出差在外方便最重要

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兵马未动粮草先行

随着苹果公司iPad在全球的疯狂热销，用户们开始把注意力从笔记本电脑转向了平板电脑，很多大型的电子产品厂商也适时地将生产重点向平板产品倾斜，新产品此起彼伏，不断上市，邹武公司自然也不会放过这一千载难逢的机会，在持续推出新平板产品的同时，也在全国各地举行了巡演和体验活动，很多商家都对公司的平板电脑产生了浓厚的兴趣，想成为平板电脑的和经销商。

广州的东方科大公司想做南方总代，已经和邹伍公司达成了初步合作意向，还有一些细节需要沟通，产品经理贝贝决定去广州一趟，和他好好聊聊。由于经常出差，贝贝除了带着笔记本，还喜欢带上一个小平板。

俗话说“兵马未动 粮草先行”出差要先搞定机票和酒店。

预订机票

以前贝贝都是通过电话订机票，经常是不清楚到底有哪些航班，也不清楚哪些航班打折，在电话中售票小姐不可能告诉你全部的机票相关信息。自从用了平板电脑后，就不存在上面这些问题了，要订票时，打开“乐驰旅行”（iPhone 下载地址：/cn/app/id361736380?mt=8；Android 下载地址：/project_site_media/downloads/letsgo.apk），点点鼠标，想要的信息全部显示在眼前，包括所有航班和所有航班的打折信息，一目了然，想订票，确认一下即可，快捷又方便。

在手机上启动“乐驰旅行”，起点站选择“北京”，终点站选择“广州”，选择去程时间和返程时间，点击“搜索机票”（如图1）。

很快结果就出来了，哇噻，竟然没有打折票（如图2）。那就选国航吧，国航的安全系数还是很高的。CA1351，选择后连当地的天气情况都显示出来（图3），真不错，看来这阵子广州有雨，要记得带雨伞。

软件询问你是否选择返程机票，当然要（图4），选择后，会有一个“已选择”的章子在上面，很逼真（如图5）。

确认“电话订票”，开始拨打电话正式订票（如图6），订完票后，就让人把机票送过来吧。

预订酒店

订完机票后，接着就要预订酒店。在“乐驰旅行”中，进入“酒店预订”，里面有大量的酒店可选（如图7），看到广州爱群大酒店还不错，3星级的，下面有该饭店的详细介绍，还有精美的图片可供参考。通过“地图”发现它距离东方科大公司好像还不远。（如图8）。

“预订”就直接拨打饭店电话，轻松搞定。

住行都安排好了，就等出发了。

时间安排技巧

一、学会给事件排序

按紧急、重要两个纬度对事件进行分类处理：

（1）重要紧急

（2）重要不紧急

（3）紧急不重要

（4）不紧急不重要

二、记录时间消耗

坚持做工作日志，记录时间消耗，每日下班前10分钟分析。这样就知道时间的使用情况了，从中获知哪些是有意义的时间、哪些是无意义的。在之后的工作中进行调整，让自己的工作更高效。

三、定期整理电脑文件

虽然会花费一些时间，但是如果没有，会很累。

定期备份数据。

定期对文件进行分类归档。

四、保持一切的整洁

保持文件的整洁、桌面的整洁（电脑桌面、办公桌面）、家里整洁（书架、桌子、衣柜等）可以快速的找到需要的东西，减少注意力分散。

五、注重团队合作

个人能力再强、时间管理做的再好，也不可能自己搞定所有的事，团队合作非常重要：

全员参与合理分配任务，由最合适的人做最合适的事任务模块化。

会谈前先踩点

下了飞机，贝贝和助手苏童很顺利的达到酒店，办理完入住手续稍事休息，贝贝给东方科大公司的小路打了电话，准备下午提前到科大公司踩踩点，提前了解第二天开会使用的会议室的设备情况。

