电算化背景下内部会计管理思索
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如何在电算化条件下做好内部会计控制工作,并使之制度化,是摆在企业领导和财务管理人员面前的一个重要新课题。
一、建立电算化会计控制的必要性
（一）电算化会计自身特殊性的要求
电算化会计与手工会计相比,使用的技术手段、组织结构及内部控制都存在区别。凭证、经济事项的说明,帐簿等均要求通过计算机方可录入、阅读、查询。这种情况下,对数据输入及输出的控制显得更为重要。在传统的手工系统下,任何一项业务处理都会留下记录备查;而在电算化条件下,账务处理及数据文件都存储在计算机或磁盘上,不像手工系统那么直观。一旦出现舞弊行为,后果将更为严重,并且更难以被发现。因此,为了保证会计信息的完整性和真实性,做好电算化条件下的内部控制更为重要。
（二）电算化会计对内部控制特殊的影响力
电算化会计使功能和知识高度集中。由于知识的集中,导致了职责的集中,这就使得一些可能从事数据的输入处理,又负责这些数据的输出、报送的人员在未经批准的情况下直接对使用中的程序和数据进行修改,这种现象加大了出现错误和弊端的风险。传统手工会计业务处理系统的内部控制是建立在不相容职能相互分离及相应职责分工的基础上,在电算化条件下,由于业务人员的减少,将会直接导致这些原则重要程度的下降。
电算化会计使程序和数据存储在一起,所以数据的输入可能缺乏充分可靠的记录,缺少附件的数据在未经许可的情况下也有可能被输入系统。而在输出方面,某些业务或处理结果也可能不能被完全打印出来。因此,如果存取改动数据的命令和程序集中于同一装置,再加上没有适当的控制,未经批准擅自存取或改动数据的情况就可能发生,这一切都会对会计控制产生重要的影响。
（三）法律法规的必然要求
电算化条件下的内部控制对于及时发现和纠正单位的各种错弊现象及不法行为,确保法律法规履行,提高会计信息质量具有特殊作用。当前,我国正处于新旧体制的转轨阶段,手工会计也逐步向电算化会计转化,新的问题也随之而来。首先是工作人员的舞弊行为:电算化系统内部的工作人员为了达到窃取或泄露商业秘密,非法转移资金,掩盖各种舞弊行为等目的,有可能协助竞争对手获取或破坏会计数据,对会计软件、资料数据等进行非法改动、删除,从而影响会计信息的安全。其次是工作人员的无意行为:电算化系统内部的工作人员可能由于素质不高,或者责任心不强等原因造成数据录入错误、操作步骤失误、监控力度不够等使会计数据录入或处理出现错误,导致财务会计信息偏离质量要求标准。因此,各单位必须建立健全内部控制制度,加强内部会计监督,重视会计人员的道德素质培养,以保证会计信息的真实性和合法性。
（四）加入WTO参与国际竞争的形势需要建立和健全电算化条件下的内部控制制度
随着社会生产力的发展和科学技术的进步,信息技术高度发展,全球经济一体化的进程加速,各企业所面临的风险也逐渐加大。加入WTO后,我国企业将面临众多国外企业的激烈竞争和有力挑战,我国在海外的企业也将遇到与国内不同的政治、经济和文化等风险。因此,如何提高自身的竞争力,如何以一种积极的姿态参与到世界竞争的潮流中去,将是我国企业当前面临的主要问题和难题。信息社会发展的潮流,更催化了会计电算化的普及,企业要想在激烈的市场竞争中立于不败之地,必须适应现代会计形式的变化,完善电算化条件下的内部控制,提高经营管理的效率和效果,保证会计信息的真实性。
二、目前会计电算化条件下的内部控制存在的问题
（一）认识不足，有章不循和无章可循的现象较为突出
我国一些企业对建立内部控制制度重视程度不够,对于建立电算化条件下的内部控制更没有提上公司管理日程,存在着过分依赖计算机的问题。有些企业甚至对内部控制存在着很多误解。认为内部控制就是一堆堆的手册、文件及相应的规章制度,有的则认为企业内部控制就是内部成本控制,内部财务会计信息准确性及资金安全性与完整性控制,或内部监督等。甚至有些企业还未意识到内部控制的重要性,更为严重的是有章不循,执法不严,使内部控制失去了应有的效力。
（二）财务信息过分依赖于原始数据输入的准确性
