多校区院校档案管理难点解析
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【摘 要】高等职业院校发展过程中，通过优势互补、强强联合等多种形式进行院校合并，办学水平和办学规模都上升了一个台阶。但由于地理因素的原因，很多院校处于多校区同时办学的状况。档案管理作为学校的重要工作之一，但这给合并后高校的在档案管理工作带来许多问题。笔者根据本单位实际情况，对高校合并重组后的档案管理工作难点问题进行解析。
【关键词】高校合并;档案管理;信息化
一、高校合并后档案管理中存在的问题
（一）档案重组、管理重新理顺、管理机制健全是合并高校档案工作中亟待解决的问题。
①院校合并后首先档案全宗由原各校的一个全宗成为并校后多个全宗。合并后的档案管理体制、管理方法、类目设置、分类方法、档号编排等均差异很大，检索手段和检索工具优劣迥异。有的校区实行档案集中管理，有的是分散管理，有的采用计算机检索，有的是简单的手工检索。 ②合并高校档案管理机制不健全。受物理条件所限，合并高校大多不能得到实质性融合，实行分校区办公，比较分散。有的校区设有综合档案室，制定过相应的规章制度，有的只有简单的资料室而已，甚至校区档案工作由其它部门人员代管，档案管理规章制度也无从谈及。
（二）档案的集中统一管理成为一大难题
①分散办公是档案难以集中统一管理的主要原因之一。实行分校区管理模式，为了方便继续在各校区办学、办公单位利用，仍将档案存放在原校区，因此档案的集中统一管理，无疑受到极大影响。②各组成院校合并前案卷质量良莠不齐，制约着档案的集中统一管理。有的院校严格按照高校档案管理规定、档案分类法、档案立卷办法进行档案材料的收集、鉴定、立卷。而有的院校则内容杂乱，材料短缺，立卷不规范。
（三）档案管理方法、管理水平和人员素质存在一定差异。高校合并后各部门人事关系调整，原有的档案从业人员大量流失，一些缺乏档案专业知识的人员充实到档案工作岗位，其自身不具备较高的专业理论修养和娴熟的业务技能，不能马上投入到档案工作中去，特别是在档案信息化、数字化管理的背景下，难以胜任，诸多因素都成为合并高校档案管理实质性融合的障碍。
二、合并高校加快档案管理工作的措施
为了使高校档案更好的发挥作用，为学校发展提供有利参考，尽快解决存在问题刻不容缓。
（一）强化档案意识，建立健全管理机制，规范档案管理工作
①强化各级领导及相关人员的档案意识，充分认识档案工作的重要性，把档案工作纳入领导及学校工作的议事日程，成立以校长牵头、主管副校长负责，档案责任部门负责人和相关技术人员为成员的校档案信息化领导小组，作为学校档案工作的最高行政机构，领导全校档案工作。②健全和完善档案管理制度，依据《档案法》、《档案法实施办法》、《高等学校档案工作规范》以及有关档案管理条例、办法等，制定一套科学、完善的档案管理规章制度，使档案管理者在工作中有法可依，有章可循，依法治档。③按照《档案法》、《档案管理条例》有关规定，按照档案自动化、科学化要求，结合本校的实际情况创建科学的管理模式，制订统一的档案管理办法、管理手段、分类方法等，对合并前的档案进行重组，进一步达到科学化、规范化。
（二）加强档案队伍建设，提高管理人员综合素质和管理水平
①首先，要建设一支具有政治道德修养，忠诚档案事业，在专业结构、业务水平等方面比较合理的专职档案队伍。②提高专职档案工作人员的综合素质。第一，要对档案工作有高度的责任感和荣誉感，严守安全保密制度，业务上精益求精，工作上兢兢业业。第二，要通过各种渠道，采用各种形式，创造各种条件，为档案管理者提供学习和继续教育的机会。第三，加强能力素质培养。高校档案部门要有计划的组织和引导档案管理人员熟练使用现代信息工具，特别是网络传输工具，真正成为既熟悉档案业务又掌握计算机技术的复合型人才。
（三）加强档案管理现代信息建设。
随着现代技术的应用，电子档案作为一种新型的信息载体出现在档案领域，以磁性材料和光学材料为载体，将逐步替代传统的纸质档案，在档案领域占主导地位。
①建立健全高校档案管理网络体系。高校合并后，由于机构重组，人员变岗，以前的网络体系已不能适应新的档案管理的需要，因而要尽快建设一个新的网络体系，保证档案馆（室）与兼职档案管理人员之间联系畅通，保证档案部门对学校各院系、部门所产生的教学、科研、管理等大量电子信息及时进行在线归档，确保档案收集、归档的完整性，同时实现信息资源共享。②建立数字化档案。逐步将馆藏档案进行普遍、全面的数字化处理。即将原有的物理载体形式体现出来的各种档案信息，通过现代化的办公设施如著录、机检、扫描等形式将信息保存到光盘、磁盘等计算机的各类存储器中，使现有的馆藏档案信息向数字化转化。③加强电子档案归档管理。一是学校档案馆要以国家档案局颁布的《全国档案信息化建设实施纲要》、《电子文件归档与管理规范》为依据，根据档案管理的要求，结合本校的实际情况，制定出完善、符合实际需要的一系列电子档案工作的标准与规范以及管理办法。二是在移交或接收档案时，要尽量做到纸质档案与电子档案同时移交。三是要逐步完善硬件设备，如计算机、扫描仪等，对档案进行扫描，运用计算机进行接收、输入、输出、修改、插入、打印、统计、检索、查询、删除等信息化管理。四是档案管理部门可充分利用高校校园网这一有利条件，在网上建立档案馆档案信息收存网站，及时将各部门的电子文档收集起来，进行加工、整理，以转化为电子档案，切实做好电子文件等新型载体的收集整理工作，真正实现院校合并后的信息共享，发挥院校合并后档案信息资源集中的优势。