对建立外文期刊用户档案的思考
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[提要] 高校图书馆的外刊资源通常有固定的用户和读者群，建立外文期刊用户档案，将用户的实际需求与图书馆资源建设工作有机地结合起来，不仅能够有效优化外文期刊的采访和资源整合方略，更能提高外刊建设的针对性和实用性，降低馆藏资源的冗余与浪费。
关键词：馆藏资源建设；外文期刊；用户档案；外刊用户档案；高校图书馆
中图分类号：G25 文献标识码：A
收录日期：2015年12月22日
高校图书馆是学校的文献和信息中心，是服务于教学和科研的学术辅助机构，高校和社会信息化的基础。高校图书馆的外刊资源承载着某一学科领域研究现状和水平以及国际最新研究信息的传递任务，也是“十二五”期间中图书馆期刊资源建设的重中之重。高等学校图书馆的外刊资源通常有固定的用户和读者群，这些读者通常是来自各学院和系部较为资深的专业领军人物和学术带头人，馆藏资源的优劣，会直接影响图书馆的学科化服务的水平，建立外刊用户档案，不仅能有效优化外文期刊资源建设，提高外文馆藏资源利用率，更能充分发挥并提升图书馆服务教学科研的职能。
一、建立外文期刊用户档案可提高外刊资源建设的针对性
（一）充分掌握用户信息。高校外文期刊用户有最突出两大特征：外文功底好、学术水平高，通常是来自学校的最好学术机构、学术委员会或专业学科带头人，位居学校各专业学科领域的最前沿，同时代表着整个学校的科研水平和学术层次。图书馆资源建设的重要举措之一就是要建立这个特殊群体用户档案，有效为整个学校的教学和科研服务。
外刊用户档案应基于三个方面的内容建立：（1）外文资源用户基本信息。外刊用户基本信息档案，是资源建设以及学科化信息服务中与用户沟通的桥梁和媒介，充分掌握这个特殊群体的个人信息，便于资源采访、资源整合，以及信息服务中和用户的及时沟通，有助于依据用户的研究方向和专业需求，制定更为科学合理的外文资源采购和网络资源整合方案，使外文资源的建设工作更加科学合理。用户基本信息主要包括用户的姓名、年龄、性别、职称、身份、学历、学位、所在学院、所从事的学科专业、外语水平、研究方向、是否有特殊需求、外文资源的使用情况、联系方式等；（2）外刊用户业务信息。用户业务信息主要指用户在所属相关专业研究领域取得的成果与业绩所形成的有价值文件资料；（3）外刊用户科研成果信息。用户科研成果信息主要指用户利用图书馆资源在科研与教学上取得的、社会认同的、对社会发展和进步起积极促进作用的成果信息。用户业务信息和成果信息有着极强的专业性，学术价值高，对图书馆外刊资源建设工作有着无可替代的导引作用。
（二）及时了解信息需求。高校图书馆作为广大师生教学与科研的支撑，其工作的最终目标是最大限度满足读者与用户需求，及时捕捉用户的外刊文献需求，有助于图书馆有的放矢做好外刊采访和网络资源整合工作。用户需求主要指用户对馆藏外文资源的了解程度、使用技能、利用情况（包括年利用外文期刊的种类和次数）以及专业领域倾向。依据用户档案信息，可定期对已有用户进行调查和建议征集，通过调查可实时了解已有用户的最新信息需求，同时要注意捕捉一些新的用户信息。调查中发现的问题与不足全部要及时整理存档，以便日后做好跟踪服务。
此外，要及时更新用户档案信息，因为这些信息对下一步的外刊资源建设工作会有巨大的反拨作用，会对图书馆信息服务工作提出新的挑战，因为部分外文期刊用户会提供较为准确的外文刊名，更多的时候他们只能提供有关专业领域最前沿的研究理论和学术流派，这时采访员和信息服务人员只能根据这些较为模糊的信息来及时、快速采购和整合所需外刊资源。
（三）增强图书馆学科化服务的职能性。高校图书馆学科化服务，即按照科学研究（如学科、专业、项目等）使信息服务学科化、知识化，从而提高信息服务对用户需求和用户任务的支持力度，而不再是按照文献工作流程使信息服务阵地化，服务内容已不再是简单的文献检索与传递，而掌握用户需求是有的放矢开展学科化服务的重要前提。美国Delfhi咨询公司的一项调查表明，在组织获得的知识中，大约46%是以文本和电子文档的形式存在的，怎样利用用户业务档案中记载下来的知识信息再次服务于更多用户，即利用用户业务档案信息，提供深层次全方位的用户服务，是当今图书馆必须思考和探索的一个重要课题。
