浅谈档案的信息化建设

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摘要:档案是人类对各项实践活动的记录，档案管理的工作植根于人类的工作和社会生活之中，随着社会文明的提高也逐渐深入到人类社会生活的各个方面，并发挥着越来越重要的作用。而档案的信息化建设是档案工作向现代化迈进的必由之路，同时也是档案工作实现历史与未来有机链接的手段。本文首先讨论了档案信息化建设的内涵及重要性，分析现阶段档案信息化建设过程中存在的问题，并提出档案的信息化建设的具体措施。

关键词:档案管理 信息化建设 建设策略

1、档案信息化建设的内涵及重要性

1.1 档案信息化的定义

所谓的档案信息化是指在国家档案行政管理部门的规划和组织下,在档案管理的活动中应用现代化的信息技术,对各类档案的信息资源进行处置、管理以及提供相应的服务。也就是说,档案的信息化要以计算机技术、网络技术以及信息技术为手段,并以现代化的管理学为理念,以全力服务于社会为宗旨而开展的一项涉及多学科知识的新型工作模式,档案信息化的核心和目标是发展档案业务,同时提高档案工作的现代化管理水平。

1.2 档案信息化建设的过程

档案信息化建设一般包括基础设施的建设、档案信息资源的建设、标准规范的建设、应用系统的建设以及人才队伍建设等几个方面。档案信息化建设则要随着信息技术水平的提高和变化来拟定档案信息化建设的阶段性目标,档案信息化建设的推动力量就是信息技术在档案管理工作中的广泛运用。档案信息化建可以提高档案工作的现代化水平并确立网络环境中档案管理与服务的阶段性目标。档案信息化建设的目标是要最大限度延长档案信息的保存时间,以满足社会各界人士的需求,从而地为档案信息的社会化而服务。

1.3 档案信息化建设的重要性

档案管理的信息化可以给管理人员带来显而易现的效果和收益。首先是档案管理在实现自动化、实时化和网络化之后,档案的检索与查询通过网络就可以实现即时的查询,在时间还是空间上都更为方便简洁。此外管理人员也可以选取最佳的查询方式,在档案库中检索出所需要的档案信息。档案管理的信息化之后,管理人员可以更好的从事档案的收集工作以及档案的整理和编研工作,极大的提高职能部门的工作效率。只有实现档案管理工作的信息化,才能让档案管理与社会的发展相协调,并适应不断变化的外部环境。

2、现阶段档案信息化建设过程中存在的问题

2.1 急需档案信息化建设的标准和规范

很多档案部门在建设档案信息化的过程中往往只重视采用先进的通信设备和购置高档计算机系统,却忽视了档案信息资源标准规范化的建设,造成巨额资金建成的档案信息系统却无法提供有效的服务,例如计算机软件的开发缺乏整体的规划性,软件在实用性方面存在着不足之处,以及所购买的计算机和有关设备型号各异,设备的档次参差不齐,并没有形成标准的硬件环境等。

2.2 档案工作人员的信息化素质有待进一步的提高

档案工作人员的信息化素质参差不齐,有些上了年纪的档案管理人员对纸质档案的管理技术比较熟悉,但是却不懂电子档案的形成、信息的存储、传输以及检索等技术;而有些年轻的档案管理人员只懂得电子计算机技术或者数据通信技术,对档案管理中理论性的知识、管理原则以及管理环节缺少经验。同时有些档案部门的档案管理人员只是普通的微机操作员,并没有接受过专业的学习和系统的培训,遇到了问题只能等专业技术人员前来解决。这些问题严重地制约了整个档案事业的创新与发展,因此有待于进一步提高他们的信息化素质。

2.3 档案信息的数据保护措施不够完善

很多档案部门虽然购置了信息化管理的硬件设备,但是软件的应用水平和利用率不高,局限于简单的查询和利用,并没有真正发挥网络的作用。随着我国数据安全的保障系统在不断的升级,要对各种档案信息进行复杂的密码和防火墙的设置,不提提供档案信息长远而全面的保护,从而无法保障各类档案数据的安全。从数据库系统本身而言,在飞速变化的信息环境下,改进数据库保护方案也要与时俱进,否则如果技术的改进跟不上步伐,也会导致计算机存储的信息被盗用,这也是保护力度不够的风险所在。

3、档案的信息化建设的具体措施

3.1 档案信息化标准和规范的建设

档案信息化标准和规范包括管理性的标准规范、业务性的标准规范以及技术性标准规范三种。这些标准规范是档案信息化建设中的法律保障,档案信息化的各种标准的需要在国家档案行政部门制定的系统而规范化的管理上进行。要实现档案保管的利用价值,就必须要有相关标准和规范的完整化和规范化。实行档案管理规范化可以增强档案部门以及档案工作者的档案法律意识,也可以提高档案工作的科技含量。

3.2 提高档案管理人员的业务素质和思想素质

档案管理人员的业务素质是关系到档案工作数字化建设关键性因素。档案信息化建设要求档案管理人员掌握档案学的基础理论和档案管理知识,同时也要掌握一些计算机技术、网络技术以及计算机的操作技能,能有效的捕捉档案管理的信息,同时也能鉴定有效的档案信息。此外,档案管理人员还要有坚定的政治信念,严格遵守党和国家的各项法律、方针,做到严守机密,树立政治的意识和政治的信念。档案的管理人员还要树立起爱岗敬业的奉献精神和严谨细致的工作作风。

3.3 开发运用相应的档案信息管理软件

作为规范化的档案计算机管理系统,必须要具备档案的收集、整理、保管、鉴定、检索、等基本的业务管理能力。档案管理的软件要根据档案管理中的各个环节和业务工作的流程,并结合计算机硬件的特性来实现具有高效率、高质量、简捷的合理化的工作模式。因此要时刻更新和开发档案信息管理系统,为档案资源数据库的建立提供良好的保障。

参考文献

[1]郑碧钗.加强档案信息化建设促进档案工作科学发展[J].城建档案,2011,08．