中等专业学校档案管理工作刍议

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学校档案管理工作是衡量学校教育质量和管理水平的重要标准,档案的规范化管理是提高学校质量的重要保障,是学校各项评估工作的重要内容,是学校工作的真实记录,故加强学校档案的规范化管理势在必行。目前,中职学校面临着重大的变革,作为中职学校工作重要组成部分的档案工作也面临着严峻的挑战,那么,如何适应新形势,加快中职学校档案工作发展的步伐呢?我根据《档案法》的要求,结合自身的学习和工作体会,就如何做好中职学校的档案管理工作探讨如下。

一、档案管理工作现状分析

(一)档案管理人员缺乏,素质较低。

专业的档案管理人员缺乏,现有的档案管理人员业务水平低下是中等专业学校普遍存在的问题。有的中专学校的档案管理人员只有一个人,而且是临时配备的。另外,一些档案管理人员不是档案专业出身的或者不经过培训就上岗,不具备最基本的档案管理业务知识。档案管理人员业务水平不高,缺乏系统培训,对档案工作的分类、归档、整理、保管、利用等未能很好掌握,很难使档案工作走上规范化道路。

(二)档案信息载体结构单一。

目前中等专业学校档案馆(室)的管理方式陈旧落后,有些还是手工作业,在文件立卷归档后,档案工作人员还需对其进行加工,如调整与编目。这种机械的手工抄写,不仅重复性劳动工作量大、时间长、速度慢,而且极大地限制档案的处理速度。这样的管理模式,致使档案管理人员无暇顾及对某些有价值的档案资料进行有效的开发利用,查阅档案也因管理方式落后,案卷调动频繁而造成磨损严重,且检索速度慢,查找准确率低、查全率低。

(三)收集资料不够完整。

外出参加会议的人员不会主动把会议文件交给档案人员归档,而档案人员对学校外派人员参加会议的情况不了解造成了会议文件未能及时归档。某些教师对教学档案的归档持抵触态度,认为教案、自编讲义等材料是自己在教学过程中取得的成果,属于私有财产,若经档案部门归档后就会成为公有财产,容易抹杀个人的成绩,并且再利用时借用手续繁琐,还是自己保管放心、方便。

(四)硬件设施不达标。

有的不具备最基本的保管档案的通风、防潮、防霉、防盗、防火条件要求,档案材料随处散放,造成极大隐患。档案保管设备不齐全,部分学校档案保管箱不规范,影响保管使用效果。

二、档案管理工作对策探究

(一)强化档案管理意识,完善档案管理机制。

提高和增强学校全体员工对档案工作重要性的认识,是搞好学校档案工作的先决条件。这就要求档案管理人员要认真学习《档案法》,深入进行档案法律知识的学习和宣传,使领导干部和全体师生员工都认识到学校档案工作的重要意义,树立和增强全民的档案意识,坚决杜绝档案工作“说起来重要、做起来次要、忙起来不要”的实用主义短期行为。首先要扎扎实实地搞好学校档案工作,建立起严密并切实可行的档案管理制度,按《档案法》要求,规范各类档案的分类、归档要求和管理办法,使档案工作做到有章可循,有法可依。其次要加强对档案工作的领导,主要领导应亲自过问档案工作,解决档案工作中存在的各种实际问题,促使学校档案工作跟上当今新形势教育教学改革的步伐。最后要按上级档案管理部门的要求,建立综合档案管理机构,集中统一管理全校的文书、教育教学、设备、基建、会计、学籍、团队等各种门类和载体的档案。另外,各职能部门均应确定一名兼职档案工作人员,负责收集和职能管理本处室的档案资料,形成档案工作齐抓共管的局面,以保证学校的各种资料齐全完整。

(二)加强人员配备,搞好档案实施建设。

为了不使那些奠基性材料缺失,学校教学档案要实行统一保存和科学管理,首先要配备一名思想好、责任心强、熟悉学校工作、懂得职教办学规律、有较好的政治素质和较强业务能力的同志来负责,并健全工作人员岗位责任制、档案室管理制度、查阅制度、资料报关保密制度,严格按规章办事。其次,硬件建设是提高档案水平的基础,同时也是保证档案管理质量的最佳手段,要专门设立档案室,教学档案按文书类、教学类、学籍类、声类分别设橱,配备六防(防火、防盗、防潮、防光、防虫、防鼠咬)实施,确保档案材料保管安全、利用方便、管理规范。

(三)加强档案信息化建设,提高现代化管理水平。

档案信息化建设是社会信息化发展不可缺少的组成部分,是现代档案工作的基础,是档案工作现代化的必由之路。首先观念要现代化,即要正确确立中等专业学校档案是重要的信息资源这一重要观念。其次在具体管理上要与时俱进,正确确立中等专业学校档案管理的理念,制订一整套科学严密的与现代化管理相适应的管理体系和运行机制。最后在档案管理中要实现技术现代化,即采用计算机、传真机和信息检索终端等现代化办公设施,收集、处理、传递档案信息资料,提高档案的服务质量。

(四)稳定档案队伍,提高业务素质。

学校档案工作应坚持“以我为主”的立卷归档原则,着重收集本单位形成的文件材料,上级针对本单位制发的文件材料,本单位公务活动形成的重要会议材料、协议书、劳动工资等材料。文件材料收集齐全后,要根据不同门类、不同载体按年度、类别分别整理归档。

学校档案人员必须从杂业型转向专业型,保证档案系统现代化管理工作有序、正常、持续地发展。学校要着力提高整支队伍素质,创造条件,有针对性对不同工作岗位的知识进行更新,加强对外指导工作和内部基础管理工作;建立竞争机制,克服人的惰性,充分发挥入的主观能动性,创造有他们的用武之地和舒展才能的机会;建立激励机制,合理设置岗位。工作科学量化,体现一个单位内工作量大与小不一样、专与不专不一样,有利于工作人员的积极性和创造性的充分发挥。

建立健全学校档案,实行档案管理,有利于对学校的正确评估,有利于对教师和学生的全面考核,有利于查找和使用历史资料,有利于学校进行科学管理,有利于提高教育教学质量。只要努力把学校档案建好、管好、用好,就一定能把学校办出成绩,办出特色,办出水平。

参考文献:

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[2]刘索珍.中职学校教学档案管理工作初探[J].卫生职业教育,2005,(17).

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