在财务工作中,控制会计信息的输入处理和输出,使其符合会计准则和各种会计法规的要求,保证会计信息能真实、全面、及时、准确地反映企业经济活动,保障使用者利用会计信息所进行的判断和决策的准确、有效,这是对会计工作的基本要求。在手工会计形式下,如果处于第一道工序的财务人员发生数据记录错误,由于以后各道工序上的财务人员都有责任和义务对自己前面的工序进行审核和监督,再加上总帐,明细帐,日记帐都是分别记录,可以相互检验,帐证核对,帐帐核对,这种错误就容易被发现,并能得到及时纠正。会计工作实现电算化后,计算机是在程序的控制下对输入的原始数据进行处理的,财务数据是存储在磁性介质上的,所有记帐、分析及编制会计分录等工作均在计算机程序的控制下自动进行。但是电脑中的原始数据必须是由处于第一道工序的财务人员事先进行人工审核并手工输入计算机的,一旦原始数据在审核时出现疏漏,或是在输入时发生错误,计算机就无法识别,只会将错就错地按照程序进行运算,以后的工作将不可避免地一错再错,而且这种错误在以后的工作中很难发现。因此,会计电算化中数据的准确性,完全依赖于原始数据输入的准确性。这一弱点,在保证会计信息质量真实性,完整性和准确性方面加大了风险。
（三）授权方式的改变，以及会计档案无纸化和电脑操作的无纸化，使会计及相关人员作弊的可能性增大
授权批准是一种常用的内部控制手段。在手工会计系统中每一个环节都有相应管理权限的人签章办理。这种传统的方式虽然效率不高,但可以有效地防止作弊。但在电算化条件下,权限分工的形式主要是口令授权,口令存在于计算机系统中,而不像手工印章那样有专人保管,一旦口令被偷看或窃取,便会给企业带来巨大的损失。而在手工会计环境下,企业经济业务的信息处理按不同的过程分为原始凭证、记账凭证、会计帐簿、会计报表均记录于纸介质上。这些书面的数据,都有其形式的原件。如果这些纸质原件的数据被人增删或修改,很容易留下线索和痕迹,便于被辨别和发现。但是,在会计电算化条件下,数据的载体改变了,原来记载于纸质上的会计原始凭证被直接记录在磁盘或光盘上。由于在技术上对电子数据的非法修改可做到不留任何痕迹,这样就很难辨别哪一个是会计记录的"原件",同时电磁介质也易受损坏,且有丢失或损毁的危险。因此会计电算化对会计档案形式提出了更高的要求。如果不能将纸介质会计核算资料与以磁性介质方式存储的各种会计数据和计算机程序同时保存,就有可能出现无据可查甚至无法对证的后果。
（四）会计应用软件本身的局限性所带来的问题
电算化会计以会计软件为载体,软件的质量直接关系到数据的真实、安全、完整及可靠。目前,会计电算化应用软件的功能主要是核算,但财务不能仅仅局限于核算,必须从事后的核算向事前预测、事中控制过度,需要开发具有预测、控制、分析等强大的管理功能的会计软件。而这一局限不是各单位的财会人员自己能够解决的。同样是财务会计工作,不同行业有着不同的特点,即使是相同的行业,不同的单位在核算上的方法也不尽相同,对电算化水平的要求也不同。会计用户在选择购买软件时,虽然看到软件公司所演示的其软件功能相当丰富,但实际使用之后,有可能发现与其单位的实际需要有着很大的差异。
软件公司研发的会计软件,一般有其普遍性,很难兼顾到单位的特殊性。而单位在自主开发时又需要投入较大的人力、物力和财力。这些不仅制约了会计工作的深化和发展,也影响了电算化的效率。另外,现在的软件还存在着会计信息系统不能共享的问题,造成了不必要的人力和财力的浪费,更影响了会计信息的利用率。此外电算化的逐步普及,使得电脑黑客的侵袭变得日益严重。财务工作中的电脑黑客常通过捕获、查卡、信息轰炸、电子邮件轰炸以及违反业务条款等方式非法侵入、窃取和破坏数据,从而严重影响了单位财务信息的完整性和保密性,也使得单位在此方面投入更多的财力,造成了一定程度的浪费。
三、如何加强电算化条件下的内部会计控制制度
（一）加大内部会计控制制度重要性的宣传力度，提高员工尤其是管理人员的认识，注重会计人员职业道德素质的培养。
企业员工尤其是高层管理人员对内部会计控制管理的认识和态度,在很大程度上决定了企业会计信息的质量。单位负责人有义务对会计信息失真现象进行彻底的根治。管理当局应当充分认识到,会计电算化越普及,内部会计控制就越重要。要想在激烈的市场竞争中占有一席之地,就必须注重内部会计控制制度的设计与实施,确保每个岗位及人员、业务或者环节都能按章办理,真正将内部会计控制制度的构建和实施作为一项长期任务来抓,在许多企业尚未认识到内部会计控制重要性的情况下,迫切需要通过法律做引导,督促企业健全内部控制制度,提高管理水平,当前应加强《会计法》《、内部会计控制规范》等法律法规的宣传力度,提高全社会、各企业尤其是管理当局对内部会计控制制度重要性的认识,。在制度具体设计时,尤其要明确企业管理当局的职权与责任。
