从简单报销到有效控制

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2011年3月的一个普通工作日，中国远洋物流有限公司（以下简称“中远物流”）的办公大楼里，员工们都在按部就班地工作，这一天看似与平常没有什么不同，一位经常出差的员工刚刚从外地回来，当他准备像往常一样手工填写报销单据时发现，报销方式已经发生了变化。

中远物流手工报销的时代已经终结。随之开启的，是与网上报销同行的全过程费用控制时代。

―登录首页，报销员工可根据单据类型进行单据填写，他们可以随时查看之前申请单据的审核情况，还可以随时掌握费用的可用额度，从而提前规划费用使用；

―登录首页，各审批领导可查看所有待审批的项目，他们可以对其进行批量审批，并随时掌握各项费用的额度和使用情况；

―登录首页，财务人员可看待处理的项目，并在批量进行处理后自动化导出凭证，还可以通过系统进行费用分析，随时监控各项费用的预警情况。

报销者再不用忙于奔波在各办公室间寻人签字，审批人不用再遭受工作中屡次被报销琐事打断之苦；财务人员终于可以迅速完成费用给付并入账。报销工作变得简单、透明、直接而高效。

这一切源于公司新上线的“元年费用报销系统”。

费用管控矛盾

在竞争日趋激烈的国内物流行业，中远物流可算是其中的翘楚。这家由中国远洋控股股份有限公司、中远太平洋有限公司合资组建的现代物流企业，不仅是我国最大的中外合资第三方物流企业，还连续三次在“中国货运业大奖”评选中，荣获多项最佳奖。

不过，企业的快速发展带来了日益尖锐的费用管控矛盾。

一方面，由于物流企业的经营特点，企业员工经常不在公司本部。而手工报销审批流程的每个环节，都需要找到对应的审核人才能完成，只要当事人不在，报销过程就会被中断，这使得公司员工总是需要漫长的周期来等待费用报销。

另一方面，由于尚未实施全面预算管理系统，长期以来，中远物流仅依靠EXCEL编制的预算表格来控制年度费用支出，这带来了两个问题。第一，由于费用审批与核算独立运作，而预算和核算的口径是不一致的，这使得预算支出的明细数额总是难以查询，从而导致下一年的预算编制总是缺乏准确的数据依据；第二，公司费用审批流程并不规范，执行不严格，超出预算的情况时有发生。

无法有效管控费用成为拖累公司利润的一大隐患。于是，2010年，中远物流牵手北京元年软件，打造公司全新的费用报销系统。

“在员工进行费用报销的时候，如果可以进行有计划、有条件的预算控制，同样可以有效帮助企业节省成本，降低资金风险。”北京元年软件公司总经理韩向东如是说。

让管理更有效

“人性化、智能化、透明化、可控性”，谈到这套全新的费用报销系统，中远物流财务部的一位主管连用了4个词对其进行评价。

“系统严格根据预算对各项费用支出进行控制，将业务活动的执行做到事前控制，降低了财务风险；进行了流程的优化、建立了规范化的审批流程；实现了费用支出审批和凭证生成的自动化，降低了财务人员的工作量；增强了统计分析能力，使财务人员摆脱了繁琐的统计工作，有利于下期预算编制。”他进一步解释说。

系统设计和控制了不同的登录显示菜单，这使报销的工作变得简单直接，大大提高了报销的效率。

系统还设置了预警系统。以黄色、红色和绿色三种颜色标识了不同的预算使用状况，对于即将达到预算额度、已超过预算额度和安全的额度状态进行“有色”显示，令预算的执行情况一目了然，实现了对预算的全过程监控，保证了预算的严格执行。

“不需要建立全面预算管理系统，元年费用报销系统已帮助我们实现了全过程的预算控制。”中远物流的那位财务部主管如是说。

让预算更准确

很长时间以来，中远物流的预算工作总是受困于因预算与核算口径不同所带来的麻烦中。

就核算来说，比如在一次会议费用的报销中，如果发票抬头开的是会议费，那么，自然是进入会议费科目进行核算，可是，有时候发票抬头会开成餐费，自然，在核算中就列入了招待费。

可是，在预算的层面上，只要是会议费用，都应该列入会议费预算中。而由于在核算中，这些费用可能有部分归入了招待费科目，这使得在预算编制时，很难准确计算出当年的会议费实际发生数额，没有当年的数据依据，就很难对来年的预算金额做出准确预期。

而在元年费用报销系统中，所有科目都是按预算科目设置的，实现了与预算的完全对接，中远物流的预算难题就此迎刃而解。

让费用更可控

与预算的细度一致，系统对不同业务类型的费用设置了不同的控制方法。

如对于公司公共费用，如广告费、办公费等，系统采用了总额控制的方法；对于招待费，则采用明细控制；对于差旅费，由申请人填写明细并按职级设置不同的控制标准；对于交通费、手机费，实行预算到人，控制到人；而对于会议费、咨询费，则是按发生的具体项目进行控制。

分类控制的方法有效地提高了控制的有效性。而同时，一套严密的费用审批流程的嵌入进一步保证了控制的效果。

从经办人填写单据、部门领导审批、财务初审，到超预算审批、归口部门审批、财务审批，再到出纳付款、会计记账，电子化的费用报销程序执行起来严谨且一丝不苟。

财务初审环节主要是审查费用的合法性，单据填置的正确性即审查该单据的附件是否完备等。如果没有超预算，则下一步就由归口部门进行审批，否则就需走超预算审批，再到财务正式审批环节。

在这一环节，系统将费用按金额进行了分级，并分别规定了不同的审批人。对于1000元以下的费用，只要经稽核经理审批即可；对于1000元以上的费用，需经财务经理审批；而对于报销额在5000元以上的事项，则需经过总会计师审批。

如果超出预算，则需要由该部门主管副总、总会计师、总经理全部签批方可继续流程。