传统的外文资源建设中常常会出现一种不尽如人意的现象――已有的资源长期无人问津，而用户所需又不能及时补充，外刊采访与资源整合工作存在很大的盲目性。以读者的信息需求为中心为向导，建立合理完善的外文期刊用户档案，不仅有助于减少采访与资源整合工作的盲目性，更能提高学科化服务的针对性，使外文资源建设工作真正做到急用户所想，满足用户所需，充分发挥和提升高校图书馆学科化服务的职能。
二、建立外文期刊用户档案可降低馆藏资源的冗余与浪费
（一）搭起用户与馆藏外文资源的桥梁。近年来，我国不少高校都实行了学科馆员制度，开展了丰富多样的学科馆员工作。学科馆员工作的开展在图书馆更好地为全体师生用户服务，提升图书馆服务职能，为高校教学与科研提供文献保障和提升图书馆的整体服务形象中起到了前所未有的信息导航和桥梁作用。但是由于人才、管理模式、服务手段等的制约，在某些领域内依然存在馆藏资源与用户脱节的问题与不足。
笔者在2014年的读者调查中，对所在的医学院校16个系部发放外文期刊用户推荐表40份，回收27份。共推荐外文刊35种，其中31种为本馆已购置数据库收录范围内的期刊和网上免费资源，4种为通过全文传递可满足的期刊。这一事实说明两个方面的问题：一方面反映出高校外文期刊的使用者对所在学校图书馆馆藏外文期刊了解不够；另一方面说明高校图书馆对外文期刊用户的宣传和沟通不够，通过建立用户信息需求推荐档案，不仅可以及时掌握用户的信息需求，还可以了解所需信息不能得以满足的原因和问题所在。通过对用户推荐信息进行整理与回复，可最终指引用户找到在图书馆获取所需外文资源的具体途径和方法，在读者与馆藏资源及采访人员之间真正架起信息的桥梁。
（二）提高馆藏外文资源对用户的渗透力。外文期刊用户信息档案的建立，不仅在用户与图书馆之间架起信息的桥梁，成为采访人员和用户互动交流的平台，采访人员从此也担任起信息导航员的任务，与学科馆员的导航作用相比，在向用户推荐馆藏外文资源的过程中，采访人员所提供的信息更为直接、及时、准确。
依据外文期刊用户档案信息，采访人员可以随时与用户沟通，及时了解用户的连续需求和最新需求，针对不同的用户需求，做好外文资源的采访工作，并借助学科馆员（或亲自走访系部），通过发放信息简报、电子邮件、数据库使用培训等方式把最新资源第一时间推荐给用户，让资源围着用户转，改变传统的等待用户上门的服务理念。
（三）降低馆藏外文资源的沉积与浪费。高等学校自其诞生之日起就是培养各类专业人才的摇篮，培养符合社会发展的高素质人才是其永远不变的目标与使命。没有图书馆优质的文献信息保障与支持，高校的教学与科研无异于无米之炊。而在高校图书馆为教学与科研的服务中，始终存在着用户不断增长的信息需求与文献资源不足的矛盾，事实上这种矛盾存在的真正原因，很多时候并非因为资源上真正的短缺所致，而是缺少引领用户在丰富的馆藏资源里获取文献的导航系统。由于对本校图书馆资源缺少全面的了解，在科研中很多用户常常带着对本校馆藏资源的不满，不惜舍近求远跑到国家图书馆等信息机构花高费索取外文文献，以至于本校的一些外文资源长期受到冷落，无人问津，造成资源上的沉积与浪费。
借助外刊用户档案，可以把用户的需求和问题与图书馆采访和资源整合工作有机地融合起来。在这个互动的平台上，图书馆采访人员和信息服务人员不仅是文献资源的采购者、信息服务提供者，也是用户信息需求的调研员、联络员和导航员，在整个期刊资源建设工作中，不仅要针对用户的需求及时搜索和补充馆藏资源的不足，也可以让现有的外文资源得到最有效的开发与利用，最大限度降低馆藏资源的沉积与浪费。
主要参考文献：
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