老年大学的文书档案管理工作探讨

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【摘要】随着我国经济的快速发展，人们生活质量的不断提高。因此人们对文书档案管理的要求也越来越高。在老年大学中，文书档案管理工作的质量和效率对老年大学的办学效益有着重要的影响。本文对我国当前老年大学中文书档案管理工作存在的问题进行了探讨，并针对存在的问题提出相应的措施，希望对提高我国老年大学文书档案管理工作具有借鉴意义。

【关键词】老年大学；文书档案管理；问题；策略

在学校各种类档案中，文书档案是最为重要的档案。因此，做好文书档案管理工作能够有效的发挥档案利用价值，为档案使用者带来方便，为其档案检索带来巨大帮助。特别是老年大学，其文书档案的管理工作非常值得重视。本文对老年大学文书档案管理工作进行探究。

一、我国老年大学文书档案管理工作中存在的问题

第一，我国老年大学文书档案管理制度还不够完善。目前，很多企事业单位都没有对文书档案管理工作引起高度重视，没有制定健全和完善的文书档案管理制度。即使制定了相关制度，也不具有创新特点，与我国的市场经济、信息化时代的国情不符合。主要是因为我国部分档案管理人员没有对文书档案管理工作不够重视，其所采取的工作模式还是立足于传统的档案管理墨水，这种模式在一定程度上有着强烈的机关档案管理色彩。这种现象对我国档案管理的制度化、规划化以及科学化建设非常不利，因此必须要做好对老年大学文书档案管理制度的创新。

第二，我国老年大学文书档案管理工作人员积极性不高。经过调查显示，我国很多文书档案管理工作人员积极性不高，在具体工作中责任性不高，缺乏对档案管理的意识。另外，文书档案管理需要较强的专业知识，部分工作人员并非出自档案管理相关专业，只是临时调用而来。部分领导认为文书档案管理工作非常简单，只要初中学历即可胜任，导致了在文书立卷的过程中出现了太多的不规范情况，在工作方法和工作质量上都难以达到相关要求。在立卷的过程中，部分档案管理人员对于全宗档案没有收集齐全，在对案卷保管期限上的划分太过混乱。另外，部分档案管理人员没有基本的档案意识，在工作过程中将已经完成工作的资料顺手扔掉，不仔细保存。除此之外，部分档案工作人员认为档案收集是档案室的工作，与自己没关系，因此忽略对其的重视。

第三，我国老年大学文书档案管理工作没有较强的水平。在信息化时代下，将电子信息技术进行应用，从而促进文书档案管理工作的高效率、高质量。然而在实际应用过程中，部分工作人员在应用计算机管理软件系统中没有统一的标准，在具体档案管理实践中，通用性不够，其标准化和规范化水平不足。一些档案管理软件只是立足于档案专业流程加以研究，却没有考虑到文件和档案之间的联系。特别是我国办公自动化方式广泛应用之后，档案管理软件和OA系统不能有效衔接，从而造成了在归档过程中，存在着大量电子文件归档处理不准确、不及时的情况。

二、加强老年大学文书档案管理水平的策略

第一，要提高老年大学文书档案管理制度建设的进程，强化档案管理能力。老年大学应该针对原来的规章制度，立足于此，从而对原有制度有效的梳理和完善。一方面保证遵循了相关法律规定，另一方面，要落实到文书管理的实际上来，从而制定好完善健全的规章制度。针对档案管理、归档统计、档案借阅、档案鉴定以及文件处理等内容都需要加强规范，保证在操作程序中要求统一、标准统一、使用统一。将过去的规章制度中不适宜的规则进行废除，对相关制度中不完善的内容加以修缮，保证制定出的文书档案管理制度能够充分符合实际。老年人因为晚年孤独或者需要接触新领域，想在晚年培养兴趣、陶冶情操，希望通过学籍档案来记录自己晚年充实的生活，教师也希望通过老年人的档案来发掘其年轻时的经历，从而有针对性制定培养计划。因此制定好文书档案管理制度，保证对文书档案有效管理避免档案丢失和记录错误的情况发生，为老年人的晚年生活带来慰藉，也为教师发挥老人的优势和长处带来帮助。

第二，要提高文书档案管理人员的专业素质以及工作积极性。首先，学校要对档案管理工作的重要性加以重视，对文书档案管理工作加强检查和监督，并对文书档案管理加强宣传，从而提高文书档案管理工作人员的工作思想和意识，从而努力收集和管理文件档案。其次，学校应该提高档案管理工作人员的工作责任感，在员工的调入和变动上严格把关，落实好考核工作。通过绩效调整和岗位升迁制度完善的方式来调动档案管理人员的工作积极性。再次，学校应该培养员工的工作热情，告诉他们文书档案管理的质量对于老人的重要性，从而让档案管理人员从情感上落实工作态度和作风。最后，企业应该对档案管理人员的素质严格把关，保证档案管理人员的基本素质，定期进行业务技能培训。目前信息化时代下，各项技术和理念都在快速更新，一旦跟不上时代潮流，将会面临淘汰风险。因此，要向档案管理人员培训新技术，加强考核，从而提高文书档案管理人员的专业素养。

第三，采用先进手段提高文书档案管理的现代化水平。随着人们对办公自动化技术的普遍应用。通过OA系统能够自动完成收文和发文工作，如果采用过去的管理模式，难以做好文书档案的管理工作，因此要对传统的管理模式进行改变。首先，要采用适宜的文书档案管理软件，应用计算机技术，提升档案立卷、整理、编号、存储、检索及查阅等工序的效率。应用OA系统软件和档案管理软件接口，保证OA系统和档案系统实现无缝连接，把OA系统中的电子文件并入档案系统。另外，要增加档案检索效率，建立多层次、多角度的档案检索体系，保证档案材料的管理和利用能够系统化、准确化、迅速化和全面化，从而保证档案管理的工作效率。为老年人查阅档案带来方便。

三、总结

老年大学要想落实好科学化、制度化和规范化管理，就必须要对文档管理制度进行完善，提高文书档案管理工作人员的专业素质和工作积极性，采用信息化档案管理技术，才能极可能提高文书档案管理水平，为老年人档案查阅提供便利，并保证老年人档案安全。

参考文献

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[2]马春娟.老年大学档案工作探讨[J].决策与信息（下旬刊），2015，（12）：287.

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