简析人事档案信息化管理的必要性及其措施

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摘 要：人力资源作为企业在市场竞争中的重要资源，对它的管理工作有很重要的意义，员工的人事档案对于企业来讲是很重要的一部分，做好人事档案的管理工作，可以帮助企业更加系统地管理公司的人员资源，增强企业的市场竞争力。本文对加强人事档案信息化管理的必要性以及加强人事档案信息化管理的措施进行了简要分析，以供参考。

关键词：人事档案；信息化管理；必要性；措施

人事档案指的是在开展人事管控活动的时候，用以记载和反馈个体情况的资料。主要是由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的，是个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励出发等方面的原始记录。

一、加强人事档案信息化管理的必要性

1、满足人事档案使用要求的需要。人事档案信息数据库、人事信息查询、检索、统计分析，可以在短时间内生成各种不一样的表格，不过人事机构在考核的时候，多是检查工作者的简历等内容，此类信息是当前的数据库不能够提供的。要想合理的开发出信息资源，提升利用率，确保广大使用人的需要得以满足，就要做实基础工作，在档案日常工作方面尽量实行微机化操作，借助电脑等将图片等变为数据，确保资料信息化，建立起完善的干部人事档案数据库系统，利用干部档案日常管理软件进行档案编目、检索及日常的传递、借阅、材料催缴、查询统计等工作，保护实体档案全文数据库建设的实效性、真实性和正确性是非常重要的。建立全文数据库，使用者在屏幕上就可以很容易地找到并提取，可以方便地查阅以及打印了。

2、人事档案信息管理可以提高利用效率。应该在确保信息高度私密的前提之下，借助信息技术，寻求新的措施，积极利用档案，发挥出信息的作用，将死板的档案变为灵活的信息，为社会法发展贡献力量。切实完善档案信息，添加一些能够体现个人特性以及专业水平的内容，确保档案不再像是过去一样，过于模式化。同时还要加快信息更新速率，确保更新的速率能够和员工的流动速率保持一致。人事档案管理应该对人事档案信息实行动态化管理，探索建立电子人事档案的新途径，通过现代化手段建立人才业绩跟踪系统，不断提升人事档案的价值。

3、人事档案信息管理可以实现资源共享。实施人事档案现代化管理，首先是在人事管理机构中设置信息中心，履行人事管理信息化的指导和技术支持职能。建立规章，规范人事信息流动渠道，使信息中心成为人事信息的唯一收集和者。人事管理工作的基础是对人事信息资料的依赖，人事信息资料信息量大，动态变化频繁、信息交流面广，建立科学合理的人事信息库成为急需解决的问题。信息中心要把信息库的建设和档案管理结合起来，把基础信息与衍生信息、静态信息和动态信息统一起来。要想获取上述的目标，就要确保拥有充足的技术工作者，而那些既了解人事资料，又对信息知识很熟悉的工作者是组建团队的首要选择。要想真正实现信息化管理，首先也是必须要做的就是合理的使用网络技术，解决好信息共享问题。要想体现出网络的优势，就必须将信息中心当成枢纽，将权限授予信息使用人，确保信息服务能够持续循环。

二、加强人事档案信息化管理的措施

1、强化人事档案管理的信息化意识。要想提高人事档案信息化管理水平，首先就要让档案工作人员接受人事档案管理信息化的观念，强化他们人事档案管理信息化的意识，只有有了意识，才会付诸于行动，因此，可以对人事档案管理人员进行信息化意识的培养，营造信息化管理的氛围，工作人员对人事档案管理的信息化有深入的理解和认识，才有可能从根本上改变了工作人员思想观念，使得传统的人工管理档案更加顺利的转变为人事档案的信息化管理，为人事档案管理的信息化建设打好思想基础。

2、完善人事档案信息化管理的设备基础。先进的信息管理设备是对人事档案进行信息化管理的物质基础，为了提高人事档案管理的信息化建设水平，企业或政府单位一定要加大对人事档案管理的经费投入力度，为档案管理部门购买先进的管理设备，改善、优化网络环境，形成一个设备齐全，且能满足档案信息化管理要求的管理设备系统，有了优越的环境基础和技术支持，人事档案管理的工作效率将会大大提高，人事档案管理的信息化建设进程的步伐也会加快。

3、提高档案管理人员的专业素质。人事档案的管理的主体是相关的工作人员，他们是对人事档案进行管理的主宰，决定着人事档案管理信息化进程的速度，要想提高人事档案管理的建设水平，一定要想办法提高档案管理人员的专业素质，提高他们的理论水平，对他们进行一定的计算机操作技术、信息管理技术等相关的培训，帮助他们熟悉网络环境操作，还可以引进一些档案信息管理的专业人才，他们拥有深厚的理论基础和高水平的管理技术，创新意识强，在他们的带动下，实现人事档案管理的专业化，加快人事档案管理信息化进程。

4、实现所有档案数据化。有了思想基础、物质基础以及专业与技术基础作保证，人事档案管理的信息化建设接下来要做的，就是把所有的档案都形成信息数据，现在的人事档案管理部门存在着大量的纸质档案，需要经过工作人员的努力，把这些材料的原始信息都经过扫描、录入电脑，还需要设计一个合理的、完善的人事档案管理系统，将单位内的所有人的档案进行统一的信息化管理，通过资源共享，在全国范围内，所有企业的人事档案数据之间可以互相参考，建立起全国性质的人事档案信息管理系统，提高人事档案信息化管理的建设水平和高度。

结束语

综上所述，加强人事档案进行信息化管理，可以提高档案管理工作人员的工作效率，实现档案资源的共享，方便了企业对人力资源的管理和有效利用。

参考文献

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[2]王乐，张浩.略论人事档案管理信用化改革[J].档案学研究.2010（3）

[3]金鑫.浅议人事档案管理信息化的必要性[J].科技创新与应用. 2015（25）