小路是典型的广东人，说话带着浓重的广东口音。电话里让贝贝这么走，那么拐。本来对广州的地形就不甚了解，再加上小路的广东口音，这让来自北方的贝贝听得一头雾水。最后贝贝只得说我自己慢慢找吧。

话是这么说了，可是让贝贝人生地不熟的怎么个找法呢。贝贝还得求助来广州不久的老同学肖威，肖威很快开着车来到酒店接上贝贝和助手苏童。贝贝大致说了一下科大公司的地点，可惜肖威也不清楚。正在发愁之际，苏童拿出了他的iPad，“我有导航，发什么愁。”此话一出，肖威和贝贝都诧异的看着苏童。苏童得意的说：“我这个iPad配了一个蓝牙GPS接收器（图1），装上高德移动导航（下载地址：/app/cn/id324101974?mt=8），就是一个大屏幕的导航仪。”

苏童输入了科大公司名片上的地址（图2），确定后，弹出来一系列列表，显示了很多选择（图3），苏童选了一个接近的，退出搜索界面后，画面初步显示了模拟路线等信息（图4），点击路线以后，还可以进一步查看路线详情。上面写着大概距离和简单的文字说明（图5）。

肖威开着车带着贝贝和苏童，很快就找到了东方科大公司。

不打无准备之仗，一切尽在掌握

知道行车路线，贝贝很快顺利的就到达了东方科大公司。张总的秘书小路已经在会议室等候贝贝。贝贝为了明天的会谈能顺利进行，今天要事先路演一下。他拿出了平板电脑，接上无线鼠标，再用HDMI线连接平板电脑和投影仪，拷入必须的演示文件到平板电脑，演示了一遍，一切Okay ，贝贝放心的离去，就等明天的正式会谈。

第二天，贝贝提前半个小时来到东方科大公司，秘书小路带贝贝在会议室等待张总。张总准时走进了办公室，寒暄了一会儿，贝贝打开平板电脑，再开启投影仪，先给张总看了一段公司产品的视频演示，贝贝用的是平板自带的视频播放器，这个播放器很不错，常用的视频格式，像RMVB、RM、AVI、MKV、MP4、FLV都能播放（如图1），而且可以方便地在16∶9，4∶3和全屏三种模式中转换，在大屏幕上演示真给力。

接下来贝贝就给客人介绍产品的参数和功能，启动永中Office（Android 下载地址：/android/yozo.rar），选择读取设备，常见的安卓办公软件，像Documents To Go、QuickOfice，都只能操作TF卡中的文件，如果文件在机身闪存内，就需要先拷贝到TF中再操作，这样就很不方便了。如果忘记带TF卡，就彻底歇菜了，永中Office不会出现这种悲剧，它可以打开U盘（包括移动硬盘，必须是FAT32格式）、机身闪存和TF卡中的文件（如图2）。

贝贝的文件放在TF卡中，因此选择最后一项sdcard，所有的文件显示出来，默认以图标的形式显示，这里文件太多了，上下翻页不方便，点击屏幕右上角的“列表”，让文件以列表方式显示，这一点很像我们熟悉的 Windows系统，打开一个Word文件（如图3）。

为了演示的方便，贝贝接上了鼠标。使用前，他进入“设置－USB模式选择－主机模式”，就可以使用鼠标了。用鼠标点击右上角的全屏按钮（如图4），将画面全屏显示。

介绍完方案，贝贝打开了永中Office的PPT演示文件，为张总演示产品特效（如图5）。

看完贝贝如此详尽的资料，张总对这几款产品非常感兴趣，看着张总的紧锁的眉头渐渐舒展开，贝贝的悬着的心也放了下来，趁势邀请张总下个月到公司总部去具体谈合作事宜，张总爽快的答应了。

小技巧：

当前安卓办公软件都没有自动演示幻灯片的功能，在播放过程中需要人工干预，如果需要自动演示，可以在电脑上使用专门的转换软件将PPT文件转换为视频文件，再在平板电脑上播放。

