会计软件各功能模块期末结账顺序解析
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摘 要：结合用友会计软件，阐述各系统（功能模块）之间的关系，强调它们之间以总账系统为核心，存在数据传递关系和控制联系。重点分析各功能模块中的月末结账功能及其操作顺序。在实际工作中，应在把握业务处理流程的基础上掌握各功能模块月末结账顺序，不断提高会计工作效率。
中图分类号：F230 文献标志码：A 文章编号：1673-291X（2015）13-0163-03
根据财政部颁发的《企业会计信息化工作规范》，会计软件是指“企业使用的，专门用于会计核算、财务管理的计算机软件、软件系统或者其功能模块。”其软件系统一般分为财务会计、供应链管理和管理分析三大部分，每一部分又可分为许多子系统（或功能模块）。它们之间联系紧密，月末结账必须按照一定的顺序进行。然而，在实际工作中有许多会计人员不熟悉会计软件各功能模块的结账顺序，影响了会计工作的效率。鉴于此，本文拟结合用友ERP-U872，对会计软件各功能模块的月末结账顺序进行探讨，希望能对基层单位的会计信息化工作有所帮助。
一、会计软件各功能模块之间的关系
从图1可以反映出，用友ERP-U8财务会计与供应链管理的数据关系。可以看出，会计软件各功能模块之间不是独立的，而是相互联系、相互依赖的，共同完成会计的核算、控制和监督功能。其中，总账系统处于核心地位，它与其他功能模块之间都有十分密切的联系。一方面，总账系统接受其他系统提供的数据，如固定资产管理系统、薪资管理系统、存货核算系统、应收款管理系统、应付款管理系统、成本管理系统都要将填制或生成的记账凭证传递到总账系统；另一方面又向其他系统传递数据，如向成本管理系统传递成本费用数据，向会计报表系统传递账簿数据。这体现的是一种数据传递关系，而这种数据传递关系有时是单向的，有时又是双向的。如总账系统与成本管理系统之间、采购管理系统与应付款管理系统之间就存在双向的数据传递关系。另外，它们之间也存在一种控制联系，即系统中的有些操作有先后顺序，后续操作有时受到前面操作的制约。如总账系统中的“记账”功能，若期初余额试算不平衡，就无法完成记账；会计科目设置中若没有指定现金、银行科目，就无法进行出纳签字的操作；没有完成总账系统中的记账、结账操作，就无法完成本期会计报表的编制等等。
对于供应链管理各功能模块之间的数据联系，从上页图1可以看出：采购管理系统向库存管理系统传递采购入库单，并追踪存货的入库情况；向应付款管理系统传递采购发票，形成企业的应付款。销售管理系统向库存管理系统传递销售出库单；向应收款管理系统传递销售发票，形成企业的应收款。库存管理系统接受在采购和销售管理系统中填制的各种出入库单；向存货核算系统传递经审核后的出入库单和盘点数据；接受存货核算系统传递过来的出入库存货的成本。存货核算系统接受采购、销售和库存管理系统中传递的已审核过的出入库单；进行记账并生成记账凭证；向库存管理系统传递出入库存货的成本；接受成本管理系统传递的产成品单位成本，进行产成品成本的分配。
二、各功能模块的期末结账顺序
月末结账意味着本月的业务处理已全部完成，可以进入下个月。在用友ERP-U8的许多系统（功能模块）中都有期末结账功能，如总账―期末―结账、应收款管理―期末处理―月末结账、应付款管理―期末处理―月末结账、薪资管理―业务处理―月末处理、固定资产―处理―月末结账、供应链―销售管理―月末结账、采购管理―月末结账、库存管理―月末结账、存货核算―业务核算―月末结账、成本管理―月末处理。这么多的月末结账功能，必须按照如下先后顺序进行操作，否则易出现会计数据混乱状况。
