WORD文档之现代管理论文

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1结果至上与过程控制——对工作推进的规范意识

word根据不同需求提供了很多相应的手段和快捷方式，方便二次编辑或协同编辑、审稿校对。但有的只管眼前基本效果达到就行了，于是就出现许多随手而来的操作：一是用空格代替缩进。比如段落首行缩进，靠右的落款、日期等都是在前面加空格；二是用用“回车”代替分页。要把后面的内容分到下一页去，不用插入“分页符”，而是加“回车”来实现；三是用缩进代替对齐。标题不用“居中”，而是使用“缩进”来居中，落款和日期也不使用“右对齐”；三是自动编号与固定编号共存；四是一个文档内容多，要求的纸张大小和方向等页面设置不同的时候，不利用“分节”，而是按页面设置不同把一个文件分在几个。这些操作，可以暂时达到要求，但当字号、行间距、段间距、页面设置等发生变化的时候，都可能发生错位。把一个文件分成几个，将会为后期的处理带来很多麻烦。从管理的角度看，这就是要处理好过程和结果的关系，对工作推进，要有“规范意识”。不能忽略过程，单纯追求结果，那会留下很多隐患。不能出现暗箱式的管理、构件式的管理，只看到入口和出口，中间看不见。一项工作的推进，管理者在这里时能运行好，展示的是你的能力；离开了，仍然能正常前进，体现的则是水平。因为他建立了保障做好的规范和流程，并得到了大家的认同和维护。

2独善其身与和谐相处——对工作交叉的协作意识

表格在日常办公过程中制作的文档所占的比例不小，但表格的处理是个难点。OFFICE2003版后，表格可以灵活“移”动，但不容易控制；图片也一样，特别是图文混排或表与文字混排的时候不好把握，这涉及到表格、图片在文字中环绕方式，表格整体在页面的位置，图与图及文字的上下层次等相互关系，操作不当就不能“和谐相处”，要不被“遮”住，要不被“挤”到。从管理的角度看，处理好交叉事务，要有“协作意识”。多一双眼睛，就会少一个漏洞；多一份提醒，就会少一次偏差。如果有太多顾忌，怕所谓得罪；或是心态不好，等着看笑话，那都会对整体工作有影响，因为损失的就是大家的。所以对待工作，不仅要像游泳的混合接力那样，以不同的泳姿把自己那一棒游好，完成各自的任务，更要像田径接力那样，相互配合，充分利用好接力区这一环节，既不越位也不缺位，互相提醒，取长补短，把整体水平发挥到最佳。

3止于表象与把握本质——对工作疑难的突破意识

一个大型软件由无数个模块集成，其综合功能的强大可能超出了设计者的初衷。在WORD中，一个类似功能可能在不同的菜单中出现，当然一个问题可以有不同的途径解决。但总有一些疑问不知怎么处理：页眉上多了一根线不能删除；网上“拷”下的文字段落之间都是所谓的“软回车”；PDF文件经过扫描识别后，文字每一行都成了一段；一个页面，刚好创建一个表格，但后面还剩一个回车符“挤”到了下一页；打印时纸放多了、放少了或是打印时间长了纸都卷不动；邮件合并后的文档不能选打其中一部分。从管理的角度看，对工作中出现的一些疑难问题，要有“突破意识”，不被表面现象迷惑，只要找到问题的本质，总能找到解决的办法：页眉上的那根线，可以当作一根边框线来处理；“软回车”，其实是“手动换行符”，可以利用“查找/替换”功能直接替换成“段落标记”；扫描识别后的文件可以先把所有“段落标记”替换掉，再把首行识别产生的两个空格替换成“段落标记”，那样就可以还原成整体的段落；有时段落的行距调不动，是因为在段落属性中，有一个默认的“如果定义了文档网格，则对齐到网格”，去掉这个钩选，就可以自由调节了；打印机走纸是通过纸张与搓纸轮之间的摩擦力，而摩擦力与压力、接触面积和摩擦系数也就是粗糙程度有关。纸少了，是压力小了；纸多了，是因为倾斜度小，接触面不够；时间长了、温度高了，搓纸轮的热脆性等造成表面光滑，摩擦系数变小了；邮件合并不能选打是因为生成的文档被分成了许多节，需按节（section）打印，即在选打的页前加个“S”，如S12-S25。

