从风险管理的视角探讨电子文件安全管理问题
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如今，风险管理已经是信息安全保障工作的一个主流范式。信息安全防范工作越来越基于风险管理。①把风险管理与 电子 文件联系起来绝不是理论研究上的攀拉与附会，而是每一个与电子文件打交道的人，特别是文件、档案管理者无法回避的视角和观念。②基于上述两点考虑，笔者认为，从信息安全风险管理的视角来审视电子文件的安全管理问题是十分有意义，通过对风险管理与安全管理关系的认识，我们可以更加深入地了解到当前电子文件安全管理存在的问题，进一步认清电子文件安全管理工作存在的不足之处和改进方向。
一、风险管理与安全管理关系的认识
在分析电子文件安全管理的问题之前，我们应该要加强对风险管理与安全管理关系的认识。而要真正认清两者之间的关系，首先，要对风险与安全有深刻的认识。在新华字典中，对风险的释义是“危险；遭受损失、伤害、不利或毁灭的可能性。”对安全的释义是“不受威胁，没有危险、危害、损失。”从两者的释义中，我们不难看出风险与安全是有密切关系的，都是通过与“危险、危害、损失”的关系来体现的，但这并不是说风险就意味着不安全，这跟人们日常的理解可能有出入，在大多数人看来，风险就是安全的对立面，风险的存在就意味着安全事故的发生，这种理解是不准确的。风险其实主要强调的是“可能性”，而“可能性”就意味着风险的发生可能会引起安全事故，造成危险、危害或损失，也可能不会。另外，还必须认识的是风险包含威胁和机会两层含义，即风险造成的影响包括消极的威胁和积极的机会两面，而不仅指传统意义的威胁。威胁与机会的转换关键是在于平衡安全、成本和效率之间的关系。正如电子文件的 网络 化利用，可能比传统纸质化利用面临的风险要大得多，但不能因为风险大就不利用电子文件，之所以电子文件网络化利用迅速 发展 ，关键在网络化利用给档案工作带来的机会更大，利用成本更低、利用效率更高。其次，要对风险管理与安全管理有深刻的认识。风险管理是指管理组织对可能遇到的风险进行计划、识别、评估、应对、监控的全过程，是以 科学 的管理方法实现最大安全保障的实践活动的总称。③风险管理主要通过风险评估来识别风险的大小，通过制定信息安全方针，采取适当的控制目标与控制方式对风险进行控制，使风险被避免、转移或降至一个可被接受的水平。应该说，风险管理本身就是安全管理一部分，而且是核心组成部分，它既是一种安全指导思想，同时也是一种安全实践方式。安全管理只有在风险管理正确、全面地了解和理解安全风险后，才能决定如何处理安全风险，从而在安全的投资、安全措施的选择、安全保障体系的建设等问题中做出合理的决策。基于风险管理的安全管理体系就是将风险管理自始至终贯穿于整个安全管理体系中，这种体系并不能完全消除安全的风险，只是尽量减少风险，将攻击造成损失的降低到最低限度，从而达到安全风险、成本与效率的平衡。
（一）缺乏科学的安全管理理论与方法指导
信息安全风险管理是解决如何确切掌握信息及其依赖信息系统的安全程度、分析安全威胁来自何方、安全风险有多大，加强信息安全保障工作应采取哪些措施，要投入多少人力、财力和物力,确定已采取的信息安全措施是否有效以及提出按照相应信息安全等级进行安全建设和管理的依据等一系列具体问题的重要指导理论和方法。从这个视角来看文档工作我们会发现，一直以来，文件、档案安全管理工作都是沿袭传统档案载体保护工作来开展，以此形成的相关理论也是以传统档案载体研究为基础的，随着电子文件的出现，传统以档案载体保护为核心的档案安全管理理论就很难适用于电子文件的安全管理。虽然档案部门也对电子文件安全管理做过很多理论探讨，提出“前端控制思想”、“全程管理思想”、“文件连续体理论”、“后保管时代”、“文件运动理论模型”等理论来强化电子文件的安全管理，但不可否认的是，这些理论并不是专门的安全管理理论，很难在电子文件安全管理上取得实质性效果，由此指导的电子文件安全管理工作存在种种疑难点，如电子文件安全事故衡量标准是什么？如何选择安全产品？安全控制全面吗？是否冗余？是否达到预期效果？安全等级如何划分？安全代价如何衡量？这些疑难点的出现，归根到底就是因为现阶段的电子文件安全管理工作缺乏科学的安全管理理论与方法指导。
