Excel数据输入的“双高政策”

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编者：用户在制作工作表时，总是希望在输入数据时能够保证其符合一定的有效性。在excel中，用户可以指定允许的数据类型(如日期、时间等)，以及某个数值范围(如1到500)等等。在使用下面任何一种方法之前，用户都必须选中相应的单元格区域并执行“数据”菜单中的“有效性”命令，打开“数据有效性”对话框。此外，在本期专题中，我们还将向大家介绍快速从文本文件中获得数据的方法以及从Internet上获得数据的方法。

Excel数据表格中输入的数据可以事先指定其类型，或者在输入以后更改其数据类型当单元格的数据类型被指定以后，我们同时还可以指定单元格中输入数据的有效性范围。

在“数据有效性”对话框中选择“设置”选项卡，在“允许”下拉列表中，用户可以选择下面的这些类型：任何值、整数、小数、序列、日期、时间、文本长度和自定义。当选择了不同的类型后，Excel还会要求用户做出一些具体的设置，比如当选择了“整数”时，还会要求用户选择一个最大值和最小值。

温馨提示：在做出了这些设置之后，如果用户在该单元格中输入了非法的数据并按下回车键，系统就会自动弹出一个警告对话框来提醒用户输入数据非法。

在Excel表格中，我们可以通过设置实现在选定某个单元格时为用户提供一个输入提示信息。选定单元格区域，选择“数据有效性”对话框中的“输入信息”标签，在其中的“标题”和“输入信息”中填入相关的内容，按下“确定”按钮即可。这样，当用户选定了这个单元格时，就会看到这个提示信息了。

温馨提示：在设定了数据输入有效性条件之后，如果再加上数据输入范围提示，则更加直观和有效，这样的用户界面也会显得更加体贴。在为别人设计的输入表格中请尽量采用这种提示的方法。

如果Excel表格中某个单元格中的数据与其他单元格中的数据有关联，存在一定的函数关系，那么，我们可以在数据有效性的设定窗口中指定这种关系

如果需要A1单元格的数值大干c1单元格的数值，应该先选择A1单元格，然后打开“数据有效性”列表，并在“允许”下拉列表中选择“自定义”选项，在出现的“公式”编辑框中为其指定一个公式“=AI>C1”。按下“确定”按钮后，如果在A1中输入的数值小于C1中的数值，那么就会弹出警告对话框了。

温馨提示：这种方法只能保证在输入A1单元格数值时的有效性，而不能防止在C1中输入数据时大于A1。

在通常情况下，如果你设定了数据输入的有效性范围，当输入非法数据时，Excel将会自动弹出一个标准出错信息，用户的选择只能是“重试”或“取消”。其实，用户可以自定义出错信息的。选择“数据有效性”对话框中的“出错信息”选项卡，然后在显示的对话框中输入该信息的标题和内容即可。

温馨提示：用户还可以在“样式”下拉列表中进一步选择显示的信息的类型，它们是“中止”(强制用户“重试”或“取消”)、“警告”(仅告知用户数据不合法，但可以保留数据)和“信息”(告知用户何处出错)。

我们可以把网络上的数据轻松地导入到Excel表格中。选择“数据”菜单中“导入外部数据”子菜单中的“新建Web查询”命令，在弹出的“新建Web查询”对话框中，输入Web查询的网址，通过页面右上角的“选项”按钮设置各种选项，选择之后，单击页面右下角的“导入”按钮导入网页上的数据到Excel表格中。

如果你有一些文字保存在一个标准的TXT文本文件中，而你又希望在Excel表格中使用这些文本数据，该怎么办呢?

我们可以选择“文件”菜单中的“打开”命令，在弹出的打开对话框中的“文件类型”下拉列表中选择“文本文件”，这样就可以从打开的文本文件中获得所需数据了。

温馨提示：用这种方法导入数据有一个缺点，就是一旦数据进入Excel后，就无法与该文本文件同步了，也就是说，即使文本文件中的数据进行了更新．Excel也不会同时进行刷新的，必须重新导入才可以。

随着信息高速路的建设，Excel的数据将会越来越多地通过网络来传输。而Excel从2000版本开始便已经拥有了这个功能。如果用户位于局域网中，那么就可以直接打开网络上的数据了。选择“文件”菜单中的“打开”命令，在弹出的“打开”对话框中，按下“查找范围”中的“网上邻居”，找到需要的文件并打开即可。

温馨提示：如果把网上邻居用户共享的文件夹映射为本地电脑中的一个盘符，则可以方便地如同使用本地硬盘那样使用网上的文件资源了。

如果希望将外部的文本文件与Excel表格建立链接，通过更新外部数据TXT文件来达到更新Excel表格中数据的目的，又该怎么办呢?

只要执行“数据”菜单中“导入外部数据”子菜单上的“导入数据”命令，选择文本文件所在的目录，选择文件类型为TXT类型，获得文本文件中的数据。在导入数据的同时Excel会将其作为外部数据区域，这样用户就可以在需要的时候刷新数据或者定期对数据进行刷新了。

温馨提示：刷新数据的方法是，在Excel中选中包含链接数据文件的单元格，然后单击“外部数据”工具条上的“刷新数据”或“全部刷新”按钮。