矿业集团物资编码的效益解析

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进一步优化物资编码管理的背景

2006年淮南矿业集团成立物流大市场，对部分物资采取用户自选的形式进行采购，为便于自选，很多通用的物资编码加入了厂家的个性化信息，造成了一物多码的现象。比如QBZ200/1140型磁力启动器，加入了制造商名称“电光”、“万泰”等，生成了不同的编码。但随着自选方式诸多弊端的出现，2009年开始，集团公司逐步取消了自选方式，继续沿用以前的集中式采购，这样以来，独家物资编码、个性化物资编码逐渐成为采购管理和消耗管理的障碍。主要体现在：价格上横向比较不充分，谈判难度大，不能做到充分竞争；消耗上个性化产品难以调剂互换，产生浪费；部分基层单位利用物资编码进行独家指定，容易滋生不正之风。2011年，物资供销分公司提出了建立规范、透明、简洁、高效的采供管理机制，其核心就是规范，而物资编码管理的规范是采供管理得以规范的基石，也是要率先起步的基础性工作。主要从取消物资编码的个性化信息、完善物资编码系统、提升物资编码功能等方面着手，进行了细致的调研，拿出了合理的优化方案，并逐步付诸实施。

围绕取消物资编码个性化信息、完善物资编码系统、提升物资编码功能进行物资编码的规范工作

（一）统一制造标准，取消独家编码不管是什么原因形成的独家物资编码，都是采购管理和消耗管理的绊脚石，尤其体现在价格管理和基层的使用偏好上，极其不利于规范管理。新物资编码从采供管理规范上的薄弱环节入手，着重解决独家供货和独家指定等问题，还从技术经济一体化的角度对集团公司在用的一些消耗性材料从制造源头统一了标准，增强了通用性，使物资编码不再成为部分供应商营销的工具。如皮带扣有富兰、狮王、高罗等11个厂家产品在集团公司使用，原编码按厂家编制，一个厂家一套编码，相同用途和性能（适应皮带厚度和强度）的产品各厂家之间无法互换。此类产品消耗量大、技术含量低，使用上不具有通用性，产品的选用受人为因素干扰很大，给采购管理和现场使用维护都带来很大难度为彻底解决此类问题，分公司组织各相关部门成立调研组，对皮带扣进行了内部使用情况和外部供应商生产情况的综合调研。认为统一订货标准，实现各厂家的通用性，对现场使用及维护将带来很多好处，方案是可行的。综合调研后，分公司大胆地进行了对供应商统一产品制造标准的尝试，制定了《淮南矿业集团用U型皮带扣订货规定》，对U皮带扣型号表示方法、构成、分类、主要尺寸、技术要求及标志、包装和检验规则进行统一规定。依据规定对订扣机、皮带扣及串条编码进行重新编制，新编码于2011年9月份投入使用。在此基础上，又成功地对金属固轨器等产品进行了制造标准的统一，新的编码已相继投入使用。（二）同用途、同性能产品优化，取消独家物资编码传感器、声光信号、高压防爆开关等产品原物资编码是按照MA证、厂家专利、表示方法等不同进行编制的。一种相同用途与性能的传感器，因MA证取证的名称型号不同，造成一个型号一条物资编码现状，并且不同型号但性能、用途相同的传感器从物资编码和型号上无法识别。还有一些厂家个性化的表示方法使得物资的主要参数含混不清，给竞争采购带来了很大不便。物资供销分公司组织人员认真研究了高低压防爆开关、传感器相关标准和产品资料，和技术主管部门、使用单位、供应商进行了充分沟通，在严格执行煤矿安全规程及相关标准的前提下，认真分析研究产品用途、性能、主要参数以及影响价格的关键因素，提取关键要素作为物资编码的基本信息进行了优化，新物资编码于2012年投入使用。此后，又对声光信号、锚杆钻机、缓冲滑槽等17个品种的物资进行物资编码优化并成功地投入使用。（三）完善了物资编码的主要参数对物资编码信息具体参数进行完善，方便需求物资准确定位。在集团公司使用较多的进口减速器为西门子（弗兰德）减速器和SEW减速器，原物资编码只能看出减速器的型号，不包含其他信息，同一物资可能对应几个减速器，造成无法定位物资。新编制的进口减速器的物资编码增加了速比、轴的布置方式、输出轴的连接方式、轴的直径和长度等技术参数，基本实现了一个物资编码对应一种物资。对于此类重要物资，物资编码改进后有利于减少因参数不完整造成的重复采购现象；有利于统筹安排储备，降低储备资金占用；有利于出现急用料情况时在全局范围内快速调剂，满足及时保供的要求。

物资编码优化带来的效益

取消独家物资编码，最大程度地弱化了不同供应商之间产品的差别，形成了充分竞争、优胜劣汰的局面，使采购工作变被动为主动；取消独家物资编码使得集团公司内部消耗上增强了互换性，降低了使用成本；取消独家物资编码还使得采购及领用各环节操作上更加透明，减少了不规范行为的发生，有很好的社会效益。从2011年以来规范优化的20余个品种的物资编码效果来看，价格降幅达11.47%～40.68%不等，部分品种也降低了消耗量，由于价格及消耗量的下降节约资金约3000万元，经济效益比较明显。（一）降低了采购价格在每一项物资编码优化后都进行重新招标或议价，基本上每个品种价格上都会有不同幅度的下浮。比如：皮带扣平均价格下降32.03元/盒，降幅达13.95%；消耗量较大的U200013-18皮带扣价格由858.06元/盒下降到586.91元/盒，降幅达31.6%；串条平均价格下降10.44元/根，降幅达30.03%。金属挠性接头2011年12月份进行编码统一，重新招标后平均价格下降73.42元/只，降幅达40.80%。(二)降低了消耗量物资互换性提高以后，同种物资消耗量较物资编码优化前同比有不同幅度的下降。比如：金属挠性接头（2011年12月优化物资编码）2011年1～8月共消耗34592只，金额630.42万元，2012年同期消耗32797只，金额352.81万元，同期比消耗下降1795只，消耗资金额下浮44.03%，节约资金277.61万元。声光信号2012年1～6月份平均每月消耗400台，7～9月份平均每月消耗224台，消耗量降幅达78%。（三）提升了计划和储备管理水平编码信息不再包含厂家个性化信息，一定程度上减少了部分基层单位利用编码独家指定供应商的现象，使得基层的计划提报逐步规范。消耗性材料产品统一后，互换性增强了，节约了储备资金占用。一些重要物资，如减速器等编码细化以后在保供及时性和储备管理上也有明显的效果。物资编码管理重在维护，科学的物资编码需要更加专业、细致的维护工作。物资供销分公司高度重视物资编码的日常动态维护，对新增物资编码严把审核关，保证做到新增物资编码科学、准确；对发现的问题物资编码进行及时修正；对利用物资编码进行规避价格、渠道等不规范行为给予严肃处罚。下一步将考虑完善物资的图片库，逐步收集配件类物资和不常用的材料类物资实物的图片，一一对应链接到物资编码的信息中，在计划、采购、验收等各环节做到物资编码和实物对照起来，使编码由抽象变为直观，将采购基础管理工作再推上一个新的台阶。

本文作者：刘立魁工作单位：淮南矿业集团物资供销分公司