（二）对安全管理的认识存在偏差
信息安全风险管理提倡的是一种适度安全，即风险是绝对的，安全就是在综合考虑成本与效益的前提下，通过安全措施来控制风险，使残余风险降低到可接受的程度；同时也强调树立风险意识，并通过风险的大小来度量信息的安全性，将“信息”提升到“资产”的高度来进行安全管理。然而，传统电子文件安全管理对此认识却存在偏差。
1、追求绝对的安全。一直以来由于档案部门缺乏安全风险意识，总是想找到绝对安全的方法和措施来追求档案各安全属性（如保密性、完整性、可用性、真实性、不可否认性、可追究性和可读性等）的绝对安全。然而，从理论上讲，风险是绝对的，安全是相对的；风险是永恒的，安全是暂时的。而电子文件安全管理工作从本质上来讲，也就是风险管理工作。电子文件的每个安全属性都有相应的保证级别作为其强度的测量尺度，在实践中追求各安全属性的绝对安全，并不能达到最佳安全效果，也是不切实际的。同样，从信息安全保密的实践 历史 来讲，安全保密是一个动态过程，安全事件是一种随机事件，很难做到百分之百安全。祈求“绝对安全”将在人力物力上付出极大代价，造成严重浪费。因此，档案部门将安全管理目标定位于“系统绝对安全、数据永不丢失，档案永不泄密，电子文件万无一失”，那是永远不可能的！
2、风险意识薄弱，对安全风险认识存在偏差。一些安全管理人员风险意识淡薄，信息安全知识不足，却津津乐道“太平盛世”，双耳不闻“盛世危言”，甚至认为，谈风险是“杞人忧天”，说安全是“天下本无事，庸人自扰之”，根本没有从风险管理的角度来度量电子文件的安全性。这些都严重影响了正确认识安全形势和树立科学的电子文件安全风险观。
3、忽视了对“资产”评估鉴定。从目前情况看，文件、档案管理部门虽都认识到电子文件的重要性，但绝大多数部门只是将电子文件作为日常办公的一种辅助帮助，并没有将电子文件提升到“资产”高度来管理，就更谈不上对“资产”进行评估鉴定。然而，从安全管理角度讲，一个组织系统内的资产在没有被评估鉴定前，是不可能成功实施安全管理并进行维护的。④
（三）管理环节不完善
信息安全风险管理强调对信息系统生命周期的全过程管理，包括一个完整的风险管理环节：风险计划的制订、风险识别、风险评估、风险应对、风险监控。从这个视角来看，当前电子文件安全管理存在明显的薄弱环节。首先，安全管理计划缺乏依据。现有的电子文件安全管理计划的制订，绝大多数是凭借个人经验或者参照其他管理部门计划来制定的，而不是依据风险应对、风险监控实际情况来制订的，具有很大的盲目性。其次，缺乏关键的风险评估环节。风险评估是电子文件安全管理的基础和关键环节。没有风险评估，电子文件的安全管理就会成为无源之水、无本之木，缺乏决策行动的依据与方向，由此而引发的安全管理措施就具有很大的盲目性。虽然大部分管理部门强调采取各种措施来确保电子文件“万无一失”，但大多是“人云亦云”，进行简单的跟风或对安全产品与技术进行简单地堆叠，没有针对性。对于引起本组织电子文件风险的因素没有深入探究，甚至谈不上什么了解，对于所采取的应对措施更谈不上什么研究，对其用途更是“知其然，不知其所以然”，最终在风险来临之时，不能有效地控制风险。最后，安全监控力度有限。电子文件是动态存在的，其安全现状也是随时在变化的。在采取安全措施后，还必须强化电子文件全生命周期的风险监控，实时监视残余风险、识别新风险，执行风险应对计划，以及评估这些工作的有效性。然而现有的电子文件安全监控力度十分有限，绝大部分是局限于电子文件载体的温湿度控制，而不是对整个生命周期的残余风险、新风险的监控。
（四）缺乏系统性和动态性
