使得电子档案可以有效的实现常规化管理。如果没有这一标准体系，就会使得档案共享的效率较低，制定这样的一项标准体系，能够帮助二维码技术合理的应用到档案管理中。

（三）完善相应的管理系统

首先，要建立一个完善的测试平台，利用该平台来对档案管理中所应用的软件和硬件进行有效的检测，保障硬件和软件的应用可以符合档案管理的具体要求，只有严格通过测试平台检验合格的硬件和软件，才能够正式的投放到市场上进行使用和销售。通常而言，测试平台就是用来进行档案管理部门中各种存储软件检测的工具，由于的档案管理部门中所应用的存储软件都存储着一些重要的数据信息，如果存储软件出现问题，就会使得信息的完整性被破坏，甚至是会发生信息泄漏的问题。

其次，将文档一体化系统的设计工作充分的做好。现阶段，将二维码技术应用到档案管理中，有效的减轻了档案管理的负担，使得档案实现了共享。然而，为了能够使得该技术的应用效果和作用可以得到最大限度的发挥，就需要对二维码技术系统进行合理的设计，使得其功能可以有效的发挥出来。进行二维码技术系统设计主要针对以下两方面，一是生成正式文件，将文件转换为PDF格式并与著录信息一起转换为二维码，再加入到电子文件的棚应位置，最终生成正式的带有二维码的纸质文件。另一个是收文登记，利用二维码的识读技术，自动采集电子文件及其著录信息，减少重复劳动，提高效率与质量，在管理上实现电子文件与纸质文件的合拍与一致。

三、结语

总而言之，二维码技术对档案的管理起到了合理的保障作用，使得档案数据的存储空间变得更大，使得众多的档案信息都能够得到有效的存储，然而，由于档案管理工作具有一定的繁杂性，管理上所涉及的内容也较多，所以二维码技术的应用难免会存在一定弊端，因此，还需要注意一些细节问题，这样可以使得档案管理工作的效率得到更为有效的提升，同时也可以使得档案管理工作得到有效的简化，这对我国的档案管理事业发展来说，具有积极的促进作用。

参考文献：

[1] 刘悦，牛振东，刘明业，刘明军.二维码在图书馆自动化管理中的研究[J].图书情报工作，2012.06.

[2] 吴雁平.综合档案馆档案管理条形码码制的选择[J].档案管理，2012.03.