信息数字化高校档案管理浅析

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摘要：随着科技的不断进步与发展，信息化技术已经开始广泛应用于高校的档案管理工作中，这是时展的必然趋势和要求。高校档案的信息化管理不仅可以提高高校的档案管理工作效率，同时还可以为高校档案管理创新打下坚实的基础。但是在实际管理过程中，高校的信息数字化档案管理还存在着一定的问题，主要是我国的信息数字化档案管理起步比较晚，发展不成熟，它需要我们的一步步去摸索。本文就目我国的高校档案信息化管理存在的问题进行相应的分析与研究，并提出适当的意见和建议，希望对大家有所帮助。

关键词：信息数字化高校档案管理研究分析

一、 前言

信息时代的不断进步与发展，促进了高校的档案管理工作开始朝着信息化的步伐迈进，这对当代的高校来说具有重要的意义。传统的档案管理模式，往往采用人工纸质记录的方式对档案进行保存，这种方式目前已经不能适应高校发展的实际需求，局限性很强。取而代之的是信息化的档案管理已经渗入到高校的管理中去，很多的高校档案管理开始实现了信息化的管理模式，但是普及力度还远远不够。很多的高校档案管理依然以传统的人工档案管理为主，不仅浪费了大量时间，同时还是降低了工作效率，通过复杂的人工搜索，很难准确找到所需要的档案。在高校大力推进信息化档案管理的浪潮中，计算机技术广泛应用于高校的档案管理工作中，其作用已经变得无法被取代。档案的信息化管理不仅给我国的高校档案工作带来了极大的便利，同时也给我国的档案管理创新带来了极大的挑战，只有抓住这一挑战，高校的档案管理才会取得长足的发展。档案的管理工作是一项非常重要的工作，近些年国家非常重视档案的管理工作，他们不仅在档案管理工作上加大了资金的投入力度，同时还对档案的信息化管理加大了科研力度。在新时期下，档案的管理是一项系统的、复杂的管理工作，它对我国的高校的档案管理人员提出了更为严格的的要求。作为档案管理者，不仅要具备专业的档案管理知识，同时还要具备很强的档案保密意识，充满责任心，不能损害高校的利益。信息数字化的档案管理模式是高校未来发展的必然趋势，它对于提高档案管理工作效率，提升档案管理质量，具有重要的现实意义。

二、 我国的高校档案信息化管理存在的问题分析

（一） 高校档案管理人员素质偏低

高校档案管理人员要想做好高校的档案管理工作，首先要从加强自身的道德建设，提高自己的素质入手。但是从目前的实际情况来看，我国的档案管理人员普遍存在着素质偏低的现象，这不仅不利于档案管理工作的正常开展，同时还阻碍了我国高校的档案管理工作朝着标准化的步伐迈进。很多的档案管理人员单纯地认为档案管理工作实际上就是简单的将档案搜集与整理，必要的时候拿出来供高校参考与使用，这种想法是错误的。档案管理工作实际上是一种非常复杂精密的工作，它要求档案管理人员具有一颗细致的心，不放过档案管理的每一个细节问题，在工作中要及时总结经验教训。我国的高校档案管理人员还存在着一种更为严重的问题，那就是档案管理人员对档案的保密意识不强，很多的档案已经不再是档案了，大部分人可以随便翻看或查阅。这种现象对高校的未来发展是非常不利的，作为档案管理人员一定要“以身作则”，认真研读《档案法》中的相关规定，做好档案的保密工作。计算机系统目前已经开始应用到高校的档案管理工作中去，但是很多的档案管理人员计算机水平比较低，不能胜任高校的档案管理工作。作为档案管理者一定要加强自己的计算机学习，提高自己的计算机水平，适应高校档案管理工作的需要。

（二） 高校档案管理工作任务量大，工作效率低

高校的档案管理工作是一项系统的、复杂的工作，档案信息量比较大，它要求档案管理人员能够快速找出所需要查阅的档案。我国目前的高校档案管理存在着以传统管理为主的模式，人员还是依靠纸质记录的方式进行归档、整理，在面对大量的档案管理时，管理人员很难对大量的信息进行处理，影响办事效率。高校应该从根本上意识到这种现象的危害性，并采取多种手段改变这种现状。

三、高校档案信息化管理策略分析

（一） 提高档案管理人员的综合素质

档案管理人员是档案管理的直接参与者，其素质高低与否直接影响档案管理工作的效率。作为高校领导一定要全面培养档案管理人员的素质，使他们认识到档案管理工作的重要性，并加强他们的理论知识学习。对于档案管理人员素质培养，我们可以从以下几个方面入手：首先，加强他们的思想道德理论知识学习，使他们具备较强的档案管理理论功底。其次，举办多样化的公益活动，提高他们的法律意识。档案管理是一项严密的工作，管理人员一定要了解《档案法》的相关规定，遵纪守法，不，靠关系出卖档案。对于一些违反法律法规的档案管理人员，要按照法律的要求对其进行处罚。

（二） 引入高科技计算机档案管理系统

计算机档案管理具有很多传统档案管理所没有的特点，它不仅可以以电子档的形式储存大量的档案信息，同时在必要的时候我们可以通过检索“关键词”，很快查询到自己所要找的档案信息。引入计算机档案管理系统，是目前高校档案管理发展的必然趋势，对于提高高校档案管理工作效率具有重要的意义。

结束语

高校的信息化档案管理模式，对高校的管理发展具有很大的推动作用。作为高校的档案管理人员一定要“以身作则”，不断加强自己的档案管理理论知识学习，同时还要强化自己的计算机水平学习。信息化的档案管理模式是时展的需要，它不仅可以快速、准确地查找出所需要的档案信息，同时还可以最大化降低高校档案管理工作的投入成本，提高档案管理工作的效率。

参考文献：

[1]胡生汉.基于信息数字化的高校档案管理的分析[J].现代档案管理，2012（9）

[2]李永志.关于对高校档案管理创新的有关探讨[J].科技管理，2012（1）

[3]周品言.信息数字化档案管理对高校的发展影响[J].档案天地，2011（9）

作者简介：张锐，女，1982年4月，在读硕士，助理馆员，就职于陕西宝鸡文理学院院长办公室。