高校院系办公室协调职能浅析

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摘要：协调是高校院系办公室工作的重要职能之一，它贯穿于高校院系的各项管理工作之中。了解协调的特点，掌握协调的方法和技巧，及时解决工作中的矛盾，对于提高办公室工作效率，推动高校院系教学、科研和各项工作的发展，具有非常重要的意义。

关键词：高校院系办公室 协调职能 策略

高校院级办公室是一个直接为教学、科研服务的基层行政管理、综合办事机构和对外联系的“窗口”，起承上启下、联系左右、协调各方的桥梁和纽带作用。其中协调是高校系办公室工作的重要职能，它贯穿于院系的各项管理工作之中。了解其协调的特点，掌握协调的方法和技巧，及时解决工作中的矛盾，对于提高办公室工作效率，推动高校院系教学、科研及各项工作的发展，具有十分重要的意义。

一、高校院系办公室协调工作的特点

（一）工作任务重、难度大、要求高

1.工作任务重。高校院系办公室既要参与政务：从起草院系各种重要文件、规章制度，到协助党群、学生工作；又要忙于日常管理事务：从办文、办会，到管理院系档案、负责文印；还要做好服务：从为院系领导服务到为各办公室、广大师生员工服务。

2.工作难度大。首先，是满足各方面的要求难；其次，是协调关系难；再次，是被人理解难。

3.领导要求高。由于高校院系办公室的职能决定其工作影响面大，因而各各方面对办公室工作的期望值很高，尤其院系领导对办公室人员的单项素质、综合能力等要求比较高。

（二）工作矛盾难协调

1.院系领导之间在工作中出现矛盾和分歧时难协调。高校院系领导之间在工作中出现矛盾和分歧时，除了通过上级主管领导做协调工作外，还需要通过院系办公室出面做领导之间的沟通工作。上级领导做下级的沟通工作好做，而下级做上级领导的沟通工作可就难了。往往使办公室在具体执行任务时小心翼翼，顾虑重重，担心一旦把握不好分寸，不但得罪了某个领导，而且还会增加领导之间的矛盾，给协调工作增加更大的难度。

2.院系办公室之间在工作中出现矛盾时难协调。办公室与办公室之间，因角度、观点、利益等影响，常会遇到这样或那样的矛盾。一是有的办公室认为他们与其他办公室是同级关系，不买你的帐；二是办公室多，工作关系错综复杂；三是有些办公室之间平时就潜藏着矛盾，当工作交叉时，经常会出现互相推诿、扯皮现象；四是有的办公室本位主义严重，过于强调本办公室工作特殊性和局部利益。这些情况的出现，使办公室的协调工作难度系数增大，直接或间接地影响到院系全局性工作。

3.院系同一办公室人员之间在工作中出现矛盾时难协调。现有高校院系办公室工作人员整体素质不是很高，缺乏服务意识和全局观念，处理问题能力差，工作没有系统性、科学性和全局性，如果同一办公室人员之间不团结，或缺乏科学分工，自我协调能力本身就差，因此在具体工作中就会出现许多矛盾，增加了协调工作的难度。

（三）岗位职责划分不清，工作难协调

如果高校院系办公室之间岗位职责划分不清，尤其当工作出现交叉时，往往会将大量本办公室的工作都推给别的办公室去管，致使办公室许多工作成了“没人管”，在管理职能上有时被动地“弃权”“越权”“过线”了，增加了协调工作的难度。

二、高校院系办公室协调工作策略

（一）加强办公室队伍建设

高校院系办公室的重要地位和职能，对办公室的各项工作都提出了很高的要求，必须加强办公室队伍建设。要切实抓好办公室人员的思想、组织、业务、作风建设，使高校院系办公室人员成为一支政治强、业务精、作风正，具有开拓精神、团结协作、一专多能的团队。一是加强思想建设，努力提高自身素质；二是加强组织建设，优化人员结构；三是加强业务建设，提高工作水平和办事能力；四是加强作风建设，培养敬业勤业精神。

（二）注意协调工作的“四性”

高校院系办公室在工作中要注意协调工作的“四性”。一是协调的全局性。坚持从大局、从长远的利益、从中心任务出发，协调好各种复杂关系。二是协调的平等性。协调工作大多是在同级各办公室之间进行，不要简单下达命令，而要平等协商，以谦虚、谨慎、积极的态度，努力寻找解决问题的途径。三是协调的公正性。要从实际出发，实事求是，公正合理，做到不偏不倚，只有这样，才能在协调中才有说服力，才可能化干戈为玉帛，将消极因素转为积极因素，达到协调的目的，取得协调的效果。四是协调的主动性。协调工作要超前谋划，努力在问题、矛盾可能出现之前做好预防工作和协调工作，这样可以达到事半功倍的效果。

（三）划清岗位职责，理顺工作关系

高校院系要根据各院系实际情况，划清各办公室岗位职责，明确办公室人员的具体职责，不断完善岗位职责和各种规章制度，用岗位职责和规章制度去规范和约束各办公室的工作，不断理顺工作关系。对有工作交叉的办公室，解决问题必须明确负责人是谁，相关人员如何协作，以防止办公室之间互相推诿、久拖不决的“踢皮球”。

（四）科学协调

1.疏导说服与行政手段。协调要注重疏导说服，通过引导、劝导、启发、激励等手段，使协调对象识大体、惜大局，发扬风格，不要在一些非原则性的枝节问题上斤斤计较。但当疏导说服难以奏效时，就要运用行政手段，通过命令、指示等指令性方式解决。

2.坚持原则与适度灵活。协调必须坚持原则，离开了原则就失去了协调的意义。在协调过程上要按照实事求是、服从大局、平等协商、依法办事的原则进行。但是，在某些情况下，对一些非原则性问题，则要运用机动灵活的办法来淡化彼此间的抵触情绪，营造和谐的协调气氛，促使双方作出适当的让步或妥协，使问题得到解决。

3.治疗与预防。高校院系办公室作为院系领导的综合职能部门，在为领导提供参谋咨询服务时，要统筹计划、超前准备，要预先考虑可能产生的矛盾，并提出预防性的解决办法，做到防患于未然。有哪些工作需要协调，涉及到哪些人员、哪些环节，先协调什么，后协调什么，都要做到心中有数。

三、结语

高校院系办公室要真正发挥协调职能会有诸多困难，但只要我们在协调工作中采取科学的态度，掌握协调工作的特点，讲究协调工作的策略，必将化困难为动力，一定能提高管理水平，更加有效地推动高校院系教学、科研及各项工作的发展。

参考文献：

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[4]刘丽华.论高校办公室主任的角色定位和素质修养[J].江苏高教，1998，（2）：40.

注：李永强系通讯作者。