若欲取之，必先予之。先行春风，后迎秋雨。

拜访客户应注意些什么

一、提前与客户约好拜访时间

如果没有与客户约好拜访时间，就直接登门拜访，那是对客户的一种不尊重和鲁莽的行为。

拜访客户的时间也很有讲究。一般来说，上午10：00－11：00，下午2:00－3:00，这段时间非常合适。

二、提前了解客户的相关信息

例如客户的姓名、大致年龄、兴趣爱好、经历等若干信息。

三、提前准备好拜访资料

拜访资料包括:公司宣传资料、名片、样品等

四、未雨绸缪，提前准备好对应竞品的措辞

优秀的拜访者应该提前了解主要竞争对手产品的性能、价格，提前准备好应对竞争对手的措辞。客户在做出最后决定前，往往货比三家，拜访者应该能够积极引导客户。

五、提前到达拜访地点

一般来说，拜访者应该提前10－30分钟抵达拜访地点，实现了解一下周围环境，缓解紧张情绪，同时整理自己的形象。提前5分钟左右给客户去电话，表示自己已经到达，等待会见。

六、拜访过程中，注意形象

拜访过程中，人的第一印象十分重要，如果给人以稳重、踏实的印象，那么这次拜访就成功了一半。

“做生意就是做人”所以在拜访过程中，一定要注意自身良好的形象。

七、自信

拜访客户时，拜访者必须对自己所在公司、产品以及自己非常自信。你能通过言行举止，表达出你、你公司的自信，你的激情、斗志、自信会感染、带动客户，从而使得客户和你产生共振，对你产生信任。

八、带着诚意去，言谈要诚恳

拜访客户，不能急功近利，要察言观色、投其所好，恰到好处的赞美和夸奖客户，不能让客户感觉你很“虚”、很“假”。拜访者必须扮演好“实在人”的角色。

紧急处理公文

紧急任务也能从容处理

今天上午和张总谈的十分愉快，贝贝心情也很好，晚上和分公司的同事一起到酒吧小小狂欢了一把。夜深了，贝贝回到酒店正准备睡觉，突然宣传部长打来电话，说是客户急着要一个最新平板的资料。贝贝想，这就难办了，因为该产品的资料在贝贝出差之前刚刚整理好，都放在公司的电脑上，没有随身带着，而且那还是个初稿，有些内容还需要完善一下。难道要等到明天早晨让别人帮忙了？

贝贝是一个特别追求完美的人，自己的事从来不愿意让别人插手，这次当然也一样。好在对于贝贝这样经常出差的产品经理，遇到这样的事情也不算是突然，因为他已经都提前做好了埋伏，在电脑上和平板上都部署了网灵移动办公系统，可以应付随时可能遇到的情况。

部署网灵移动办公系统很简单，总共就两步：

第一步：下载和安装网灵移动办公PC受控端

网灵移动办公PC受控端（XP/2003/2008/Vista/Win7）的下载网址是/msg.php?id=31。要说明的是，贝贝的系统是Win7，要以管理员权限安装才行。

因为贝贝经常出差，因此要用到外网控制，所以必须选择“用我的网灵服务ID安装受控端，可以跨外网使用”，否则就不能从外网连入，而只能在局域网中使用（如图1，图2）。

第二步：下载和安装网灵移动办公平板端

下载平板端（或手机端）软件要根据遥控设备的类型来选择，贝贝的平板是安卓系统，因此就下载了相应的安卓版本，安卓端（Android 1.6, Android 2.0, Android 2.1, Android 2.2, Android 2.3）下载网址是/msg.php?id=64。

从电脑中获取资料

现在客户急需资料，于是贝贝拿出平板电脑，登录进去后，很快就看到了一台名为“zoumin”的电脑，这就是贝贝办公室的电脑，选择“智能连接－具体功能－文件管理”（如图3，选择“连接”会有很多选项）。