4随遇而安与优化提升——对工作环境的服务意识

WORD提供了许多可调整的自助服务选项，如果利用好，可以建设更友好的界面，更好地为使用者服务。我们的电脑硬盘一般都进行了逻辑分区，WORD文档默认的文件保存位置是在C盘的“我的公文包”，分区后，如果仍然都把制作的文档保存在默认的C盘，会让系统盘的空间越来越小，影响整个WINDOWS的运行；常用工具栏上有个“打印”的快捷按钮，一按就会把文件全部打出来，可以换成有选项的打印按钮，避免不需要全打的时候出现误操作；两个连续页面之间的空白，双击其间的缝隙可以“隐藏”，那前后的内容就跨页连成一个整体，这会便于连续阅读，容易编辑；一个文档整个编辑的窗口可以分割成上下两个，便于我们前后对照，编辑长文档；把审阅中的“修订”功能打开，修改的信息会如实记录，别人看了以后可以了解编辑者的思路。从管理的角度看，就是要增强“服务意识”，适当改造好工作环境、工作界面，为你为他提供更便捷的服务。一个小的改变会持久地发挥作用。服务体现在细节，要从小处着眼，对服务界面、工作环境一点小小的优化就可以带来很大的便利。

5定活两便与守经达权——对工作下属的人本意识

在表格的一个单元格内，经常会出现差那么一点点位置的情况，要“转弯”，要换行，空间大小和内容多少之间总是存在矛盾。第一种处理是，由它去，要挤下去就让它挤下去；第二种是拉动表格格线，占别的单元格位置；第三种处理是，格线不动，在字上下功夫，要不把字缩小，要不把字间距缩小，或是把字压扁。其实无论是单元格左右，还是内容这个段落左右，系统都提供了可以进行一定调整的余地。就像制度与人的关系一样，在保持原则的情况下，还有灵活，可以做到两全其美。从管理的角度看，管事首先要管好人，要有“人本意识”，管理有层级，但人格是平等的。对下属，对工作伙伴，他能做一份工作你就减一分压力，他能负一分责任你就少一分担心。他的心情愉悦也能让你高兴，他的脸色难看也会让你难受。因此即不能放任不管，有一种他是他，你是你的思想，甚至有了苗头不提醒，有了倾向不制止；也不能只强调原则，不讲灵活，缺乏基本的关怀和理解，生硬对待。管理者要关注其特长，发挥其优势，规避其不足，缩小其缺点。以人为本的本质，就是要理解人、尊重人；发展人、成就人。成就了别人，也会成就你自己；更会成就工作，成就事业。

6坚持自我与服从整体——对工作个性的集体意识

编辑好的文档，换了一台电脑后，原来精心设置的字体不能原样显示，有的字形发生了变化，大小不统一，甚至还有的不显示，行间距、段间距也有变化。OFFICE已经升级到了2013版，从2007版开始，文件保存的基本格式就发生了变化，文件的扩展名也由DOC变成了DOCX。如果在低版本上不打一个向上兼容的补丁，2007版以上的WORD生成的以DOCX为扩展名的文件，用WORD2003及以下版本就打不开。同是高版的，2007、2010、2013版之间，上下兼容也不是很流畅，经常会出现一些错乱。从管理的角度看，这是个性与共性的关系，个人与集体的关系。人不能失个性，工作不能缺特色。好的个性可以形成风格，不好的个性可能会造成冲突。在一个集体环境中，有时个性应该适当收敛。讨论或是征求意见的时候应该真实地表达自己的想法。合适的建议，那是对决策信心的一份加强；即使不成熟，那也是对慎重决策的一份提醒。确定了，如果不失原则，就应尊重集体决策。

7完事大吉与总结提高——对工作反馈的矫正意识

制作好文档是一方面，整理和管理好文档也很重要。纸质材料都习惯了整理归档，电子文档也应如此，既要整文件柜，又要整“公文包”。一个WORD文档命名，可能开始不准确，定稿后应该把名字改准确，像论文一样，可以从标题看出个大概。处理一件事可能有一系列文档的，应该建个文件夹，工作结束后，再整理好，以便以后参考借鉴。保存位置，不能总是“桌面”或是C盘里的“我的公文包”，就适时调整转移。从管理的角度看，就是要有“矫正意识”，对工作要适时总结，及时反馈，不断修正。一般日常工作有很强的周期性，许多事项都是重复的，减轻负荷的最重要的手段，就是继承优化，充分利用好过去的资源，把教训转化为经验，把经验转化为特色；否则，要不是把已有的丢在一边，另起炉灶，浪费大量的精力；要不是把过去的东西拿来照搬，前一次留下的遗憾，这一次就变成失误。WORD是我们日常管理过程中使用的一个重要工具，运用好WORD可以提高我们的工作效率；而理解好WORD，则可增强我们的管理意识，提升我们的管理水平。

作者：向阳 单位：湖北中医药高等专科学校