（一）进行薪资管理、固定资产、采购管理、销售管理系统的月末结账，且它们之间不分先后顺序
从上页图1可以看出，这四个系统反映的是单项业务，而且它们之间没有直接的数据联系，所以它们可以在相关业务处理完毕后，同时完成月末结账操作。
1.薪资管理
期末结转是将当月的工资数据经过处理后结转至下月。每月工资数据处理完毕后均可进行月末结转。
操作步骤如下：（1）进入薪资管理，点击【业务处理】―【月末处理】，点击【确定】按钮；（2）当询问“继续月末处理吗？”时，点击【是】按钮；（3）当询问“是否选择清零项？”时，根据实情，点击【是】或【否】按钮；（4）点击【确定】按钮，完成月末结账。
2.固定资产
固定资产系统生成凭证后，自动传递至总账系统，在总账系统中经出纳签字、审核凭证后，进行记账。当总账记账完毕，固定资产系统才可以进行对账，对账平衡，开始月末结账。
操作步骤如下：（1）进入【固定资产】―【处理】―【月末结账】，点击【开始结账】按钮；（2）系统会询问与账务对账结果（只有系统初始化或选项中选择了与账务对账，才能进行对账操作），点击【确定】按钮；（3）完成结账，点击【确定】按钮。
3.采购管理
采购管理系统月末结账是逐月将单据数据封存，并将当月的采购数据计入有关账表中。月末结账后，该月的单据将不能修改、删除。该月末输入的单据只能视为下个月单据处理。操作步骤是：点击【供应链】―【采购管理】―【月末结账】，点击【结账】。
4.销售管理
销售管理系统月末结账是将当月的单据数据封存，结账后不允许再对该会计期的销售单据进行增加、修改、删除处理。
操作步骤是：点击【供应链】―【采购管理】―【月末结账】，点击【结账】。
值得注意的是：没有期初记账，将不允许月末结账；不允许跨月结账，只能从未结账的第一个月逐月结账；上月未结账，本月单据可以正常操作，不影响日常业务的处理，但本月不能结账。
（二）进行库存管理、存货核算、应收款管理、应付款管理系统（模块）的月末结账
由于库存管理系统与采购管理、销售管理之间存在数据联系，库存管理系统必须在采购管理、销售管理系统结账后，才能进行结账。
1.库存管理
库存管理系统月末结账只能每月进行一次。结账前应检查本月工作是否全部完成，只有当本月所有工作全部完成的前提下，才能进行月末结账，否则会遗漏某些业务。月末结账时，系统首先开始进行合法性检查，若检查通过，系统会立即进行结账操作；否则，会提示不能结账的原因。结账后本月不能再填制单据。
操作步骤是：点击【供应链】―【库存管理】―【月末结账】，点击【结账】。
2.存货核算
存货核算系统主要通过对存货的增加、减少与结存的核算，从而计算存货成本。如果该系统与采购管理系统、销售管理系统、库存管理系统集成使用，则其月末结账必须在它们三个系统结账后才能进行。
操作步骤是：（1）点击【供应链】―【存货核算】―【业务核算】―【月末结账】，出现月末结账对话框；（2）选择【月末结账】，点击【确定】按钮。
3.应收款管理
应收款管理系统主要用于核算和管理客户往来款项。通过发票、其他应收款、收款单等单据的录入，对企业的往来款项进行综合管理，及时、准确地提供客户的往来账款余额资料，提供各种分析报表，如欠款分析、坏账分析、账龄分析等。当确认应收款管理系统的当月业务全部处理完毕，即可选择执行月末结账功能。
操作步骤如下：（1）点击【应收款管理】―【期末处理】―【月末处理】，打开【月末处理】对话框；（2）单击【下一步】按钮，即可显示出月末结账的检查结果；（3）如果要查看处理类型的详细情况，则可双击要查看的类型，打开【月末处理详细】对话框；（4）在进行相应的查看之后，单击【确定】按钮，即可开始结账操作，并在结账完毕之后出现信息提示框，提示结账成功。单击【确定】按钮，结账工作全部结束。
