事业档案管理效率提高策略探究

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【摘要】如何提高事业单位档案管理的效率既关系到整体工作的运行效率，也关系到为社会以及大众的服务水平，但是从实践来看，事业单位的档案管理效率普遍不高，这其中存在着的问题也是十分明显的，本文对该问题进行了简要的分析，并且有针对性提出了提高事业单位档案管理效率的对策。

【关键词】事业单位；档案管理；效率

事业单位的各项业务办理在过程中都有相关资料留存，其人员档案也是档案管理的一个重要内容。由于档案管理本身要占用一定的时间和精力，加上有些业务的开展需要对档案进行查询、核实等，因此档案管理的效率关系着其他业务的效率，因此通过提高档案管理工作效率可以促进整体运行效率的提高。

一、事业单位档案管理现状及存在的问题

（一）事业单位档案管理现状。在信息技术的应用促进下，事业单位的工作中也广泛应用了电子计算机和网络，所形成的各种档案除了传统的纸质档案，也有越来越多的电子档案，相应的档案管理也增加了通过计算机管理的方式。但是纸质档案仍然占有相当大的比重，有的纸质档案与电子档案存在着联系，如何进行纸质档案和电子档案的管理给事业单位档案管理带来了双重压力，难度也大大增加了，使档案管理工作产生了许多的问题，严重影响了档案的利用。

（二）事业单位档案管理存在的问题。主要问题如下：

1.缺乏对档案管理的重视，档案管理观念落后。当前许多事业单位缺乏对档案管理的重视，在实践中有的没有设置专门的部门或者专门的机构，而是各个部门独自简单地将档案归档存放或者是由某个部门兼职配合。缺乏重视还表现在投入不足，包括设备和资金的不足，都影响着管理的正常运行和效率的提高。有的事业单位有专门的部门，但是在岗的管理人员在档案管理观念上却十分落后，进行档案管理实际上只能将现有资料进行统一存放或者在计算机中进行存档，不是真正意义上的档案管理。

2.档案管理的信息化程度低。现代科学技术高度发达，在促进效率提高方面具有良好的表现，但是在目前事业单位的档案管理中仍然没有得到很好的应用，这就导致在许多业务中仍然大量要求用纸质文件资料，不但影响档案管理的有效性，也影响事业单位的业务效率。对于一些电子档案，事业单位档案管理也是简单地进行电子存档，而没有通过计算机进行整理分类，而且是在本部门内部存档，在本部门或者其他部门需要时，查找起来还是不便，影响档案资料的共享和利用，效率始终无法有效提高。

3.档案管理人员素质水平较低。事业单位作为职能单位在业务开展方面工作量巨大，形成的各种档案资料也十分庞大，加上事业单位档案管理人员较少，大部分是年龄较大的人员，工作任务十分繁重，导致他们积极性不高，同时他们中的大多数不是专业的，在专业素质上存在很大的欠缺，缺乏专业的能力，在方法上也落后，掌握信息化能力不足，严重阻碍档案管理效率的提高。

二、提高事业单位档案管理效率的具体措施

（一）加强对档案管理的重视，强化档案管理的现代化管理理念。作为事业单位要从上至下加强对档案管理的认识与重视，要设立专门的档案管理部门或者机构，设置专门的岗位并进行专业人员配备，同时还要对各个部门进行思想强化，从档案形成就开始重视。还要给予档案管理部门必要的资金支持和设备支持，来保证其工作的开展和效率的提高。同时还要在人员结构上引进或者聘用档案管理的专业人才，或者组织现有人员参加相应的培训，鼓励他们自学，培养专业技能，学习专业技术，例如学习如何利用现代网络计算机进行档案管理，从而促进效率的提升。

（二）提高事业单位档案管理的信息化水平。鉴于现代网络计算机的高效性，作为事业单位不但要在具体的业务办理中引进并应用，还要在档案管理中认识到这一点，并在实际中积极有效地利用信息技术，通过提高事业单位档案管理的信息化水平来促进档案管理效率的提升。当前事业单位的业务办理越来越多地应用电子计算机，形成的许多档案资料也开始电子化，在档案管理信息化的提高下还能够更广泛地促进事业单位电子政务办理。在利用信息化进行档案管理的过程中，不仅是将所有档案进行电子存档，还要对档案进行归纳、分类，并将整理好的档案放在单位统一的管理系统中，这样各个部门都能够在需要时按照权限进行查找和利用，这也是计算机网络的共享功能带来档案效性的提升。

（三）提高档案管理人员的素质水平。针对当前事业单位档案管理人员素质方面存在的问题，笔者认为应当从以下两个方面进行改，首先，促进工作积极性的提高，这一点还要有赖于他们自身从思想观念上进行改变，同时加强自身的责任感。其次，促进业务能力的提高，档案管理工作是具有专业性的工作，要安排专业的人在相应的岗位，同时单位还要定期组织他们参加学习和培训，学习信息化的有效利用。

三、结语

事业单位各个部门形成的档案量大类广、十分繁杂，进行档案管理是通过有效的归纳、分类进行科学化的存档和管理，以方便各个部门在日后需要时能够及时地查找和利用。但是目前事业单位在档案管理的具体工作中还存在着诸多的问题，只有通过加强对档案管理的重视，提升现代信息技术的应用水平以及提高档案管理人员的素质水平，才能实现档案管理效率的提升。

【参考文献】

[1]王丽苹.探析新时期事业单位档案管理工作现状与发展前景[J].科技资讯，2014（36）.

[2]甘秋歌.新时期人事档案管理工作的重要性及创新模式思考[ J].杨凌职业技术学院学报，2014（02）.