在电算化条件下,造成了风险的加大。因此注重会计人员职业道德素质的培养尤为重要。职业道德教育还要和岗位责任制考核结合起来,定期考评,将评估结果存入技术档案,作为晋升专业职务条件之一,以使会计人员自觉用职业道德约束自己。
（二）、加强系统安全控制，明确岗位分工，实施有效控制保证会计数据录入，处理的方法和程序的规范性。
为了保证会计信息质量的真实性、准确性,减少财务信息在录入和处理过程中产生差错的可能,必须制定严格的计算机上机操作规程。
专机专用,增设专人认真审核原始票据,检查原始数据输入环节,未经检查,不得进入下一步会计处理。数据输入时如有疑问,要及时审核,不得擅自修改,做到数据存储和数据处理相隔离;计算机操作不得向他人提供任何数据和资料;不得将外来软盘带进机房,以防病毒感染甚至非法拷贝。计算机处于工作状态时,操作者不得离开现场,建立严格的数据备份制度,设置接触与操作的日志控制等等。
由于电算化系统下内部控制没有手工系统完善,但是手工系统下的多方牵制也不是一个成熟的牵制方法,只是通过多人的重复劳动实现牵制。因此,这种传统的牵制手段已不能适应电算化会计系统的要求,必须找到能充分利用网络实时高效特点的方法,就是在电算化系统内分出操作与监控两个岗位,当会计人员进行帐务处理后,由监控人员进行定期审查。这样明确了岗位的划分,实现了有效牵制。
（三）、建立健全的会计档案管理制度，进一步加强会计电算化条件下的内部审计。
由于计算机具有的特点,制定完善的会计档案管理制度来实现系统内各类会计资料的存储。要保管好存储会计数据的介质。及系统开发运行中编制的各种文档和其他会计资料。所有会计资料必须有会计主管和系统管理员的签字才能存档;建立健全的会计档案管理制度,使得在电算化条件下会计信息质量得以保证,减少因无原始数据而产生的无据可查现象。
内部审计是保障内部控制的重要手段。这就要求企业内部必须建立一个不依附任何职能部门的,相对独立的内部审计机构,受公司最高层直接领导,独立行使审计监督权。通过内部审计,更清楚了解内部控制措施是否能够保证为单位提供真实可行的财务信息。在系统开发阶段,内部审计人员要熟悉内部控制的各个程序,参与开发,对开发工作本身进行审核和评价。在电算化系统的日常运行阶段,内部审计人员要检查电算化部门的各项规章制度是否结合整个企业的基本政策的规定。同时还要负责对业务处理、记录保存、报告产生和环境安全及相关的控制进行评价和验证,并用计算机辅助技术对计算机程序进行测试以检验业务处理过程是否正确可靠。实行了有效的内部审计才能在授权制度改变的情况下确保会计信息的安全,减少会计人员作弊的风险。
（四）、加强企业文化建设，严格审核与奖惩制度，提高电算化人员的专业水平，加强软件选择和功能开发的能力
电算化对于许多企业单位的会计人员来讲是陌生的。因此对于会计人员的专业水平要求进一步提高。会计人员不仅要充实自身的财会知识,使知识系统化,深入化,而且要加强自身管理能力的培养。会计人员在选择会计软件时不仅要考虑其核算功能更要重视管理功能。只有这样,才能将会计软件的功能发挥到最大。
而对于软件功能的开发和利用而言。软件开发人员和维护人员可能会出现精于计算机专业知识而疏于财会、审计和管理知识的问题。因此,这就给会计人员提出了新的要求。在使得自身会计知识系统化的同时,深入地掌握会计管理能力并且加强自身计算机水平的培养,才能有效解决由于财务软件给内部会计控制带来的影响。
会计岗位配备的人员应从其德、能、才、绩等综合素质去考察,要多层次多方位地加强会计员工的在岗培训。对于企业员工业绩的考核评价体系的设计,要科学合理。不同的岗位与部门,其考核的内容和评价的侧重点应有所不同并建立奖惩制度。同时与职务晋级挂钩,以达到有效控制的目的。
总之,严格的内控制度是会计电算化信息真实可靠的保证。内控应随着企业环境和风险的变化而变化。国内外会计电算化的实践表明,计算机本身出错的几率很低,但是由于人为造成的出错和舞弊的现象有增无减,一旦出现问题,损失较大。就我国目前会计电算化的应用现状来看,由于起步较晚,只是停留在一般应用的水平上。因此,随着信息时代的步伐加快和经济快速发展的要求,提高电算化的科学管理水平,不断调整完善内部会计控制,以保证会计数据的可行性和真实性,是提高企业竞争能力和建立现代企业制度的内在要求,也将是摆在会计电算化人员面前的一项艰巨而重要的任务。