当前电子档案优势及问题分析

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在电子信息技术发达的今天，档案事业需顺应时展的变化，必须有效地使用其先进技术。在我国，档案信息化已不同于传统纸质式的管理，越来越多高效便捷的电子档案出现在人们的面前，不断开拓使用的电子档案资源，致使电子档案的建设势在必行，完全开放取代传统封闭性，提高工作效率及利于保管等诸多优势，一直得到人们的肯定。电子档案存在着其较多的必要性，但随时代的不断进步，在未来档案建设中，电子档案还是会同纸质档案一并发展。

1.电子档案存在的优势

同记录信息介质为纸张的传统纸质档案相比，电子档案则有着明显的优势，它运用电脑技术将档案以代码方式保存在某种介质（如光盘、磁带等）里。如今，电子档案受欢迎程度越来越高，与其不可取代的明显优势不可分。

1.1降低档案管理者的工作强度，提升了相应的工作效率

知识时代的到来，使得如今的归档，在网络体系下不仅能拥有高效便捷的处理方法，且对于使用信息渠道来说，更有其快速性。避免以往传统档案归档前需立卷，找寻时检索方法上的不便，大大降低管理者的工作强度，缩短检索档案的时间，提升管理档案的品质，并让档案管理者摆脱了传统无趣的手工式工作。当运用微机处理档案时，能用以“件”替换掉以“卷”来归档档案。正因达到档案随机管理性，可丢弃以往集中式的立卷，变成如今随时随地处理档案。如此工作量的分散，不仅增加电子档案立卷量，且满足实时归档的便捷管理，由此提升档案检索的使用率。

1.2电子化管理档案有助于档案的保密性

传统档案的查找与阅读，一般都是选择整卷供以查找人员使用，可使用人员仅需其中的一小部分档案文件，便可完全查看到整卷的档案文件，对于档案管理的保密性来说，这是完全不合理的。而当档案管理电子化后，便能依照使用人员所需来提供其文件内容，这样使用人员便不能完全地查看到文件的其他部分内容，由此实现档案的保密性需求。

1.3电子化管理档案有助于档案文件遗漏补缺

以往档案立卷若遇上其档案文件无法搜集齐全或是有遗漏的情况出现，需将装订好的档案重新拆除，并补全后再次立卷归档。如今使用电子化管理档案，档案只需要通过计算机以“件”来归档处理，若遇上遗漏之处，便能方便地做到随时增补，不会致使档案堆积的现象出现。方便地敲击键盘，增加遗漏内容，修改档案目录保存便可。如此电子化管理档案不仅省却不少管理人员的时间与精力，且能让管理人员腾出更多的时间来提升业务技能。

1.4电子化管理档案有助于档案的共享及重复使用性

纸质档案只能提供给单一的使用者，有着排它使用的约束性，而电子档案则不同，它能方便地将档案文件提供给需要的任何人共同使用，较容易地实现多人同用一档案，由此达到共享信息的目的。而电子档案还能重复地使用，即使使用多次，也不会留下被翻阅的痕迹，不论其打印在纸上多少回，档案中的内容都不会受到任何影响。可纸质档案却无法做到这一点，它会受使用寿命及外界环境的影响，随着使用次数的增加，其档案的质量明显下降。

2.电子档案的问题

虽同纸质档案相比，电子档案有着如上明显的优势。可在未来的档案建设中，纸质档案还是会同电子档案一起存在下去。

2.1难以明确电子档案真实及原始性

明确传统纸质档案的真实及原始性标准如下：其一经原始载体同内容的组合；其二经档案格式及固定架构。可对电子档案来说，虽确保档案复制件同原文件相同，及在软硬件不断升级情况下，确保可读需运用新软件将原文件进行格式转换。可“原件”定义显得较难界定。且电子档案物质架构复杂，无法令使用人员明白。所以，电子档案的物质架构已不能同传统档案那般，作为评判档案真实及原始性的指标。仅从作用上讲，电子档案更偏于逻辑架构。

导致电子档案内容损坏及失真有如下三原因：其一人为影响导致。其中导致的渠道分为内外两种，内部渠道由于逻辑炸弹被设置在逻辑软件中，致使运行系统时参数出现变换，由此使得信息失去正确性。而外部渠道由于受“黑客”影响，将电子档案内容篡改甚而破坏。其二读写及承载电子档案技术缺少稳定性导致。通常情况光盘寿命为三十年，磁盘为三至五年。其三不断升级的读写机器，需电子档案经常性转移及易老化的保存载体，读写电子档案的格式从旧变新等。其四受病毒感染所致。

2.3无法确保证据式的电子档案

如今国际上更愿意承认档案是由传统处理信息技术及办法产生出的，比如照相、书写等，可由新型技术复制及产生的档案，如作为证据，需经多次反复地核查。而再加上缺少此类技术利用办法及其衡量标准，要处理这一情况，只有通过运用双套式机制，也就是非但将电子档案保存下来，而且还要将其复制打印出作为传统纸质档案来保存。

2.4电子档案无法彰显其过程方式

同纸质档案相比，电子档案的形成过程无法由实物来确定，除了同一电子档案运用不相同的文件名之外，电子档案还无法拥有旧式痕迹，如修改稿或笔稿等，不能如纸质档案一般保存字迹，全部都将会消失甚至无法还原。所以，对于某些观点、精神、计划及策略等，若在传统纸质档案里可轻松保存下来，且清晰能见，可电子档案要想保存这些原件却有些困难，且极易被管理人员所忽略。

总之，不论档案是纸质式还是电子化，它们都有其各自的优劣性存在。所以，在未来的档案建设道路中，并不能一味地否定纸质档案，且也不能忽略电子档案的进展，需要两者相互弥补、共同存在，并与科技发展同步，让两者都能发挥出最大的效用，如此方可让纸质档案同电子档案共同发展，进而确保档案工作建设的社会价值性。