再选择最新平板资料所在驱动器，这里就是E盘（如图4）。

再一步一步进入到资料所在目录，选择文件，在弹出快捷菜单中选择“下载文件”（如图5）。

然后选择想拷贝到的位置，贝贝选择TF卡，点击“保存”将文件下载到TF卡（如图6），一会儿，所有贝贝需要的资料就到了平板电脑中，搞定！

忙也要管好支出

出差在外总是很忙碌的，跑市场、见客户，请客吃饭喝茶也是在所难免的，这口袋里的钱像流水一样溜出去了。可是出差的费用也不是想花多少，就有多少的。什么餐费、交通费、招待费公司都是有固定额度的，超了可就得自掏腰包了。贝贝以前出差，都是晚上回到酒店，在休息前把一天支出的钱和发票整理记录，但是经常发生费用对不上号的情况，怎么想也想不起钱究竟用在哪里了，也经常发生超支的情况。这也很正常，例如打的忘记拿发票，吃饭忘记开发票，有时候不小心把发票弄丢了。虽然每次数量不大，不过，次数多了，数目就比较可观了。这次出差前，贝贝提前做了准备，在手机里装了一个“随手记”（下载地址：/os/android/168/16889.shtml），把支出随手记到手机里，不是很方便吗。

这次出差公司给贝贝的出差经费是7000元，所以贝贝在“预算”，输入公司规定的预算7000（如图1，即1个月7000元）。

贝贝在“设置－支出类别”里自己动手增加了一些如“招待费”、“餐费”、“交通费”项目，软件自带的项目很多与实际的项目不符，不要的项目可以删除（也可以直接修改），这些工作贝贝在飞机上就完成了。

这不，下飞机打车到酒店花了50元，拿出手机，点击“记一笔”，输入金额“50”，选择类型“交通费－公共交通”，账户选择“现金”，点击“保存”（如图2），哈哈，这笔账就记好了。如果一次有多笔账要记，就不要点击“保存”，直接点击“再记一笔”，会自动保存上一笔账，再弹出新的录入窗口，更方便。

出差好几天了，出差费到底花了多少，贝贝心里可是没数，看看“随手记”，收入总额、支出总额和预算余额一目了然、清清楚楚（如图3），随时都可以看到预算余额，这次出差贝贝不会再“亏损”了。

想了解所有的项目明细，进入“流水”，一笔一笔的账都在这儿（如图4）。

要查看各项支出占总支出的比例，进入“报表”，软件会以饼图（也可选择条形图）的形式显示所有类别的比例，招待费用了200元，占了总支出的72.73%（如图5）。

这回贝贝出差的账目可谓是一清二楚了。

如何识别假发票？

1. 发票监制章是识别发票真伪的法定标志。目前发票监制章的式样是全国统一的，形状为椭圆形，上环刻制“全国统一发票监制章”字样，下环刻制“税务局监制”字样，中间刻制国税或地税税务机关所在地的省、市全称或简称，字体为正楷，印色为大红色，套印在发票联的票头正中,字迹清晰，颜色纯正。

2. 从发票联底纹、发票防伪专用纸等方面识别，没有底纹，纸张粗糙的肯定是假发票。

3. 采用防伪鉴别仪器，就是大家通常熟悉的钞票防伪仪，可以用防伪仪的紫外线灯照一下，看看发票上有没有荧光防伪标志。

除要掌握一些必要的鉴别假发票的技巧以外，还需要注意以下事项：

一、到正规厂家购买物品或消费。凡是办理了营业执照、税务登记证的合法经营商户，均从税务部门领取发票。也就是说，这些单位有正规的发票来源，一般不会开出假发票。

二、开具发票时，票面各项指标要填写清楚，尤其发票上的印章要和公司名称相符。

三、通过拨打12366税收热线或者登录各地税务总局网站查询发票的真伪。

身处异地，一样开会

贝贝人还在广州，趁着来广州的机会，贝贝打算在广州多停留几天，一是顺便调查一下广州的市场开拓情况，二是可以借机走访一下广州的客户，平时总是电话交流，有些话总是不如面对面交流起来方便，人是需要感情交流的。贝贝人虽然不在公司，但是公司的事情并没有因为他不在而放过他。这不，总部又在电话里追问催贝贝手里负责的另外一个项目的进展情况。由于贝贝的Android手机没有三方通话这项功能，所以贝贝暂时借用助手苏童的手机，苏童的手机是诺基亚5328手机，这款手机具有会议通话功能（也就是所谓的三方通话）。5328这款手机最多支持6个人的会议通话，也就是贝贝最多可以组织6个人参加会议。

