工程设计图纸档案的特点及数字化管理

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摘要： 本文介绍了工程设计图纸档案的特点以及在实际工作中实现其数字化管理的必要性，从而提高工程设计图纸档案的利用效率，以发挥更大的经济效益。

关键词： 工程设计图纸档案； 特点； 数字化管理

中图分类号： G275.3 文献标识码： A 文章编号： 1009-8631（2013）02-0046-01

一项工程的设计不仅由工艺、设备、总图、土建、电气、自动化、机修、暖通、炼钢、给排水以及工程经济等配套齐全的众多专业联合创作而成，其设计产品也是为生产建设和技术改造服务中间产品而创作的，是编制建设计划，财政拨（贷）款，初步设计，设备材料订货加工，现场加工，建造安装，竣工验收等诸项工作的条件，表现形式为技术文件、技术图纸等，是工程设计单位数量最大、价值最高、使用频繁的资源储备。工程设计图纸档案是企业和科技单位长期积累的宝贵财富，是科技和生产人员广泛利用的技术资源。目前，有效利用和保存工程设计图纸档案的方法就是将工程设计图纸档案数字化。

工程设计图纸档案由于工程建设的特殊性及自身的特点决定了目前我公司包头院的工程设计图纸档案还必须使用纸质文件，形成了电子与纸质文件混合归档的情况。大幅面扫描仪（或称工程扫描仪）、大容量存储设备的出现，已具备了工程设计图纸档案数字化的条件，我公司档案馆进行工程设计图纸档案的数字化处理和管理已经势在必行。

一、工程设计图纸档案的特点

1.内容的专业性、整体性和数量的浩大

工程项目从其可行性研究到最后竣工，都是根据不同地区，不同阶段，多个专业的设计文件组成的各自相互联系的整体，每一张图纸，每一页文字或表格都是图纸档案不可缺少的组成部分。在工程设计图纸档案管理上强调将设计成品按项目系统地成套排架，在档案整理、分类、立卷、编号时按专业进行严格区分，必须考虑图纸档案所属专业与工程项目、工程设计之间的隶属关系。

工程设计图纸档案本身具有的整体性特点不仅造型庞大，结构复杂，内容繁多，而且是由一个个单件生产项目衔接的固定资产体系。设计单位在设计技术活动中形成的图纸档案必然具备数量大、递增快的特点。我公司包头院2010年一年约有9―11万张底图和5千多套蓝图档案入库，日积月累，可见工程设计图纸档案的数量相当惊人，数量众多的图纸档案将对保管和利用带来不便。

2.使用的通用性和复用率高

工程设计对象即工程建设产品虽然具有千差万别的单件性，但其中一些建筑配件、设备装置及其零部件或建筑单元等，往往是量大、面广、共性多、通用性强，使有关内容的图纸档案具有广为复用的条件。

设计是一项继承性和创造性很强的工作，尤其是在一些企业的产品规模、生产流程、设备选型、建筑结构要求以及设计程序和方法相同或相似的情况下，更是离不开参考和复用已有的并经过时间考验的设计图纸档案。我公司包头院图纸复用率在40%-60%左右，一些配套成系列的设备装置、定型安装图集、通用设计，其图纸复用率高达80%-90%。这样大大避免了重复劳动，降低了成本，缩短了设计周期，加快了设计速度，为整个工程建设赢得了时间，提高了工作效率。

二、工程设计图纸档案数字化的必要性

由于工程设计图纸档案的特点，使得工程设计图纸档案的管理工作出现了很多问题，数量众多的工程设计图纸档案的保管，要求占用空间不断扩大；设计图纸档案的手工归档、组卷费时费力、容易出错，图纸档案查询方式不方便等等方面表明：适时开发工程设计图纸档案数字化信息系统从而解决档案管理工作落后于科技和生产的局面。

1.便于工程设计图纸档案的长期保管

纸质图纸档案在长期频繁的使用、被借用的过程中，容易损坏，多次复用后，容易变脏、变脆，内容易变模糊。将工程设计图纸档案数字化输入计算机后，设计人员（用户）更多的是借助计算机调阅图纸，很少直接借阅纸质档案。工程设计图纸档案数字化就是指通过扫描仪将纸质档案转化为计算机文件的过程。借助计算机还可以将海量的工程设计图纸档案以数码的形式存储于磁带、磁盘和光盘等载体上，这样不仅可以缓解档案库房保存空间不足的问题，更有利于工程设计图纸档案的长期保管。

2.便于工程设计图纸档案的利用

工程设计图纸档案数字化后，可保存在单位的服务器上，网络中的用户只要有相应的权限，就可查阅到所需的设计图纸档案。我公司设有包头、青岛、秦皇岛、上海分院，已经基本实现工程设计图纸档案资源的共享，青岛分部的档案部门借助网络在网上发图、检查图，可以将图纸传到包头院入库管理。包头院的档案部门利用新的编号制度将数字化后的工程设计档案的排序和分类，利用现代化的管理手段提高了档案的检索效率使得各个分院的设计人员对工程设计图纸档案的利用也不受时空的限制，而且用户可以在很短的时间内查到自己所需的图纸。

3.便于工程设计图纸档案的修改、补充、代替

工程设计是技术上和经济上对拟建工程的全面规划，所以设计工作形成的图纸档案是设计人员科学技术构思的精神产品，是主观范畴的东西，它不同于测绘图纸和竣工图纸那样是完工后的实体在图纸上的反映，存在主、客观之间不完全一致的现象。

在施工安装过程中经常出现图纸上许多次地修改、补充、代替和通知单，这是图纸档案有别于其他档案的重要特点。设计新产品、新项目时，往往需借助已有的图纸档案，并在此基础上进行修改、补充、代替。在工程施工现场时，设计人员也可对已有的图纸通过数字化输入计算机后，在计算机中进行局部修改，并通过打印机或绘图仪输出，及时发出变更通知单，这样既快又好，又能及时发现和解决现场所发生的情况。

4.便于工程设计图纸档案的管理

工程设计图纸档案从收集、分类、归档、鉴定、整理、保管到开发利用都可按照工程设计图纸档案的成套性、阶段性、专业性、通用性以及经济效益的社会性特点，将工程设计图纸档案的各个环节的格式和连接方式进行一体化、网络化，使得工程设计图纸档案管理不是单一层面的管理，而是一个结合计算机、网络技术的有层次、多方位的管理体系，既满足管理工程设计图纸档案的特殊要求，又能通用、有特色；既符合实际工作需要，又具有不断发展的空间。

实现工程设计图纸档案的数字化管理的根本目的是最大限度地发挥工程设计图纸档案资源的价值，从而发挥更大的经济效益。将档案信息由各种物理载体形式全部以数字记录方式转化存储到光盘、磁盘等计算机的各类存储器中，完成工程设计图纸档案向数字化转化过程还需要使用扫描仪、数码相机、数字摄像机等信息采集设备，综合运用扫描技术、多媒体技术、数据压缩存储技术和数据库技术等。档案部门配备电脑、构建信息网络，只是营造了档案信息利用的“高速公路”，这些“高速公路”能否真正发挥效能，取决于有无充足的运送对象――数字档案资源。为实现工程设计图纸档案数字化管理，档案工作者还需做大量的工作，完成由计算机代替手工完成的各项业务工作，改变业务流程，运用现代信息技术进行基础管理建设，对于工程设计图纸档案实行数字化管理显得尤为重要。

参考文献：

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[2] 张照著.档案信息化理论与实践[M].2007.12.

[3] 金荣华.对工程设计档案数字化若干问题的探讨[J].2005.