色标编码与导卡联合应用于病案归档管理
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【摘要】目的:介绍色标编码与导卡联合应用于病案归档管理的方法。方法 本方法采用了与以往色标编码与导卡不同的方法，采用12种颜色，每种颜色代表一个月。采用导卡代表科室，每一导卡号代表一个科室，按时间、按科室进行病案归档。结果 通过采用色标编码与导卡联合应用于病案归档管理，提高了工作效率，控制了病案归档错误率。结论 病案管理要不断拓宽思路，勇于创新。
【关键词】 色标;导卡;病案归档
The color code code with leads the card to apply jointly in the medical record filing-up management
Chen CaiXiaFang Baozhen
【Abstract】 Objective Introduce the colour coding and guide joint used in medical record card file management methods.Method This method USES with before the colour codingand guide card different method, the 12 kinds of color, each color represents a month. The guide card represents department, every guide card number represents a department, by time, by department for medical record filing.Results By the use of the color standard coding and guide joint used in medical record card file management, improve work efficiency, control the medical record filing error rates.Conclusion The medical records management to expanding ideas, dares to innovate.
【Keywords】 Color codeGuide cardMedical record filing
【中图分类号】R885 【文献标识码】B 【文章编号】1005-0515(2011)07-0318-02
色标编码是指在病案封面的边缘，使用不同的颜色标志病案的方法，目的是避免病案归档错误[2]。导卡是指一种在整个病案归档系统中帮助寻找和排列归档病案的卡片[1]。我院从2011年4月开始使用色标编码与导卡联合应用于病案归档管理，有效的控制了病案归档的错误率，大大提高了病案归档的工作质量和工作效率，效果显著。现将我们的经验介绍如下：
1使用色标编码与导卡联合应用于病案归档管理的原因
我院因病案库严重饱和，对部分历史病案采用了病案缩微数字化，并将病案缩微数字化病案异地保存，这样导致历史病案在再次入院时病案无法归档，同时物价局、医保局、卫生行政部门、医院质控部门进行季度病案检查时、临床补贴各种检查化验单时，都是采用按时间、科室查找病案。所以我们采用了新的病案归档方法，按出院时间、科室、住院号的排列方法进行病案归档。由于不按传统的病案号归档，很难控制病案归档的准确性，为了避免病案归档的错误，我们采用了色标编码与导卡联合应用于病案归档管理。
2色标编码与导卡联合应用于病案归档管理的具体方法
上述原因使我院下决心使用色标编码加导卡进行病案归档管理，且不同于以往教科书介绍的色标编码与导卡使用方法。我们运用的色标编码与导卡病案管理方法如下：
2.1由于按出院时间（按出院的月份）归档病案，所以我们采用了十二种颜色，每种颜色代表一个月，其中：黄色代表1月、深绿代表2月、橙色代表3月、浅蓝代表4月、棕色代表5月、粉色代表6月、浅绿代表7月、深蓝代表8月、红色代表9月、紫色代表10月、灰色代表11月、浅黄色代表12月。
2.2每个月的出院病案按出院科室排放时，我们采用导卡号代表科室，将科与科之间的病案用导卡标志区分开来，全院共有37个临床科室，每个月共用37个导卡，同时由于死亡病案使用较高，我们将每个月的死亡病案单独归档，并设单独的导卡号为38号。导卡的形状是在卡片的侧面有一块突出的作为书写导卡号、出院科室的起止，通过其指示使病案归档与检索变得容易及迅速。为了进一步提高病案归档速度，我们还在病案封面标签上也印有条形码、住院号、病人姓名、导卡号、出院科室、出院日期等信息。
2.3每个月回到病案室的出院病案，先按科室放到一个临时病案架上，到了月未报表出来，核对好该月的每科的出院病案数后，再将出院病案整体移到病案库。并在电脑程序上定义每份病案在病案库的具置，如：某份病案在第几个病案柜的第几个导卡中。这样能很快查找到我们所需要的病案。
3使用色标编码与导卡联合应用于病案归档管理的优点
3.1引入色标管理，便于发现错位病案、颜色标志清晰的色标编码贴在病案封面的边缘，一目了然，便于查找，又省时间。当病案插错位置时，色标颜色会有明显差异，能及时提醒我们发现给予纠正，这样既可避免病案归档错误，同时又大大提高了工作效率[3]。
3.2色标颜色清晰，醒目，记忆深刻，由于病案按月份排放，色标编码一目了然。病案归档时，每年十二个月，月与月之间的病案色标颜色不一样，所以月与月之间的病案不会放错。每个月的出院病案，由于按科室使用了导卡，查找、归档出院病案特别快捷。
3.3由于物价局、医保局、卫生行政部门、医院质控部门进行季度病案检查时、临床补贴各种检查化验单时，都是采用按时间、科室查找病案。所以按出院时间、科室、住院号的排列方法进行病案归档，有利于病案的集中查找和归档，往往所需的病案都在1到2个病案柜之间，减少了借阅人员在病案库的来回走动的工作量。如：检查2季度的病案，就只有三种色标的病案，只在相邻的几个病案柜之间查找，归档时先按颜色，再按导卡号，再按住院号等顺序排列。
3.4由于采用了按出院时间、出院科室、住院号的病案归档顺序，减少了再入院病案归档的工作，只此项就为病案归档时间提速了一半。同时不用为再入院病案预留位置，可以一次性将病案排满病案架，为病案库节约了空间，由原来每格病案架只排放100份病案，到现在能排放150份病案，大大节约了病案架的空间。
3.5由于采用了色标编码与导卡，使病案库由原来单一的颜色，变得五颜六色，色彩丰富了，病案库变得赏心悦目，由于工作环境的改善，在很大程度上也提高了员工的工作效率。
4使用色标编码与导卡需要注意的问题
4.1在制作色标病案袋时应考虑到，标识的色差，避免色标的彩色过于接近导致数字组合后不易区分, 应选择合适病案袋尺寸的位置和色标比例，过大会遮挡病案袋的封面内容，过小不醒目[5]。
4.2由于采用了按出院时间、出院科室加色标与导卡归档，同一病人再次入院的病案可能会放在不同的地方，为科研检索造成一定的难度。
4.3导卡应选用韧性很强的材料制作，且最好使用不同于病案的颜色做导卡，使其醒目，在整个区域都能清楚的看到[4]。
5小结
色标编码与导卡联合应用于病案归档管理办法在各种病案管理的书中早有介绍，但将色标编码应用于出院时间的标示，导卡应于区分各临床科室，尚属首创。新的归档模式的灵活应用，极大的提高了工作质量和工作效率，有效的控制了病案归档的错误率，也为病案管理的理论，提供了新的思路。本文通过将色标与导卡归档的新方法与同行进行学习、交流，希望对大家有所帮助。
参考文献
[1]余永明，主编.中国病案管理[M].中国协和医科大学出版社，2003，8
[2] 郭蕴青，吴卉玑，黄丽琼等．色标编码用于病案归档管理．中国病案，2001．2(2)：15-16
[3] 郭燕梅，赖伏虎，易田，等．分析基层医院归档病案存在的问题及防范措施［J］.中国病案，2005．6(8)：17-18
[4]刘爱民，主编．病案信息学［J］.人民卫生出版社，2009:5
[5]李经宇，郭呈芳等．中小医院应用色标归档病案的方法J］.中国病案，2011．12(4)：9-10
作者单位：518020 广东省深圳市人民医院病案室