贝贝拿出电话，首先拨通了老杨的电话，“老杨，咱们今天和老吴碰个头，讨论一下你负责的那个项目的下一步进展。我马上把老吴呼进来。”，说完贝贝选择了“选项－新通话”准备呼叫老吴，此时，贝贝与老杨的电话连接处于保持状态。由于事前和老吴沟通好要开电话会议，所以老吴很快就接听了电话。然后选择图1，把老杨邀请进来，这样贝贝就可以像在会议室一样组织会议了。

如果贝贝在会议主持会议的过程中，想单独和老吴交流，内容不想让其他的参会人员听到，他可以按（图2，图3），和老吴进行单独沟通，其他参会人员可以继续开会。待和老吴沟通完毕后，按（图4）就可以回到会议现场。

作为会议主持人的贝贝还有权利让某个参会人员离开会场，贝贝只需选择（图2、图5）就可以了。

中国移动

中国移动只有全球通用户有权利作为会议发起人，参会人员可以不受限制。而且进行三方通话不需要提前开通，只要会议主持人的手机具有三方通话的功能即可。

使用三方通话没有额外的费用，作为主叫方的会议主持人（也就是贝贝），邀请几个人参加会议就收取几份通话费，而作为参会的被叫人员（像老吴、老杨、小张）就按被叫方收费，如果被叫方（老吴、老杨、小张）的手机好免费接听，那么就是免费使用。

中国联通

只要联通的手机用户都可以直接使用三方通话功能，不需要提前开通。资费收取方式和中国移动是一致的。

另外，北京的联通用户还可以通过116323这个特殊服务号码或者登录网站来使用三方通话。北京联通固话（6，8开头）、联通手机后付费用户可以作为会议主持人发起会议通话。主叫号码拨116323按照市话资费标准收取；每呼通一被叫方，加收0.20元/分钟。

小知识：什么是三方通话

三方通话就是模拟现场开会。首先一个人发起会议，然后邀请其他参会人员加入到会议中。实现三方通话首先要求运营商要能提供这项服务，其次还有手机能够具有支持三方通话的功能。

对于手机类型没有具体要求，不过，对于发起人有要求。

对于中国移动来说，只有全球通的签约客户才可以发起会议，会议电话最多可支持6个人（发起人加上5个接听人）同时通话，参与会议的可以是移动，电信或联通的用户，可以拨打10086咨询和办理该项业务。

电话会议毕竟不同与面对面的开会，参加会者的表情、身体语言都无法做到一目了然，参加电话会议应该注意些什么？

一、 尽量减少或消除身边可能的背景噪音源。

二、 发言时首先自报家门，以免造成混淆。例如，可说 “ 我是产品部的Peter，我对这个主题有一个问题想问 ” 。

三、对与会者称呼其名，表明您对其谈话内容感兴趣。这一点与在会议室开会时进行目光接触有同样效果。

四、不要急于答复别人的问题。可以数到三再作答复，以免打断其他与会者。

五、把敏感问题留待会下讨论。例如，可以这么说 “Joe ，我理解你的担心。待会我会打电话给你讨论这个问题 ” 。

六、 听讲时采取主动积极的态度。为了核实别人的话是否真如自己理解的那样，可用自己的话复述听到的内容。

七、 会议开始前，用会议电话给其他同事或其他测试号码打个电话，检查音质如何。

注：本文中所涉及到的图表、注解、公式等内容请以PDF格式阅读原文