信息安全风险管理基于系统、全面、 科学 的安全风险评估，强调对信息的全过程、动态控制，对信息进行系统化安全管理，使安全风险发生的概率和结果降低到可接受的范围，从而实现系统安全的动态平衡。传统的 电子 文件安全管理，一方面，绝大多数是针对电子文件载体本身的安全管理，采取的是往往单一的安全管理措施，对于电子文件的安全管理容易出现“头痛医头，脚痛医脚”的弊病，最终还是不能避免电子文件风险的发生。⑤虽然在理论上我们强调要收集全电子文件相关的背景、结构信息，但具体实践中由于没有科学界定电子文件安全管理范围，其背景、结构信息也就难以收集齐全， 自然 安全管理工作就不系统。另一方面，忽视整个电子文件保管环境的安全管理。电子文件保护的过程是一个复杂的过程，对于其自身及其所依赖信息环境的保护是一个系统性工程。从风险管理的角度讲，电子文件的安全管理不仅要对电子文件自身所面临的风险进行管理，更重要的是对其依赖的信息系统风险进行综合管理。而这点是传统电子文件管理所被忽视的，传统的安全管理大都是从电子文件本身风险因素出发而制定安全措施的，这很难在电子文件安全管理上取得实质性效果。此外，值得注意的是，传统的电子文件安全管理大多是静态地管理，更多的是实践经验的 总结 与应用，一般将文件按其形成过程分成若干阶段，分析各阶段潜在的风险因素，从而制定相应的对策。从表面上看，这种方法也适合电子文件安全管理，但毕竟是以静态的眼光来分析风险，各个阶段的安全管理工作缺乏必要和有机的联系，没有将各阶段的安全工作、工序和风险因素统一起来进行综合考虑，很难应对日益复杂、严峻的电子文件安全问题。
（五）忽视了对安全风险、成本和效率的权衡
信息安全风险管理宗旨之一，就是在综合成本和效率的前提下，找到安全风险、安全成本与效率之间平衡点，通过安全措施来控制风险，使残余风险降低到可接受的范围。安全风险、安全成本与效率的关系如下图所示：
安全风险、安全成本与效率关系示意图
从图中我们可以看出，只有当安全风险与安全成本控制达到平衡点时，安全效率才能达到最佳效果。实际上，绝对的安全是没有的，电子文件的安全管理也不是“越安全越好”。不同部门不同种类的电子文件，对于安全的需求是不同的；同一份电子文件其安全保密性超出安全保密的管理需求不但没有必要，而且还会造成资金上的浪费。正如一扇门配几把锁取决于门内放的东西的重要程度，锁越多，门的安全成本也就越高，而门的使用效率就越低。然而，当前的电子文件管理重安全，却忽视了对安全、成本和效益的综合权衡。很多文件、档案管理部门在没有对本部门安全现状和安全需求进行认真分析的基础上，为了追求安全就不惜成本盲目地追求新的安全产品与技术，结果采用了一大批新安全产品与技术，却收效甚微，造成资金的严重浪费。此外，由于我国一直以来强调以纵深防御体系设计作为安全管理的核心，这种防御体系强化安全管理的纵向层次和深度，侧重安全管理的宏观指导，但在指导安全管理的具体实践方面，缺乏科学依据和方法，无法对电子文件的安全风险进行度量，自然就无法权衡电子文件的安全、成本和效益，结果在实际的电子文件安全管理工作中，安全投入成了一个无底洞，安全管理成本经常是远远高于电子文件所带来的效益，最终安全管理失去原有的意义。
三、结论
传统的电子文件安全管理基本上还处于在一个局部的、静态的、少数人负责的、突击式、事后纠正的管理方式，导致的结果是不能从根本上避免降低各类风险，也不可能降低电子文件安全事故导致的综合损失。而基于风险管理的电子文件安全管理体系是一个系统化、程序化和文件化的管理体系，基于系统、全面、动态、科学的安全风险评估，体现预防控制为主的思想，强调遵守国家有关信息安全原则前提下合理选择控制方式以保护电子文件，使电子文件安全风险的发生概率和结果降低到可接受的水平。这种管理体系更加适合于电子文件的安全管理，因此，文件、档案管理部门应尽快建立自身的电子文件风险管理体系。
注释：
1、吴世忠：《信息风险管理动态与动态与趋向》，《 计算 机安全》2007年第4期。
2、冯惠玲：《论电子文件的风险管理》，《档案学通讯》2005年第3期。
3、 陈国云：《档案信息建设的风险管理》，《档案管理》2008年第1期。
4、柳纯录：《信息系统项目管理师教程》，北京：清华大学出版社，2005：582。
5、王强：《电子档案风险管理研究》，《优秀硕士 论文 》2007年8月。