6种方法帮你输入特定文本

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Excel让我们能够轻松处理各种各样的表格,大大提高了我们办公效率,但有时常常要输入一些特定的文本(如单位名称或者符号等),有没有什么快捷的方法来准确无误地输入这些特定文本呢?下面就给大家介绍几种方便我们实现高效输入特定文本的方法。

1、剪贴板法

Office拥有强大的剪贴板,我们可以利用这一功能反复输入一些特定的文本。首先把要多次输入的文本复制到剪贴板,在要使用时就可在右边的剪贴板窗口中选取要输入的文本即可。

2、查找替换法

在Excel工作表中可能要多次输入相同的文本,尤其是如果要在多处使用一些特殊符号的话,那就非常麻烦,不过以通过“编辑”菜单中的“查找”功能来实现。具体操作方法:首先在要输入这些符号的单元格中输入一个代替的字母或单词,如“单位名称”或者“DWMC”,注意:该字母/单词不能与其他单元格中的相同,然后直接按Ctrl+H快捷键打开“替换”对话框,在“查找内容”栏内输入“单位名称”或者“DWMC”,在“替换为”栏内输入“中国XX网络公司”,再单击“替换全部”按钮即可,如图1所示。

3、自动更正法

Office提供了“自动更正”功能,单击菜单栏“工具”―“自动更正选项”,打开“自动更正选项”窗口,在“替换”栏内填入“单位名称”,在“替换为”栏内填入“中国XX网络公司”,单击“添加”按钮后,再单击“确定”按钮即可。如图2所示。

此后只要在单元格中输入“单位名称”后,单击“Enter”键确定,系统会自动将其更正为“中国XX网络公司”。

4、巧用快捷键

我们可以使用快捷键来高效输一些文本,使用Shift或者Ctrl键选定多个连续或者不连续的单元格(或区域),然后输入文本“中国XX网络公司”,然后按下 “Ctrl+Enter” 组合快捷键,这样就可将该文本同时输入上述选定的单元格中。如图3所示。

5、格式定义法

工作中,我们经常在做报表时需要给大量的数值加上单位(如“万元”等),这时我们就可通过“自定义”单元格格式的方法来达到自动给数值添加单位的目的。首先选中需要添加单位的单元格,单击“格式”菜单中的“单元格”命令,打开“单元格格式”对话框,如图4所示。

单击切换到“数字”选项中,选中“分类”列表框中的“自定义”,然后在“类型”栏内输入“#万元”,单击“确定”按钮。此后在这些单元格中输入数值时,在数值后会自动添加“万元”两字。当然你也可以先输入数值,然后更改单元格格式,效果是一样的。

学会使用这些快速输入文本的方法后,特定文本的输入就在你的弹指一挥间!