浅谈馆藏档案电子目录在应用中发现的问题及对策
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北京市平谷区档案馆经过几年的努力，已基本将馆藏文书档案著录到文件级，形成电子目录95万余条。然而，它也不可避免地存在一些缺陷和不足，通过工作实践，笔者认为有几个与馆藏档案目录数字化相关的问题需要提出来和大家一起共同探讨。
1. 电子目录分散，同类电子目录未能统一合并问题
例如平谷区档案馆的婚姻档案电子目录库，就有乡镇婚姻库、民政局1995年前婚姻库、民政局1995年后的婚姻库以及新接收各乡镇婚姻库等大大小小十来个目录库。其他类电子目录也同样存在着这一问题。造成这一问题的原因主要有以下三方面：一是电子目录的字段设置不同，给同类电子目录整合工作带来一定困难。我们就以婚姻档案的电子目录为例，早期录入的婚姻档案没有设置专门的婚姻库，和综合档案在一起，字段设置为档号、文号、题名、保管期限、责任者、文件形成日期、备注，将男女双方姓名都录在题名一栏，在设置婚姻库后，字段设置为档号、责任者、男方姓名、女方姓名、日期、页数、保管期限、备注，将男女双方姓名分开录入，前后两个电子目录库的字段设置不同，这就造成了婚姻电子目录整合的困难；二是利用软件不统一，由于档案数字化有一个探索和试验的阶段，使用软件不断更新，不同软件环境形成的电子目录的不兼容性，造成数据导入困难；三是后期整合工作滞后，档案著录后形成电子目录，未能及时整合，这极有可能造成数据丢失，同时也给查询工作带来一定困难。比如，如果利用者来查婚姻档案，必须要问清是哪年领证，在哪里领证的，一旦利用者说不清楚，至少要查询三个婚姻库，给利用工作造成了很大的不便。
2. 新接收进馆的档案实体与电子目录之间存在的问题
一是实体档案与电子目录的不一致。有些单位的实体档案已接收进馆，但电子目录未录入。二是电子目录未按要求录入。例如房产、婚姻、招工等一些要求录入到人的档案，有的立档单位只录入一部分人，其他均以“等”代替，还有的立档单位将婚姻档案分成两部分，一部分录入婚姻专库，一部分又归入综合库中。在利用过程中，利用电子目录查询及可能造成漏查现象，不利用电子目录又倒退回纸质目录查询时代，那样电子目录就成了摆设。造成上述问题的原因是多方面的，笔者分析主要有以下两方面原因：一是立档单位的档案员分身乏术，没有时间录入或检查。平谷区档案馆最近首次要求实体档案与电子目录同时进馆，各单位档案员将1985―1995年10年的档案目录数字化，这需要一定的时间才能完成。二是有些档案员存在侥幸心理，电子目录能少录一些就少录一些，认为只要验收时不被发现问题，档案交到档案馆就和自己没关系了。
3. 电子目录录入质量参差不齐，有漏输错输问题
由于将馆藏档案目录数字化是一项巨大而烦琐的工程，除档案馆工作人员录入一部分外，大部分由外雇人员录入，由于有些外雇人员责任心不强，在录入过程中不细心，就造成漏输或错输现象。
二、解决上述问题的主要对策
1. 实行标准化、规范化的工作程序和方法，做好档案管理基础工作，是将馆藏档案目录电子化的前提条件
首先，全面普查案卷，去粗取精，分清轻重缓急，循序渐进进行目录转化工作，这是实现将馆藏档案目录转化管理标准化、规范化的第一步工作。各综合性档案馆在推进计算机管理的过程中，应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况，对所有全宗进行排队，将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理，这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。平谷区档案馆在将馆藏档案目录电子化过程中，首先,将区委、政府等查档利用率较高单位已开放档案目录录入，其次将婚姻、招工、房产、独生子女等社会查档利用较高的档案目录转化为电子目录，在利用过程中取得了很好的利用效果。其次，结合本馆实际建立标准化的规范化的电子目录体系。由于档案信息的范围和种类处于不断扩展和变化之中，因此，在档案目录数字化设计阶段应多方位全面考虑，尽量做到一次到位。这是档案馆数字化建设高质量的基础，也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。例如，平谷区档案馆在电子目录录入初期，考虑欠周，没有进行系统设计，将房产档案、婚姻档案和文书档案录在一起，造成电子目录数据库庞大，查寻速度缓慢，在意识到这种不便之后，将婚姻、房产档案设置了专门的电子目录数据库，造成前后两次输入的电子目录由于字段设置不同，无法合并问题。
2. 档案馆内部各部门协调运作
档案信息化各项内容的建设都需要更多的信息技术专业人才，除适应技术操作的要求外，还要胜任档案数字化设计与维护、数字档案馆构建等工作。如何高质量地完成将馆藏档案数字化的转化工作，这就迫切需要档案馆各部门之间的通力合作。针对平谷县档案馆实际情况，我们要求每当一个人的电子目录检查完毕后，由数字信息科进行备份，以防止电子目录在合并及不同软件环境中导入时发生丢失、乱码现象后，找不到原始电子目录核对。对那些零散的电子目录及时进行检查、整理、合并，以免造成电子目录的丢失。
3. 新接收档案实体进馆时，要对电子目录严格把关
对新接受进馆的实体档案，档案馆需要对实体档案做进馆前的二次鉴定，这是优化馆藏、纠正归档时一次鉴定产生错误的必要环节与措施。如果在档案进馆鉴定时，对实体档案进行了调整，档案数据也必须作出相应的调整，要保证档案实体与电子目录的一致性。同时，对电子目录的质量严格把关，凡发现电子目录未按要求录入或录入数量与实体档案不一致的，应让立档案单位及时调整，否则实体档案不能进馆入库，只有这样才能保证电子目录质量。其次，对新接收的各单位的电子目录，笔者认为应及时按时间段进行整合，这些零散的电子目录进行整理合并，以方便档案利用工作。
4. 在利用过程中对已完成的电子目录进行二次检查
首先要求查档接待人员耐心细致，在查询档案过程中不要一看电子目录中没有，就告诉利用者没有，要进行一遍手工检索，确实没有再告诉利用者，若发现错输、漏输问题，及时记录，便于今后更正。其次，要设专人对电子目录进行维护，对错输问题及时更正，对漏输问题，及时输入之后进行并库，不断提高电子目录质量。