4.应付款管理
应付款管理系统主要通过发票、其他应付款、付款单等单据的录入，对企业的往来款项进行综合管理，及时、准确地提供供应商的往来账款余额资料，提供各种分析报表，帮助企业合理地进行资金的调配，提高资金的利用效率。当确认应付款管理系统的当月业务全部处理完毕，即可选择执行月末结账功能。
操作步骤如下：（1）点击【应付款管理】―【期末处理】―【月末处理】，打开【月末处理】对话框；（2）单击【下一步】按钮，即可显示出月末结账的检查结果；（3）如果要查看处理类型的详细情况，则可双击要查看的类型，打开【月末处理详细】对话框；（4）在进行相应的查看之后，单击【确定】按钮，即可开始结账操作，并在结账完毕之后出现信息提示框，提示结账成功，单击【确定】按钮，月末结账工作全部结束。
（三）进行成本管理的月末结账
成本管理系统要采用相适应的成本核算方法，按照国家有关法规、制度的要求和企业管理的需要，通过一系列生产费用的归集与分配，及时准确地进行成本核算。同时，利用已有的成本核算数据进行成本预测、决策，结合计划数，考核成本计划的完成情况。在每个会计期末，完成所有工作后，包括成本核算、生成凭证等，要进行月末结账的处理。
具体步骤是：找到系统允许进行月末结账的“待结账月份”，用户使用“开始结账”功能，系统自动检查该系统读取数据的其他系统（总账系统、存货核算系统除外）是否已结账，如果没有结账则成本管理系统无法结账。如果检查结果为已经结账，则进行“凭证检查”操作，检查用户定义的凭证是否全部生成，如果全部生成则可进行下一步“与总账对账”操作，系统将用户选择的总账科目的期末余额与成本管理系统内所有当月生产成本的金额进行核对，并根据对账结果和用户对于“对账不平是否允许结账”的选择结果，判断是否继续月末结账操作。最后完成对账后，执行“完成结账”操作，则全部完成本月核算工作。
（四）在除总账系统外的各个系统月末均结账后，总账系统完成月末结账操作
总账系统的主要任务就是利用已经建立的会计科目体系，输入和处理各种记账凭证，完成凭证审核、记账、对账以及结账的工作，输出各种总账、明细账、日记账和有关辅助账。总账系统要集中对本月所有经济业务填制或生成的记账凭证（不管是本系统的还是其他系统传递过来的）进行处理。总账系统的期末结账意味着每月月末计算和结转各账簿的本期发生额和期末余额，并终止本月的账务处理工作。所以总账系统的月末结账操作自然就排在了最后。和前述一样，结账只能每月进行一次，若本月有未记账凭证，则月末不能结账；其他系统未全部结账时，月末不能结账；上月未结账时本月不能结账；若总账与明细账对账不平，则本月不能结账。
操作步骤如下：（1）点击【总账】―【期末】―【结账】；（2）选择“结账月份”后点击【下一步】；（3）按照提示，点击【对账】、【下一步】、【结账】；（4）系统显示结账标志“Y”。
在以上各系统中除了有月末结账功能外，还伴随有“取消结账”功能。它又称为“反结账”，是系统提供的一个纠错功能。如果由于某种原因，在结账后发现结账前的操作有误，而结账后不能修改结账前的数据，则可使用此功能恢复到结账前状态去修改错误。建议用户谨慎使用该功能。
三、结语
会计软件各功能模块以总账系统为核心，相互联系、相互依赖，存在数据传递关系和控制联系。尽管各功能模块都有月末结账功能，在实际工作中，一定要结合经济业务处理流程把握好各功能模块月末结账的顺序，确保会计工作的顺利进行，不断提高企业会计信息化水平。
参考文献：
[1] 刘海燕.会计软件应用[M].上海：上海财经大学出版社，2013.