谈政府信息公开环境下档案馆用户信息需求的特点与不足

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论文关键词 政府信息公开环境 档案馆用户 信息需求特点 信息需求不足

论文摘要:本文试图探索政府信息公开环境下的广西档案馆用户信息需求的特点与不足,为新环境下用户信息需求与档案服务工作的双向互动找到一个有力的结合点。

在我国,政府信息公开已经上升至国家层面。政府信息公开为档案馆用户的信息需求提供了新的渠道,增进了用户信息需求的多样化。广西作为一个多民族聚局地,有着特殊的地理位置和经济发展格局,各民族在经济、文化、风俗和心理素质等方面都存在巨大的差异,由此导致各民族与群体对档案的需求也不尽相同。

1 政府信息公开环境下广西档案馆用户信息需求的特点

1.1 信息需求要求齐全化

传统档案馆利用服务是依托于利用主客体直接作用而实现的,制约着用户需求多元化的实现。伴随信息化,特别是政府信息公开时代的到来,公众对信息的齐全性要求越来越突出。档案利用需求不再局限于纸质档案,还扩展到网络化、数字化载体档案;不再局限于学术工作需求,还扩到到休闲娱乐领域;不再局限于静态的档案信息,还扩展到音频、视频等动态档案;不仅局限于档案馆内信息,还扩展到科技馆等文化机构信息。笔者从收集的广西用户调查表及用户登记表中,发现用户对不同载体,不同形态,不同内容、不同时空范围的档案信息均有实质的需求,无一例外的都显示出广西档案馆用户信息需求的齐全化特点。

1.2 信息需求要求高效化

用户信息需求的高效化是长期以来一直追求的目标,而高效化的需求在借助政府信息公开条件下能够更好地实现。行政机关与媒体等通力合作,以最优化的方式公开政府信息,为用户信息需求的高效化要求提供了畅通的信息渠道。在此基础上,用户实现高效化需求的愿望更为强烈。笔者在与用户的交谈中,大多数表示希望能高效、便捷地获取信息并实现其价值。迎合用户的要求,广西各级综合档案馆应将重要的档案尤其是政府信息优先数字化,并建立相应的服务平台,加快实现档案信息的高效利用。同时,由于政府信息的动态性,各地综合档案馆应加强档案网站信息的及时更新,进而保证档案信息的时效性及用户利用的高效性。在这一点上,柳州市、南宁市档案馆走在了前列。

1.3 信息需求要求个性化

在笔者所做的关于广西档案馆用户信息需求的调查结果中,有51.36%的用户要求政府信息公开环境下要关注档案用户的个性化信息需求。这一结果充分说明了用户信息需求逐渐趋向个性化。档案馆用户个体档案信息需求心理、行为的差异性导致他们档案信息需求的目标各异,表现出对各种档案信息类型的关注与渴求。如在调查中发现,有些用户由于自己的专题需要统计数据,有些则是商业需要了解国家的政策信息。另外,新时期的广西发展少数民族特色文化,打造丰富旅游战略品牌以及中国东盟自由贸易区和泛北部湾经济区域建设的特殊性,也都决定了档案个性化信息需求。

1.4 信息需求要求人文化

政府信息公开环境下公众法律意识及档案意识逐渐增强,用户在接受档案馆信息服务过程中,越来越(下转第193页)(上接第153页)关注档案信息获取权、隐私权等的权利的维护和保障,期望获得更多的人文关怀;同时,在使用检索系统时,要求具有人性化的操作界面,更期望能在服务理念、方式及视觉上都得到最大的满足。虽然政府信息公开在一定程度上有效缓解了信息的马太效应,但是广西信息弱势群体用户的信息利用问题依然严峻,因此,对信息需求的人文化要求也就更高,如问卷显示,80.12%用户对档案信息服务方式和系统的设计要求更具人文化。所以,采用合乎逻辑方式组织档案信息,提供人性化操作界面,制定顺应时事的信息服务策略,构建和谐的利用环境都对激发用户信息需求不可或缺。

2 政府信息公开环境下广西档案用户信息需求存在不足

2.1 信息需求定位不足

信息需求包括所需要的信息和需求,表现在以下两个方面:一是信息的时间范围;二是信息的地域范围。简单的说就是要明确获取什么时间什么地方什么信息 , 准确的定位信息需求不仅可以确保信息的时效性和针对性,而且可以减少信息获取的工作量。根据调查结果显示有42.16%用户很难在第一时间确定所需信息的范围和分布状况,还有相当一部人不知道该通过何种途径才能最快捷的获取所需信息。由此可见,很多情况下,普通用户对信息的需求是盲目的,甚至分不清楚在什么情况下获取什么样的信息才是最为有效。还有一部分用户对信息需求的期望值偏高,表现出对信息需求定位薄弱。

2.2 信息需求后劲不足

在政府信息公开的促进下档案用户的信息需求在一定的时间内取得了较大的进步,这一进步充分的体现在2007年与2008年广西全区的现行文件的利用人次与件次对比。2007年现行文件利用的人次和件次分别为4719次、12693件,而2008年则为8025次和28566件,从利用人次到件次上都翻了一番。然而,由于各种因素如用户所需信息内容和密集程度不同的影响,没有促成高涨的需求拉动,2009年现行文件的利用人次和件次也仅仅是8192次,1516件,人次与2008年基本持平,件次却又降到了原点,由此可以看出,档案用户的信息需求明显后劲不足。

2.3 信息需求难以满足

政府信息公开环境下,档案用户除了历史档案的利用外,涌现了一些老百姓为产权、工资和矛盾纠纷等查找政府现行信息作为依据,另外,企业也有查找有关企业的优惠政策的现行文件,这些需求多数情况下,必须借助现行政府文件才得以实现。而目前广西各级综合档案馆的政府信息公开尚且处于初步阶段,各项技术都还不甚完善,比如有效信息残缺,信息查阅系统的查全查准率偏低等都给用户的现行政府信息需求造成了一定的影响,用户的信息需求并非时时得到满足。调查显示,在档案馆的政府信息利用中,有31.54%的用户不能实现其利用目的。

随着政府信息公开环境的逐渐深入,档案馆用 户及其信息需求特点将更突出,问题叶更加严峻。因此,我们必须积极应对,加强档案服务利用工作的针对性,使政府信息公开和档案的开放利用提升至一个新的高度。

参考文献:

[1]刘丽.网络平台下高校图书馆用户信息需求的特点及规律.河南科技学院学报,2010(11).

[2]王志刚.信息社会中用户信息需求的特点与服务.中国图书情报世界,2007(12).