再谈现行文件有效查阅率的提高
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已公开现行文件利用工作是档案部门适应人民群众需要，落实“三个代表”重要思想，与时俱进，开拓创新的具体体现。国家档案局2004年6月召开的“已公开现行文件利用工作座谈会”，对各级档案部门提出了新的要求。我们应结合本地工作实际，深入贯彻会议精神，全面提高现行文件利用工作的服务质量。在《中国档案》2003年第2期，笔者就现行文件的有效查阅率谈了个人的看法，随着工作的开展，在全面总结分析济南市档案馆现行文件利用工作特点的基础上，本文对现行文件有效查阅率的提高再谈几点个人看法。
济南市档案馆是2001年10月开展的现行文件服务工作，至2003年12月，共接待现行文件利用者1834 人次，提供现行文件3357 件次。从两年多的利用情况看，95％以上的利用者是公民个人为解决自己切身利益而查阅文件。利用情况有以下几个特点：
1．利用目的相对集中。已公开现行文件的利用群体是社会普通百姓，利用的文件范围绝大多数是与广大百姓个人待遇、工作生活密切相关的有关政策文件。主要利用目的分类情况如下表：
从以上统计可以看出，老百姓最关心的问题是什么，广大百姓的最大需求是什么。
2．形成文件单位利用率相对集中。济南市市直工作部门有100余个，济南市档案馆目前收集了79个市直主要部门的文件，自开放以来，利用率较高的是市委、市府、市人大、房管局等单位形成的文件。2001、2002、2003每年的形成文件单位利用率分别是 40％、62 ％、51％， 三年以来所收集部门文件未曾用过一次的有 30 个部门，占所收集文件部门总数的38％。
3．利用者的身份相对集中。年龄较大，文化程度偏低。已公开现行文件的利用群体大多数是企业在职或下岗职工、离退休人员、普通劳动者等，约占总利用者的95％以上，这部分利用者年龄大多在50岁左右。同时，文化程度普遍偏低，多数为高、初中以下的文化程度。社会知识面，认知分析问题能力和语言表达能力等方面较公务查档人员有一定差别，甚至有部分利用者，连查档表也不会填写。
现行文件开放目的是扩大档案部门的服务功能，为社会大众服务，我们工作的价值在于文件的有效利用率，因此工作应立足现实，实事求是，不摆花架子，要真正按照民众利用需求开展我们的工作。真正把工作做实、做细、做深。
1．以“实”字为前提，从群众实际需要出发，调整文件收集范围。
衡量档案部门公开现行文件利用工作开展得如何，不在于这个部门收集文件的数量多少，而在于所收集文件的实际利用效率高低。现行文件来源于各级党委和政府职能部门，从利用分析看，并不是所有的部门文件群众都需要，而是只需要与自己切身利益密切相关的文件。因此，档案部门要把“群众需要”作为公开现行文件收集的范围标尺。对于群众需求不大的文件，如果都集中到档案部门，首先档案部门对这部分文件的收集整理、编目、管理等工作均是无效劳动，同时也给文件形成单位增加不必要的工作环节。因此，笔者设想，在收集文件过程中，要结合利用实际，尤其是已开展此项工作的档案部门，要做好利用需求调查，要总结、分析前段利用情况，结合实际需要，开展文件收集工作。可以限定收集范围，也可以把收集范围分成几类，有的必须要收集原件，有的可只收集文件目录。要下大力气确实把那些与老百姓息息相关的文件收集齐全，对一些与百姓关系不密切的可以只掌握文件名称，制作成文件目录以备查用，做到有针对性地、有重点地开展工作，尽量减少无效劳动。在收集的范围上，要突破传统观念，凡是群众需要的文件、档案、信息都要收集进来。只有我们收集到适应群众需要的文件档案信息，我们的工作才会有效。要一切从实际出发，从群众需要出发。
2．以“细”字为要求，从利用者的角度出发，建立科学的、简单易懂的检索工具。
对已公开现行文件的提供利用工作要做细。一是在利用工作中密切关注社会热点问题，全面了解利用者的需求，做好利用情况总结分析，进行有关利用情况的规律性研究，并做好需求预测，以便于有侧重地开展文件收集工作。二是要根据大多数利用者的身份结构、文化素质等实际情况，建立科学合理、方便易用的检索目录。三是针对社会热点及利用者的应用能力编制一些简单的直观的专题文件索引。四是可以把那些群众需求应用多的单份文件提前准备部分复制件，以备群众所需。另外，对一些群众查阅较多的专项文件，可以印制成小型的专题汇编。
3．以“深”字为目标，从深化服务形式、提高服务质量入手，全面提升服务功能。
首先，要因地制宜，开展多种形式的服务。在已公开现行文件的利用中，一是纸质文件的利用服务，即手工检索，提供文件原件阅读，这是目前老百姓利用最广泛的一种形式。二是借助计算机网络，提供现行文件服务。在计算机广泛应用的今天，在档案馆的网站开展已公开现行文件利用工作，是方便各界群众及时查阅文件的一种好形式。网站可以提供现行文件机读目录，也可以提供全文阅读。还可以借助网络，提供利用政府及其各职能部门在网络上已公开的现行文件。三是在提供利用工作中，要注意做好纸质文件利用与网络利用的结合；做好现行文件与馆藏档案、馆藏资料的结合；做好集中利用与分散利用的结合，即：档案馆利用与机关档案室利用的结合。
其次，现行文件接待人员不光要熟悉已公开现行文件的基本情况，明白所存文件的来龙去脉和使用范围，还要熟悉文件形成部门的基本职能，主动当好利用者的参谋。要热情、周到、细心为利用者服务，尤其是一些利用者对政府职能分工不清楚，未接触过政府红头文件，不知从何处下手，而且利用哪些部门哪些类型的文件也不清楚，遇到此情况，接待人员就要耐心倾听、主动询问、仔细分析他们的需求意图，正确引导他们进行有序地查阅。
已公开现行文件利用工作，其宗旨就是为社会大众服务。不论提供哪种形式的服务，都要从实际出发，以提高现行文件的有效查阅率为目标，最大限度地为群众提供优质服务。